L'intelligence collective au service de la compétitivité de l'entreprise

Le concept d'intelligence collective a émergé dans les sphères de la biologie et de la psychologie, avant de gagner les sciences de gestion dans les années 1990. Mettre en commun savoir-faire et connaissances pour faire émerger une solution qu'un collaborateur seul ne serait pas parvenu à trouver, telle est l'essence de l'intelligence collective. Pour l'entreprise, elle est synonyme d'innovation, d'équité, de cohésion, de coopération ainsi que d'une excellente communication entre les salariés.

Comment les organisations peuvent-elles tirer pleinement parti de l'intelligence collective ? Quels sont les méthodes, les outils et les compétences requises pour en faire un levier de performance au sein des équipes de travail ? Rise Up vous livre toutes les réponses. 

Intelligence collective : définition et bénéfice au travail

L'intelligence collective désigne l'intelligence propre à une communauté humaine ; elle résulte des interactions entre ses membres. On associe donc deux notions : l'intelligence, qui fait intervenir la rapidité à traiter l’information ainsi que la capacité à se concentrer et à gérer un problème, et le travail collectif. L'idée sous-jacente : un groupe est plus performant qu'une somme de personnes isolées.

Au-delà de la simple collaboration entre collègues, il s'agit de cocréer, de coopérer lorsque l'on se retrouve face à une situation difficile à appréhender et dont la solution n'est pas évidente. Ainsi, les entreprises se réfèrent souvent à cette notion dans le cadre de la résolution de problèmes complexes : l'intelligence collective consiste alors à impliquer les équipes pour mieux les engager et nourrir la réflexion à partir des interactions des collaborateurs. 

L'engagement, justement, reste un problème majeur des entreprises, en particulier en France si l'on en croit le cabinet Gallup. Son rapport "State of the Global Workplace 2024" révèle que seulement 7% des salariés sont engagés dans leur travail. L'Hexagone se place à la 38e et dernière place des pays européens étudiés. 

Pourquoi utiliser l'intelligence collective en entreprise ?

Les avantages de l'intelligence collective dans un contexte professionnel sont nombreux. Tout d'abord, c'est un vecteur fort de créativité et d'innovation. Miser sur la mise en commun des connaissances et sur l'émulation collective fait naître un éventail de solutions plus large, des idées originales et novatrices. La pluralité des approches et la mobilisation effective des compétences permettent d'aborder une question ou les différents aspects d'un problème sous des angles nouveaux.

De plus, l'intelligence collective améliore la prise de décision. En effet, face à un projet ou une situation donnée, les membres de l'équipe élargissent leur périmètre de réflexion et prennent en compte des perspectives qui ne leur seraient pas venues à l'esprit s'ils avaient travaillé isolément. En outre, prendre des décisions collégiales mène à un rééquilibrage face à des avis particulièrement tranchés. Ajoutons qu'avancer ensemble sur un projet ou une tâche réduit le risque d'erreur : les pairs valident ou modifient une action individuelle partant dans la mauvaise direction ou comportant une erreur. De même, les risques sont détectés plus tôt.  

Par ailleurs, exercer l'intelligence collective va de pair avec l'optimisation de la communication et le développement de soft skills clés : entraide, adaptabilité, écoute active, ouverture d'esprit ou encore flexibilité. Les relations interpersonnelles sont de meilleures qualités, ce qui crée un climat de travail stimulant et propice à la performance. Résultat : grâce à l'intelligence collective, la motivation et l'engagement des collaborateurs s'accroît. 

Exemple d'atelier faisant appel à l'intelligence collective : le World Café

Il existe un certain nombre de méthodes et de techniques propres à activer et à booster l'intelligence collective. Sur le plan de l'animation collective, utiliser le world café constitue une bonne pratique. Voyons en détail de quoi il s'agit.

Le world café se base sur le concept de pollinisation des idées. L'atelier se compose de plusieurs petits groupes de collaborateurs (4 ou 5). Chaque groupe se réunit autour d'une table thématique, puis les membres se dispersent et s'installent à une autre table. Le but : stimuler le partage d'idées.

Chaque table dispose d'ambassadeurs (les participants) et d'un maître de table, chargé d'animer le brainstorming, de noter les idées et d'en faire la synthèse. Les participants peuvent s'exprimer aussi bien à l'oral qu'à l'écrit. Les échanges durent entre 15 et 25 minutes puis les ambassadeurs changent de table afin d'aborder une nouvelle thématique. Les maîtres de table restent eux en place. 

Une fois que les participants sont passés à chaque table, l'ensemble des idées émises sont centralisées sur un tableau visible par tous. Précisons que l'objectif est bien de faire ressortir un maximum d'idées sur des sujets donnés. Il n'est pas question ici de prendre des décisions. 

