Comprendre l'importance des compétences organisationnelles en entreprise

L'image typiquement associée aux compétences organisationnelles, ou plutôt au manque de compétences organisationnelles, est celle d'un bureau couvert de dossiers éparpillés, d'où émerge un écran d'ordinateur orné d'une multitude de Post-it®. Se sentir débordé, ne plus savoir par quelle tâche commencer : des situations courantes dans le monde du travail. 

Pourtant, les compétences organisationnelles vont bien au-delà de la capacité à bien ranger son poste de travail ou à être excellent dans la gestion du temps. Nous le verrons, elles englobent toute une palette de soft skills (compétences comportementales) et impactent plusieurs champs de la vie en entreprise, comme le bien-être et la productivité. 

Comment définir les compétences organisationnelles ? Quelles aptitudes concernent-elles ? Quelles sont les actions à entreprendre pour les améliorer ? Des questions auxquelles Rise Up répond dans cet article.

Est-ce que le sens de l'organisation est une compétence ?

Les compétences organisationnelles en entreprise : définition

Les compétences organisationnelles regroupent un ensemble d'aptitudes et de capacités entrant dans le périmètre des soft skills, ces dernières correspondant aux compétences interpersonnelles et comportementales (ce que l'on appelle communément le savoir-être). Le sens de l'organisation, une bonne gestion du temps, la rigueur, tout comme la facilité à réaliser des tâches répétitives ou encore la facilité à travailler sous la pression font partie des compétences organisationnelles. 

Ceci posé, nous pouvons définir les compétences organisationnelles comme une combinaison de compétences qui permettent d'organiser une action et d'assurer l'accomplissement et la réussite de cette action organisée. Être doté de ce type de compétences, c'est disposer d'un pouvoir de contrôle sur son travail, c'est-à-dire d'une capacité à gérer et coordonner parfaitement toutes ses tâches, à tirer parti au mieux de son temps d'activité.

Les individus possédant d'excellentes compétences organisationnelles en retirent d'importants bénéfices : ils sont capables de se protéger contre un travail intensif, de gérer des contraintes de temps avec plus d'aisance et de mieux contrôler leurs émotions. Conséquence : un bien-être et un épanouissement accrus, qui valent dans la vie professionnelle mais aussi dans la vie personnelle. 

En outre, ces talents constituent de réels atouts pour l'entreprise. Plus autonomes et plus sûrs d'eux, ils font preuve de constance et de régularité dans leur travail tout en augmentant leur productivité. Ils sont également plus à l'aise dans la prise de décisions. En outre, ils exercent une influence positive sur leurs collègues. Ces collaborateurs apportent enfin une valeur ajoutée dans le pilotage et la gestion de projets, qu'ils parviennent à optimiser sur tous les aspects (quantitatif, qualitatif et temporel). En conséquence, une relation de confiance s'installe avec le manager et les autres membres de l'équipe.

Quels sont les trois types de compétences professionnelles dans une organisation ? (Compétences techniques, compétences douces, compétences atypiques)

Les compétences professionnelles se divisent en 3 types :

• Les compétences douces (soft skills), auxquelles appartiennent les compétences organisationnelles, comme on l'a vu. 
• Les compétences techniques (hard skills). Celles-ci font référence, en opposition aux soft skills, aux savoir-faire. Savoir utiliser un logiciel de création graphique, monter un mur, découper des matériaux, cultiver des plantes, faire une prise de sang en sont quelques exemples. 
• Les compétences atypiques (mad skills). Leur valorisation dans les recrutements a commencé en Californie, dans la Silicon Valley, pour gagner peu à peu une certaine influence en France. Il s'agit de compétences singulières, qui rendent un candidat unique. Celles-ci peuvent être mises en avant pour faire ressortir des aptitudes utiles dans un cadre professionnel. Par exemple, un collaborateur adepte des ultra-trails, ces courses en milieu naturel d'au moins 80 km, fera valoir sa persévérance et sa force mentale.

