La digitalisation RH, un levier de performance pour l'entreprise

La digitalisation des entreprises s'est fortement accélérée ces dernières années. La fonction RH se trouve particulièrement impactée : un grand nombre de process (voire leur quasi-totalité) s'effectuent désormais en ligne.

Le Baromètre de l'expérience collaborateur 2023, proposé par Parlons RH et UKG, révèle que les solutions digitales couvrent en particulier les besoins suivants : la mesure de l'expérience apprenant des salariés en formation, la mesure du bien-être et de la qualité de vie au travail, l'écoute des ressentis, difficultés et propositions des collaborateurs, ainsi que le pilotage de l'intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding). La digitalisation RH offre des possibilités nouvelles en termes de rapidité d'exécution des tâches, d'optimisation et de fiabilité des processus RH mais aussi d'écoute et d'accompagnement des salariés. 

Quels sont les enjeux de la digitalisation de la gestion des ressources humaines ? Quels bénéfices l'entreprise peut-elle et doit-elle en tirer ? Comment assurer une mise en place efficace des outils digitaux ? Éclairage avec Rise Up.  

C'est quoi la digitalisation de la fonction RH : définition

La digitalisation de la fonction RH correspond à l'intégration des nouvelles technologies dans le travail quotidien des professionnels des ressources humaines. En d'autres termes, le digital RH se réfère à l'implémentation de solutions logicielles et d'outils digitaux dédiés à la gestion des ressources humaines. L'utilisation d'un système d'information tel que le SIRH constitue le parfait exemple du processus de digitalisation d'un grand nombre d'aspects RH. Citons également les chatbots, dont le rôle est d'assister les salariés au quotidien, les plateformes de recrutement en ligne ou encore les plateformes e-learning pour la formation en distanciel.

Travailler avec les outils digitaux conduit à un gain de temps conséquent. Le délai de traitement des demandes est nettement réduit, les processus RH étant simplifiés et, pour certains, automatisés. Par ailleurs, la dématérialisation des dossiers du personnel est source d'un meilleur confort de travail puisqu'elle engendre une réduction drastique des impressions de papier et une diminution du risque de perte de documents. 

Cette digitalisation touche au cœur de métier des services RH car elle renouvelle en profondeur l'approche de la gestion de l'humain en entreprise, ainsi que les méthodes de travail et l'ensemble des procédés utilisés jusqu'alors par les équipes. Le tout s'insère en outre dans le contexte plus large de la transformation digitale des organisations, qui a pour conséquence une généralisation du travail en ligne et à distance.

Quels sont les processus des ressources humaines qui peuvent être digitalisés ?

La digitalisation concerne toutes les activités des services RH. Elle va de pair avec la dématérialisation des données : contrats de travail, fiches de paie, dossiers administratifs des salariés (identité, adresse, coordonnées bancaires, mutuelles...), procédures réglementaires RH, guide de l'entretien professionnel, documents en lien avec la gestion de carrière du collaborateur, etc.. Grâce aux outils numériques, les équipes RH peuvent centraliser et stocker les ressources en toute sécurité mais aussi collaborer sur des documents avec d'autres services de l'entreprise.  

Voici les processus concernés :

• Recrutement : publication des offres d'emploi et identification des talents via les réseaux sociaux professionnels et les sites d'emploi, prise de contact par e-mail, entretiens via un outil de visioconférence, envoi automatique de refus de candidature, génération du contrat de travail, qui sera signé électroniquement. 
• Onboarding : automatisation de la partie administrative, mise à disposition d'un espace numérique au nouveau collaborateur afin qu'il renseigne ses informations personnelles et fournissent les pièces justificatives, envoi automatisé d'e-mails à l'ensemble des collaborateurs concernés par l'arrivée du salarié...
• Gestion des contrats de travail et des déclarations sociales.
• Gestion administrative au quotidien : paie, congés, absences, plannings, dossiers du personnel...
• Gestion des entretiens. 
• Formation professionnelle : généralisation de la formation en ligne grâce aux plateformes e-learning et aux solutions LMS / LXP, telles que Rise Up.  