Voici quelques conseils pour réussir un world café : éviter que les participants qui se connaissent bien se retrouvent à une même table ; maintenir une ambiance conviviale (comme dans un café !) ; aborder chaque thème sous forme de question ouverte (exemple : Comment améliorer l'efficacité des réunions d'équipe ?) ; limiter le nombre de tables, donc de questions (3 questions semblent l'idéal). 

Le numérique au service de l'intelligence collective

Le potentiel d'Internet et des réseaux en matière d'intelligence collective

Le philosophe Pierre Lévy, pionnier de la réflexion philosophique sur Internet, s'intéresse depuis plusieurs décennies à l'intelligence collective. Pour lui, Internet est un moyen dont la fin la plus élevée est justement l'intelligence collective. En d'autres termes, il affirme qu'Internet permet d'accroître les capacités de coopération des individus. Selon Pierre Lévy, si l'intelligence collective était déjà à l'œuvre avant l'apparition des technologies digitales, celle-ci s'exprime désormais de manière privilégiée à travers les réseaux numériques. Dans ce cadre, le milieu professionnel représente un terrain où s'exprime le lien entre digital et intelligence collective. 

Un nouveau rapport au travail et à la collaboration

La pandémie de Covid-19 a conduit à un basculement dans les méthodes et l'organisation du travail. Au cœur du changement : la digitalisation des entreprises et la nécessaire adaptation des collaborateurs et de leurs managers, coupés géographiquement les uns des autres. Si cette évolution présente de nombreux aspects positifs, en particulier une flexibilité et une autonomie des salariés accrues, elle a aussi pour conséquence un potentiel isolement et une baisse de qualité de vie au travail, deux facteurs de désengagement. Dans ces conditions, comment faire fonctionner l'intelligence collective ?

L'indispensable utilisation des outils collaboratifs

Les outils numériques viennent à la rescousse. En expansion constante depuis quelques années, au rythme du développement du télétravail, ils se révèlent indispensables pour maintenir le lien au sein de l'écosystème professionnel de chaque salarié. Le travail collaboratif à distance se développe dès lors en partie grâce à des outils dédiés. Objectif : utiliser ces logiciels afin d'avancer plus efficacement ensemble et, surtout, d'engager collectivement les individus, seuls devant leur écran. 

Utiliser les outils collaboratifs en ligne permet en particulier :

• De favoriser la participation de tous, quel que soit le lieu où se trouvent les différentes parties prenantes. L'intérêt est de démocratiser la parole, de libérer les échanges dans un espace d'expression égalitaire. Ajoutons que les collaborateurs peu sûrs d'eux ou ayant du mal à prendre la parole en public se sentiront plus en sécurité avec le distanciel et apporteront donc leur contribution plus facilement.

• D'encourager la créativité. Les outils collaboratifs enrichissent les séances de brainstorming en stimulant l'expression d'idées nouvelles et en apportant un support concret pour les organiser, les combiner, les faire grandir...

• D'accélérer la prise de décision et la résolution des problèmes. Les outils en ligne favorisent la gestion collaborative des tâches et le partage instantané des ressources.

• De stimuler la montée en compétences. Travailler ensemble en s'appuyant sur des outils collaboratifs bien choisis, c'est renforcer la transmission des savoirs et le partage des expertises. Nous sommes ici dans un processus d'apprentissage continu, au service de la performance de l'entreprise et de l'épanouissement professionnel de chacun.

Quels sont les outils de l'intelligence collective ?

Partager des documents à distance, assurer les réunions grâce aux supports de visioconférence : deux fonctions de base des outils collaboratifs. Mais leur potentiel va bien au-delà. Choisir les logiciels en fonction de ses besoins est indispensable pour faire vivre l'intelligence collective.  

Outils de brainstorming collaboratif

Partager des idées simultanément et les structurer en temps réel et à distance : telle est la promesse de ce type d'outils. Le tableau blanc virtuel en constitue un bon exemple. Selon la solution adoptée, l'outil propose les fonctionnalités suivantes : post-it virtuels, cartes mentales, diagrammes, schémas... Miro et Mural font partie des logiciels les plus utilisés.

Outils de prise de décision collective

Prendre une décision collectivement : l'un des bénéfices mais aussi l'une des difficultés lorsque l'intelligence collective guide l'avancée d'un projet. Le groupe s'appuiera ainsi utilement sur des outils collaboratifs dédiés. Possibilité de discuter et de modifier une proposition, de voter pour telle ou telle solution, de recueillir des avis et d'analyser les réponses à des questions de tout type, de lancer des sondages et enquêtes... : tout cela facilite et accélère la prise de décision. Les solutions Loomio et Mentimeter sont spécialisées dans cette fonction.