C'est quoi une compétence organisationnelle : liste d'exemples

Les compétences organisationnelles : le sens de l'organisation

Le sens de l'organisation : le pilier des compétences organisationnelles. Celui-ci se réfère à l'aptitude d'un individu à planifier son travail, à réunir les moyens nécessaires à une exécution efficace des tâches dans un délai imparti, et à atteindre en toute autonomie les objectifs qui lui ont été fixés. 

Le sens de l'organisation regroupe plusieurs dimensions :

• L'organisation du poste de travail. En anglais, les expressions "Clean space, clear mind” et “Bare desk, bright work” reviennent souvent lorsque l'on évoque le sens de l'organisation. Leurs traductions littérales : "espace propre / rangé, esprit clair" et "bureau nu / dépouillé, travail brillant". En d'autres termes, veiller à garder un espace de travail ordonné, où chaque élément trouve sa juste place, permet de concentrer 100% de son énergie sur les tâches à réaliser. Le temps de travail est naturellement optimisé et la concentration reste à un niveau élevé, car l'activité n'est pas "polluée" par la recherche de documents ou d'un outil de travail, ni par le stress, voire l'exaspération qui peuvent en découler.
• L'organisation des supports informatiques et numériques. Faire preuve de discipline et de rigueur dans la gestion de son poste informatique et de ses outils numériques répond à la même logique. Nommer clairement et hiérarchiser ses fichiers, nettoyer sa messagerie électronique régulièrement, classer ses emails dans des dossiers : quelques pratiques indispensables pour éviter de se sentir submergé. 
• L'organisation de ses idées et de ses tâches. Ici, il s'agit de centraliser ses pensées, idées et liste de tâches, idéalement sur un seul et même support. Pour cela, un simple cahier peut suffire. Opter pour un support numérique se révèle toutefois plus pertinent pour les salariés peu souvent au bureau. Accessibles depuis un smartphone, donc à tout moment et depuis n'importe quel endroit, les applications d'organisation (Trello, Notion, Evernote, Asana...) s'adaptent parfaitement aux besoins des collaborateurs, en particulier dans le cadre de la gestion de projet. 

Les compétences organisationnelles : la flexibilité

Être parfaitement organisé ne signifie pas être rigide et strict sur la manière de travailler. Bien au contraire, un collaborateur doté de bonnes capacités d'organisation fait preuve de flexibilité. Autrement dit, il sait s'adapter en cas d'urgence ou de changement, qu'il s'agisse d'un changement d'objectif, d'organisation, de stratégie, etc. Ordonné, réfléchi, structuré, dominant son éventuel stress, il est capable de trouver une solution adéquate. La flexibilité s'exprime également dans le rapport aux autres : répondre à une urgence signifie aussi savoir dire non à une demande non prioritaire émanant d'un collègue. 

Les compétences organisationnelles : la planification

Autre compétence organisationnelle : la planification. Elle désigne la capacité :

• À hiérarchiser ses missions.
• À séquencer les différentes tâches nécessaires en assignant un objectif à chacune d'entre elles.
• À évaluer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche.
• À réaliser un rétro-planning.
• À suivre l'exécution de chaque tâche.

Méthode et discipline sont essentielles. Renforcer ces dernières passe par :

• L'adoption d'un rythme de travail. Objectif : cadrer ses temps d'activité en suivant une méthode précise afin d'atteindre un niveau de productivité maximal. L'une des techniques les plus connues est la méthode Pomodoro. Elle consiste à alterner plages de travail et plages de repos pour favoriser la concentration et optimiser la gestion du temps. Le rythme est imposé : une session de travail dure 25 minutes et n'est dédiée qu'à une seule tâche, vient ensuite une pause de 5 minutes, puis une nouvelle session de 25, etc. Après avoir fait 4 sessions de Pomodoro (4×25 minutes entrecoupées des 5 minutes de pause à chaque fois), une pause de 20 minutes est nécessaire.
• La capacité à éliminer les éléments perturbateurs. Smartphone à portée de main qui vibre constamment, onglets ouverts avec vos réseaux sociaux et/ou votre messagerie personnelle, environnement bruyant, succession de réunions : tout cela nuit à la productivité et vient enrayer les efforts d'organisation. Il convient de trouver une réponse à chaque nuisance, par exemple : supprimer les notifications de votre mobile, porter un casque audio à réduction de bruit, structurer ses réunions en évitant toute digression...

