Un LMS intégré dans Microsoft Teams pour apprendre dans le flux de travail

Les nouvelles générations de Learning Management System décuplent les possibilités en matière d'intégration. L'un des axes choisis par certains éditeurs concerne l'accessibilité de la plateforme depuis les espaces de travail numériques, utilisés au quotidien par un grand nombre de salariés. L'objectif est de booster la montée en compétences en intégrant les temps de formation dans le flux de travail des collaborateurs. Cette méthode d'apprentissage, appelée learning in the flow of work (LIFOW), améliore l'expérience utilisateur. Ce dernier trouve en effet en quelques clics le contenu qui lui manque pour avancer dans son travail. 

Rise Up s'engage dans le développement du LIFOW en intégrant son LMS dans l'application Microsoft Teams.

Découvrez dans cet article tous les atouts du learning in the flow of work et son application concrète pour vos apprenants. 

Learning in the Flow of Work : définition

Learning in the flow of work signifie littéralement "apprentissage dans le flux de travail". Il s'agit d'une méthode pédagogique qui rompt avec les modalités traditionnelles de la formation à distance : modules e-learning, classes virtuelles et social learning entre autres. Ici, l'idée est d'associer en continu les tâches professionnelles et les séquences de formation. En d'autres termes, le collaborateur apprend sans pour autant stopper ses activités en cours. La formation vient au contraire soutenir et accélérer son travail. 

Concrètement, le collaborateur accède à son interface LMS directement depuis son espace de travail numérique, comme Microsoft Teams. Il recherche des contenus ciblés répondant à son besoin immédiat puis prend quelques minutes pour les visionner et les comprendre. Il dispose dès lors des éléments de connaissance nécessaires pour reprendre son activité sereinement. 

On le devine, le LIFOW offre une flexibilité de formation quasi-totale. De plus, il accélère l'exécution des tâches et booste ainsi la productivité des salariés. Enfin, l'apprentissage dans le flux de travail renforce l'ancrage mémoriel, qui repose en partie sur la répétition des séquences de formation et sur la résolution de problèmes rencontrés en situation réelle.

L’évolution de la formation professionnelle

Afin d’établir le contexte de l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs, un retour en arrière sur la façon dont la formation professionnelle a évolué durant cette décennie nous semble intéressant. 

1980 : l’invention du PC. Au départ, le contenu de formation ne pouvait être lu que sur un ordinateur unique ce qui compliquait le suivi de la progression des apprenants. Toutefois, avec l’émergence du réseau PC, une technologie aussi connue comme SCORM (Shareable Content Object Reference Model) a été développée et a ainsi permis au contenu e-learning d’être stocké et monitoré. 

1990 : la naissance du e-learning et des plateformes LMS. Avec l’émergence des navigateurs de recherches, les développeurs ont commencé à construire du contenu d’apprentissage en langage HTML et Flash. Alors que la plupart des modules de formation étaient longs avec une expérience utilisateur linéaire, de nombreuses entreprises ont vu ici une opportunité afin de développer l’e-learning et ont ainsi commencé à développer leur propres portails. 

1998 : Google voit le jour. Pourquoi passer des heures à feuilleter un catalogue e-learning volumineux alors que vous pouvez effectuer une recherche précisément sur ce que vous souhaitez ? Avec du recul, Google aurait dû initier une restructuration radicale des conditions d’apprentissage mais à l’époque, de nombreux fournisseurs de formations ont décidé d’aligner la formation avec les programmes de gestion des talents en suivant la reprise de l’économie afin d’acquérir les meilleurs talents  

2000 : le temps de la gestion de talent. Alors que de nombreuses entreprises continuaient à concevoir des solutions de gestion de talents, une révolution technologique était en cours. YouTube, Twitter et l’iPhone ont tous été lancés sur trois années consécutives (en 2005, 2006 et 2007 respectivement), changeant drastiquement notre façon d’interagir avec le contenu.

Début 2010 : la montée de l’apprentissage vidéo et en continu. Les plateformes LMS commencent à se positionner en tant que plateforme d’expériences (LXPs) et de nombreux acteurs innovants entrent en scène.

Fin 2010 : l’arrivée du digital et microlearning. Alors que l’appellation “microlearning” a été inventée un peu plus tôt dans la décennie, ce n’est vraiment qu’à la fin des années 2010 qu’elle prend toute son ampleur avec l’évolution des possibilités du digital learning. Avec le microlearning, les apprenants ont aisément accès à du contenu précis au format court d’où ils le souhaitent, quand ils le souhaitent. 

Maintenant : l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs et la nouvelle génération de LMS. Nous sommes en train d’assister à un tournant dans l'utilisation des outils d’adaptive learning. Le contenu doit être basé sur les préférences et le comportement des utilisateurs et s'appuyer sur l’apprentissage dans le flux de travail, qui consiste à fournir aux apprenants l’information nécessaire et adaptée afin de répondre à un besoin immédiat.