Outils de gestion de projet

Trello et Asana : deux outils dont nombre d'entreprises se sont emparées pour améliorer la gestion de projet. Ils font vivre la collaboration en facilitant l'assignation des tâches, la structuration et la visualisation du projet étape par étape. Ajouter des commentaires ou partager des documents est également possible sur certaines solutions.

Outils dédiés à l'innovation

Stimuler l'émergence d'idées novatrices grâce à la collaboration : l'objectif d'outils tels que Crowdicity et Planview Spigit. Il s'agit de plateformes sociales de gestion des idées. L'organisation lance des challenges et des défis directement sur le support, ce qui vient alimenter une production participative et génère des projets novateurs.

Outils de création collaborative

Il s'agit d'outils de prototypage et de design. Les équipes conçoivent et créent ensemble des supports graphiques, des animations ou des prototypes. Ce type de logiciels se révèle particulièrement performant pour des projets de design produit ou la réalisation d'interfaces utilisateurs. Figma et Canva, par exemple, se positionnent sur ce marché. 

Quels sont les 5 C de l'intelligence collective ?

Créativité

Nous l'avons dit, intelligence collective et créativité sont intimement liées. La créativité est le préalable à l'innovation. Son pouvoir est donc de faire émerger des solutions et des idées inattendues, innovantes, en rupture avec les pratiques traditionnelles. Et c'est ici que l'entreprise pourra développer un avantage compétitif et donc prendre de l'avance sur ses concurrents. La créativité apparaît dès lors que l'on sort de ses schémas habituels de pensée.

Compassion

La compassion fait également partie intégrante de l'intelligence collective. Être sensible à autrui, faire preuve de bienveillance, aider naturellement l'autre mènent à plus de coopération. La compassion conduit aussi à nourrir sa réflexion des émotions et des sentiments des différents participants. La compassion renvoie à l'empathie, qui permet d'instaurer un climat d'écoute et de confiance au sein d'une équipe. 

Collaboration

La collaboration constitue le troisième pilier de l'intelligence collective. Le but est de s'engager ensemble dans la résolution d'un problème. On coconstruit une réponse, une solution. Collaborer, c'est participer activement à un travail commun en mettant en œuvre toutes ses compétences. La collaboration implique une interdépendance entre les membres du groupe, qui apprennent à compter les uns sur les autres pour avancer en harmonie.

Communication

L'intelligence collective ne peut pas s'exprimer sans une communication adéquate. Les participants doivent disposer des mêmes informations, au même moment. Tout doute ou malentendu doit être immédiatement levé ou réglé. Mettre en commun ses compétences passe par une bonne compréhension d'autrui, de son rôle et de son niveau d'expertise. Une communication efficace favorise la cohésion et le sentiment d'appartenance au groupe.

Réflexion collective

Les quatre premiers "C" mènent au dernier pilier de l'intelligence collective : la réflexion collective. Immergés dans un climat ouvert et apaisé, stimulant et motivant, les collaborateurs laissent leurs idées prendre forme naturellement. Ils les partagent puis les façonnent ensemble, à partir de problématiques concrètes auxquelles ils doivent apporter une réponse (Comment assurer la production alors qu'une machine vient de tomber en panne ? Comment accélérer la commercialisation d'un nouveau service ? Comment faire face à un marché saturé ? etc.). 

Comment mettre en place l'intelligence collective au sein d'une organisation ?

Fixer des règles de fonctionnement : un préalable indispensable à une démarche d'intelligence collective au sein d'une entreprise. En réalité, cela s'apparente à un changement de paradigme. Au lieu de fonder l'activité sur une division du travail, sur une compartimentation des tâches, chacune étant dévolue à un collaborateur, les managers impulsent une nouvelle dynamique. On passe à la réflexion collective, à la confrontation d'idées, à l'expression libre, détachée de l'influence des autres individus formant le groupe, à l'écoute active de l'ensemble des membres et des parties prenantes d'un projet. Tous les participants œuvrent dans un climat de confiance, avec en ligne de mire un but commun.

Une équipe dans laquelle s'exerce l'intelligence collective doit être composée de participants aux profils diversifiés afin de créer une richesse humaine. In fine, il faut trouver le bon équilibre entre autonomie des collaborateurs et compromis. Autre sujet qui peut s'avérer sensible : la prise de décision. Bien que collective dans son essence, celle-ci peut nécessiter l'intervention d'un décideur unique si les parties prenantes ne parviennent pas à s'accorder. 

Tout cela, les cadres de l'entreprise ont l'obligation de le prendre en compte afin d'introduire l'intelligence collective au sein de leurs équipes en toute sérénité. In fine, les managers se retrouvent face à leur mission première : optimiser leurs ressources humaines. Faire passer l'intelligence collective au premier plan constitue une solution pertinente.