Pourquoi la digitalisation RH est importante : quels sont les enjeux ? 

Alors que le travail hybride est devenu la norme, que les nouvelles technologies et l'intelligence artificielle transforment les métiers et les méthodes de travail, la digitalisation RH est bien évidemment incontournable.

Celle-ci ouvre des perspectives particulièrement intéressantes pour l'entreprise : la collecte et l'analyse d'informations deviennent beaucoup plus simples, facilitant la prise de décision ainsi que la mise en place ou la modification de stratégies ou de projets. De plus, l'organisation du travail est simplifiée grâce à des processus plus directs et en partie automatisés, grâce aussi à une réduction des documents papier et un archivage numérique plus intuitif. Le suivi des collaborateurs se fait également plus précis et rapide du fait de la centralisation des données et du paramétrage de tableaux de bord RH contenant des KPI personnalisés. En un mot, la digitalisation RH est source d'une meilleure productivité. 

Voyons en détail 4 conséquences importantes du digital RH.

Fluidification des processus RH

Dématérialiser les processus RH en s'appuyant sur des solutions logicielles solides conduit nécessairement à une fluidification des flux de travail. Édition des bulletins de paie, conduite d'une campagne de recrutement, acceptation de congés, suivi et accompagnement des collaborateurs dans leurs parcours de formation : autant de process qui gagnent en rapidité et en sécurité en passant sur le digital. Il n'y a plus d'erreurs de destinataires, les circuits de validation sont plus courts et plus clairs, les tâches mieux cadrées.

En outre, une grande partie des tâches administratives chronophages sont automatisées, comme la gestion des demandes des salariés (congés, changement d’adresse, RIB), la gestion des temps ou encore les inscriptions aux formations. Les équipes RH peuvent en conséquence dégager des créneaux pour d'autres activités : pilotage de projet ou missions à forte valeur ajoutée comme la gestion des talents et la gestion des compétences. 

Optimisation de la performance et fidélisation des talents

La mise en place de processus RH digitaux permet de raccourcir les délais de traitement et de réponse aux demandes des salariés mais aussi de faciliter l'accès aux données (celles-ci étant centralisées et parfaitement classées). Par ailleurs, la distribution de l'information et la qualité des échanges s'améliorent, alors que les erreurs et oublis d'origine humaine diminuent. Tout cela élève la productivité et accroît l'efficacité au travail. Les flux de travail sont plus harmonieux, les frictions s'estompent et les blocages disparaissent. Les collaborateurs sont plus performants et épanouis, le travail collaboratif et la communication gagnent en qualité. 

Amélioration de la qualité de vie au travail QVCT

Adopter les méthodes de travail tournées vers le digital impacte favorablement la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) et favorise en cela l'amélioration de la satisfaction des employés. Ces derniers bénéficient d'une organisation plus flexible, perdent moins de temps en démarches auprès du service RH ou de leur manager, gagnent en autonomie et se voient offrir des services plus personnalisés (dans l'offre de formations en ligne par exemple). En conséquence, le bien-être et l'épanouissement des collaborateurs se renforcent, l'absentéisme et le turn-over diminuent. 

Dynamisation de l'e-réputation et de la marque employeur

Les bénéfices de la digitalisation RH se répercutent au-delà du cadre interne de l'entreprise. Processus simplifiés, collaboration et communication plus qualitatives, valorisation du distanciel et de modes de travail hybrides et flexibles, politique de réduction du papier, diminution des échanges administratifs, autonomisation des collaborateurs, gestion du temps optimisée, gestion des ressources humaines recentrée sur l'humain : ces éléments renforcent la marque employeur et viennent enrichir l'e-réputation ainsi que la démarche RSE. Résultat : une entreprise attractive, qui saura plus facilement s'attacher les services des meilleurs talents.  