Contenu basé sur une étude de Josh Bersin.

Le Learning in the Flow of Work ou l'apprentissage dans le quotidien des collaborateurs, expliqué par Josh Bersin 

En 2018, l’expert de l’industrie, Josh Bersin, a écrit un article dans lequel il explique comment l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs représente un changement radical pour la formation professionnelle.  

Dans cet article, il fait la distinction entre le modèle de contenu pour les utilisateurs et le modèle de contenu pour les entreprises. Alors que les plateformes de contenus pour les utilisateurs comme Netflix encouragent les abonnés à consommer autant de contenus que possible, c’est l’opposé pour les fournisseurs de contenus professionnels. Pourquoi ?  

L’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs et les modèles de formation professionnelle

Selon une étude de LinkedIn Learning, le principal challenge en termes de Learning and Development pour les entreprises est le manque de temps disponible pour se former. Alors qu’un employé moyen dispose de 24 minutes par semaine à utiliser pour de la formation, il n’est pas surprenant que les entreprises ne veulent pas que leurs employés deviennent accros à la formation. 

Ainsi, un modèle de contenu idéal proposerait aux employés l’information précise dont ils ont besoin pour qu’ils s’améliorent dans leur travail aussi rapidement et efficacement que possible plutôt que de mettre à leur disposition une trop grande quantité de contenus. Comme Bersin le souligne, “cette approche reflète ce que souhaitent les apprenants” et l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs est une solution idéale car elle propose aux apprenants des suggestions et recommandations adaptées.

Les challenges du Learning in the Flow of Work

L'importance de la digitalisation 

Déployer le learning in the flow of work exige de l'entreprise qu'elle ait atteint un niveau suffisant de maturité digitale. Si l'utilisation du Learning Management System via la digital workplace ne requiert pas de connaissances techniques particulières, il n'en reste pas moins que les apprenants doivent être habitués à manier les outils numériques au quotidien.

En outre, pour fonctionner, le LIFOW implique une digitalisation des formations ainsi que certains réflexes d'apprentissage de la part des salariés. Utiliser des applications mobiles pour se former (mobile learning), pratiquer le social learning (apprentissage social), c'est-à-dire partager des connaissances avec ses pairs, échanger avec eux autour de contenus pédagogiques : des pré-requis qui faciliteront la mise en place du learning in the flow of work.

Par ailleurs, les LMS les plus performants s'appuient sur l'IA générative pour accompagner les collaborateurs, en particulier dans la recherche de contenus pertinents au regard de ses besoins.

L'intégration dans l'espace de travail numérique de l'entreprise

Afin d'assurer un déploiement rapide du learning in the flow of work dans l'environnement de travail digital, il faut idéalement réunir les conditions suivantes : 

• Posséder un Learning Management System simple à utiliser, intuitif, dans lequel le contenu pédagogique est non seulement de qualité, mis à jour, mais aussi accessible rapidement.
• Utiliser une API pour faciliter l'intégration du LMS dans la plateforme de travail collaboratif.
• Disposer d'un canal de communication dédié à la formation. Espace d'échanges privilégié, il incitera les apprenants à partager des contenus et à faire vivre l'organisation apprenante. 

Les avantages du Learning in the Flow of Work

Le learning in the flow of work apporte des bénéfices clés aux entreprises et à leurs collaborateurs. Révélateur d'une culture interne tournée vers le développement continu des compétences, l'apprentissage dans le flux de travail rend l'apprenant maître de sa formation. En s'investissant au quotidien dans l'amélioration de ses pratiques et le renforcement de ses savoir-faire, il délivre un travail à forte valeur ajoutée, et ce en un minimum de temps. Une telle dynamique impulsée au niveau global engendre naturellement de meilleurs résultats, une compétitivité renforcée ainsi qu'un plus grand épanouissement des salariés. En un mot, à l'engagement apprenant optimal répond une amélioration de l'engagement collaborateur.

Grâce au LIFOW, l'organisation tire pleinement parti du potentiel de chacun de ses salariés et fait de l'acquisition des compétences un levier de performance majeur.

Afin de mettre en place cette modalité d'apprentissage, il est essentiel de se doter d'un Learning Management System tourné vers l'innovation. Voyons un exemple concret avec l'intégration du LMS Rise Up dans Microsoft Teams.

Une solution LMS intégrée dans Microsoft Teams

Le learning in the flow of work se concrétise par l'association d'un Learning Management System et d'un espace de travail collaboratif en ligne. L'application Rise Up est ainsi accessible depuis Microsoft Teams. Les utilisateurs ont accès à leur interface de formation et consultent les ressources pédagogiques en quelques clics, sans quitter l'environnement dans lequel ils effectuent leurs tâches professionnelles. En d'autres termes, les employés suivent des séquences de formation dès qu'ils le souhaitent tout en restant dans l'écosystème Teams. 