Comment développer, mobiliser et booster l'intelligence collaborative de son équipe ?

Aborder le travail en équipe autrement

Premier principe à suivre pour développer l'intelligence collective : revoir sa façon d'aborder le travail d'équipe. Réunion en présentiel et réunion en distanciel comporteront toujours des différences. Vouloir recréer en ligne les réflexes et les comportements naturels des collaborateurs lorsqu'ils se retrouvent ensemble, ambitionner d'obtenir la même spontanéité dans les échanges, espérer assister à distance à des discussions informelles fécondes : une gageure. 

Miser sur le management collaboratif

De là découle un deuxième principe : s'appuyer sur une méthode de management collaboratif. Grâce à ce style d'encadrement, les managers tireront le maximum de bénéfices du travail d'équipe en distanciel. Les marqueurs de cette nouvelle manière de manager sont en prise directe avec l'intelligence collective :

• Écoute active. Il s'agit de créer un environnement favorable à la compréhension de l'autre et au partage d'idées dans un esprit de respect et d'ouverture. Le manager laisse véritablement place au dialogue. Objectif : exploiter le potentiel créatif de chacun ; mettre en commun des suggestions, analyses et points de vue diversifiés.

• Transparence. Celle-ci doit caractériser les méthodes de communication du manager. Ce dernier assure une circulation fluide de l'information et vérifie que chaque membre de l'équipe la reçoit et la comprend. De même, il favorise une culture ouverte, une communication active entre les participants.

• Autonomie et confiance. Accepter de "lâcher" une part de son autorité, savoir déléguer et laisser une autonomie aux collaborateurs : des caractéristiques clés du management collaboratif. Accorder sa confiance, laisser les membres de l'équipe s'exprimer sans surveillance excessive mènent à plus d'implication. Les participants s'approprient leur travail et sont encouragés à prendre des initiatives. Ils se sentent valorisés. En conséquence, leur motivation s'accroît.

• Co-construction des solutions. Le manager collaboratif s'appuie sur l'émulation et la dynamique collective pour faire émerger des solutions originales et novatrices. Chacun est mis sur un pied d'égalité et apporte sa pierre à l'édifice.

• Partage des responsabilités. Collaborer sur un projet conduit à une prise de risque partagée ainsi qu'à une distribution équilibrée des responsabilités, et ce en cas de succès ou d'échec. 

Profiter d'une audience quasi-illimitée lors des rencontres en distanciel

Troisième élément à prendre en compte pour booster l'intelligence collective : ouvrir les rencontres sur une audience plus large. Une réunion en présentiel accueille forcément un nombre limité de participants. L'utilisation d'outils en distanciel permet d'élargir considérablement le public. L'occasion de s'affranchir des relations hiérarchiques et des barrières géographiques. L'intelligence collective franchit alors un palier. Elle bénéficie en effet de l'apport d'une multitude d'individus, avec des parcours, des expériences, une vision et une approche de leur entreprise radicalement différents. De quoi favoriser un brainstorming fécond et l'émergence de solutions innovantes. Les technologies digitales sont ici exploitées au maximum de leur potentiel.

La formation en intelligence collective

Intelligence collective et management

Nous l'avons vu, un excellent management constitue la condition sine qua non pour que l'intelligence collective puisse s'exprimer au sein d'une équipe et devienne l'un des marqueurs de la culture d'entreprise. Les cadres opteront pour une formation en management collaboratif ou renforceront leurs compétences dans des domaines plus spécifiques : leadership et travail d'équipe, assertivité, bienveillance, écoute active, empathie, capacité à résoudre des problèmes complexes... 

Intelligence collective et communication

En tant que pilier de l'intelligence collective, une bonne communication constitue une priorité pour les managers mais aussi pour les collaborateurs. Prise de parole en public, clarté et concision dans ses interventions écrites et orales, compréhension de l'autre, gestion des conflits, acceptation des critiques... : la communication interpersonnelle couvre un large spectre de compétences qu'il convient de maîtriser.

Outils collaboratifs et travail à distance

Faire fonctionner un groupe grâce à l'intelligence collective passe par la maîtrise des canaux de communication numériques et d'un certain nombre d'outils collaboratifs, détaillés précédemment. Suivre des formations régulières portant sur les technologies digitales, c'est mettre tous leurs atouts au service de l'efficacité de l'équipe.

La solution Rise Up facilite la montée en compétences au quotidien des managers et des collaborateurs. Sa plateforme LMS s'intègre à Microsoft Teams pour rendre la formation accessible à tout moment, sans sortir de son environnement de travail. En quelques clics, l'apprenant consulte les ressources de son choix et/ou s'appuie sur les recommandations personnalisées pour trouver les contenus e-learning correspondant à ses besoins.