Les compétences organisationnelles : l'autonomie

L'autonomie : autre aptitude inhérente aux compétences organisationnelles. Un salarié organisé maîtrise le déroulement de son activité au quotidien, sait prendre des décisions, se montrer efficace et réactif ; dès lors, il ressent beaucoup moins le besoin de faire appel à son manager ou à ses collègues pour l'aider.

Les compétences organisationnelles : la rigueur

S'astreindre à planifier ses tâches, respecter les délais impartis, maintenir son environnement de travail rangé, et ce sur le long terme, quels que soient les aléas : cela demande bien évidemment de la rigueur. Cette compétence conduit également à ne pas s'éparpiller lors de l'exécution d'une tâche, autrement dit à rester concentré sur son objectif et à s'assurer de la qualité de son travail. Le souci du détail et la conscience professionnelle constituent ainsi d'autres caractéristiques dont peuvent se prévaloir les collaborateurs parfaitement organisés.

Les compétences organisationnelles : la gestion du stress

La gestion du stress fait partie intégrante des compétences organisationnelles. En effet, être parfaitement organisé a un effet "protecteur" face à d'éventuelles sources de stress (un imprévu qui vient chambouler la journée de travail, un mauvais résultat). La maîtrise de son emploi du temps ainsi qu'une méthode de travail cadrée permettent de se remettre rapidement "sur les rails" et, si besoin, d'intégrer une nouvelle contrainte dans son planning (insérer une tâche non prévue par exemple). 

Les compétences organisationnelles : la polyvalence

On l'a vu, les compétences organisationnelles touchent un large éventail de soft skills. En toute logique, un collaborateur excellent en organisation est un collaborateur polyvalent. À la fois souple, discipliné et maître de lui (dans sa manière de travailler mais aussi dans sa relation aux autres), réactif et prévoyant, autonome et adaptable, le talent organisé jongle avec ses compétences comportementales et interpersonnelles pour conserver en permanence une stabilité dans son travail et ainsi favoriser efficacité et rendement élevé. 

Comment acquérir des compétences et aptitudes organisationnelles ?

S'approprier une méthode

Appliquer une méthode éprouvée pour chacune de ses missions pose un cadre qui va favoriser une bonne organisation du travail. 

Première étape : définir un objectif en s'appuyant sur les critères SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini). Exemple : rédiger le compte-rendu de la conférence en 1000 mots pour un rendu le 15 janvier. 

Deuxième étape : baliser son projet en le découpant en tâches ; évaluer le temps de travail ainsi que les moyens à mobiliser pour chacune d'entre elles ; inclure les éventuelles contraintes. Puis réaliser un rétro-planning. Exemple de tâches : relire ses notes prises pendant la conférence, réunir les éventuelles informations manquantes auprès des collaborateurs concernés, rédiger le compte-rendu, le relire, le faire relire par les parties prenantes, le corriger, l'envoyer au(x) destinataire(s) qui en ont fait la demande.

Troisième étape : passer à la réalisation concrète en respectant les délais fixés pour chacune des tâches. 

Quatrième étape : évaluer la réussite de la mission (satisfaction du manager et/ou du destinataire du travail mené, respect de la deadline, éventuelles difficultés rencontrées...).

Se former

La formation professionnelle constitue une autre réponse au développement des compétences organisationnelles. Rise Up, par exemple, propose en accès libre sur son LMS une série de parcours d'apprentissage centrés sur les soft skills en lien avec les compétences organisationnelles. Gestion du temps, gestion du stress et des émotions, autodiscipline constituent quelques-unes des thématiques ciblées.