Associer LMS et Microsoft Teams procure une grande liberté à l'apprenant. Il oriente ses recherches en fonction de sa problématique actuelle et choisit la durée de sa séquence d'apprentissage, qui peut se dérouler aussi bien sur mobile, sur tablette que sur ordinateur.

Le Learning Management System au service de Microsoft Teams

Le Learning Management System dans Microsoft Teams, c'est l'assurance de procurer aux collaborateurs une formation personnalisée. Guidé par le coach virtuel LIA, dont le fonctionnement repose sur l'intelligence artificielle (IA), le salarié accède très simplement aux ressources pédagogiques disponibles sur le LMS. LIA effectue notamment des recommandations de contenus en fonction de la demande de l'apprenant et de l'activité de ce dernier sur la plateforme. Il envoie également des rappels directement dans Teams. 

Dans le cadre du learning in the flow of work, les deux systèmes - LMS et Microsoft Teams - s'enrichissent mutuellement. En effet, tout en se formant, le collaborateur continue à profiter des outils collaboratifs inclus dans l'environnement Teams, comme les alertes agenda et les conversations. Le salarié est donc connecté en permanence à ses activités en cours et maintient le lien avec ses collègues. Mieux : certaines fonctionnalités, comme les réunions et les événements en direct (conférences par exemple), complètent les services du LMS et enrichissent ainsi l'expérience d'apprentissage des collaborateurs. 

En outre, l'intégration du LMS Rise Up dans la digital workplace va de pair avec une facilité d'authentification à la plateforme de formation. Le collaborateur s'identifie uniquement quand il se connecte à Microsoft Teams. L'accès à l'application Rise Up est ensuite automatiquement ouvert.

Accédez à vos formations en e-learning depuis votre plateforme LMS sur Microsoft Teams

Avoir accès au LMS sur Microsoft Teams, cela signifie être en capacité de visualiser et de suivre sa formation, mais aussi de s'évaluer et d'accéder à ses attestations. Les possibilités d'intégration du Learning Management System confèrent ainsi une autonomie inégalée à l'apprenant. Celui-ci pilote son processus de formation : accompagné par l'intelligence artificielle, il consulte uniquement les contenus qui l'intéressent, au moment même où il en a besoin. 

Autre élément à relever : le learning in the flow of work s'appuie sur le microlearning, comme nous l'avons évoqué. Cette méthode d'apprentissage repose sur des séquences de formation brèves et fréquentes. Les contenus, créés dans un format impactant (vidéo, animation, mini-jeu...), gagnent en densité et sont conçus pour apporter une réponse concrète à un besoin ciblé. Une application telle que Microsoft Teams assure le déploiement rapide de ce type de ressources de formation. 

FAQ

Comment se connecter à Rise Up LMS intégré dans Microsoft Teams ?

La connexion au LMS depuis Microsoft Teams est extrêmement simple. La méthode employée : le SSO (Single Sign-On), un service d'authentification unique. Il suffit à l'apprenant d'ouvrir son compte Microsoft Teams et de s'y connecter pour avoir accès librement (donc sans s'identifier à nouveau) au Learning Management System. En d'autres termes, le SSO permet à l'utilisateur d'accéder aux deux applications - LMS et Microsoft Teams - en ne procédant qu'à une seule authentification. 

À noter : les responsables de formation peuvent, s'ils le souhaitent, n'ouvrir l'accès au Learning Management System depuis Microsoft Teams qu'à un nombre limité d'utilisateurs. 

Comprendre le SCORM et son intégration avec Rise Up LMS dans Microsoft Teams

SCORM (Sharable Content Object Reference Model) désigne une norme internationale utilisée dans la production de modules e-learning. En toute logique, cette norme est destinée avant tout aux plateformes de formation de type Learning Management System. Sur un LMS tel que Rise Up, il est ainsi possible d'importer des formations en format SCORM et de les mettre immédiatement à disposition des apprenants. Ces derniers accèdent au LMS via Microsoft Teams en toute simplicité.

Par ailleurs, l'outil auteur présent sur la plateforme permet de son côté de créer un module de formation respectant la norme SCORM. Les ressources pédagogiques prises en charge sont d'une grande variété : vidéos, images, quiz, contenus interactifs...

Comment créer un compte Microsoft Éducation ?

La solution Microsoft Éducation se déploie sur différentes applications, comme Microsoft Teams et Microsoft 365. Pour y avoir accès, il convient de créer un compte Microsoft, qui permet de gérer l'ensemble des applications et services de la marque à partir d'un seul endroit. 

Il faut simplement se rendre sur la page d'accueil du site internet de Microsoft, cliquer sur l'icône de connexion en haut à droite de l'écran puis choisir de créer un compte. Ensuite, vous entrerez votre email ainsi qu'un mot de passe. Une fois votre compte créé, vous pourrez commencer à utiliser les services de Microsoft Éducation.