Quels sont les avantages de la digitalisation de la fonction RH en entreprise ?

La digitalisation de la fonction RH conduit à une simplification des démarches pour les collaborateurs. L'intégration dans les équipes est plus rapide et plus fluide, qu'il s'agisse d'un onboarding sur site, digital ou mixte. Au quotidien, la dématérialisation des données permet de réaliser des tâches en quelques secondes : consulter son planning, faire une demande d'absence, enregistrer ses notes de frais...

Bien utilisées, les technologies numériques et le travail en distanciel capitalisent sur l'humain au lieu de desserrer les liens et d'isoler les salariés. La formation en ligne constitue un bon exemple. Via un LMS (Learning Management System), il est possible de rassembler les collaborateurs ayant des intérêts communs dans des groupes, de créer des communautés d'apprenants, de mettre en place le social learning (apprentissage entre pairs) et le collaborative learning (apprentissage collaboratif) : les salariés échangent, enrichissent mutuellement leurs connaissances en endossant tour à tour le rôle d'expert et d'apprenant.

Autre exemple : la mesure de la satisfaction. Il suffit désormais de diffuser un questionnaire en ligne, à la fin d'un team building, d'une formation ou de toute autre action, pour connaître le ressenti des salariés. En cela, la digitalisation apporte une circulation plus importante et plus fluide des informations.

Quels sont les inconvénients de la digitalisation RH ?

La digitalisation RH présente malgré tout quelques risques. Le premier est inhérent au passage vers l'automatisation et, plus généralement, vers un travail centré sur les outils en ligne et solutions logicielles. Il s'agit d'une déshumanisation de la fonction RH alors que celle-ci se consacre par définition à l'humain. L'erreur consiste à penser que le professionnel RH peut s'effacer devant la technologie et la machine. C'est le positionnement inverse qu'il faut adopter : les équipes sélectionnent les outils et les pilotent en fonction de leurs besoins ; elles sont maîtres de l'utilisation qu'elles en font. Le digital constitue une aide, un facilitateur de mission. Au lieu de sacrifier l'humain, il permet au contraire d'y porter une plus grande attention, comme on l'a vu.

Autre écueil potentiel : une perte de compétences en matière de ressources humaines. Là aussi, l'ordinateur étant autonome sur bien des tâches, il est facile pour le collaborateur RH de se décharger de certaines missions et, avec le temps, d'oublier une partie de ses connaissances.

Par ailleurs, la digitalisation RH implique une prise en main d'outils numériques par l'ensemble des salariés. Certains d'entre eux, peu habitués à manier de telles solutions, auront besoin d'un accompagnement, voire d'une formation.

En outre, il existe une certaine inquiétude concernant la protection des données personnelles. Il convient ainsi d'être parfaitement au clair avec les réglementations en la matière et de s'assurer d'opter pour des solutions offrant des garanties de sécurité.

Se pose enfin pour l'entreprise la question du coût. Un investissement est bien évidemment nécessaire pour acquérir des logiciels et applications RH.

Comment digitaliser les processus du service RH ?

Digitaliser les processus RH implique de suivre une méthodologie précise, de la définition des besoins jusqu'à l'évaluation des résultats et l'identification de correctifs à apporter. Voyons l'enchaînement des étapes.

• La première étape consiste à établir un diagnostic et à déterminer les besoins. Avant toute chose, les équipes RH doivent passer en revue leurs processus existants et, pour chacun d'eux, en noter l'efficacité et préciser les outils utilisés. De ce travail émergeront les points faibles, les frictions dans le déroulement des process ainsi que les éléments non couverts par la technologie alors qu'ils devraient ou pourraient l'être. 
• Cerner ses besoins mène à une seconde étape : définir des objectifs. Clairs et concrets, ces derniers sont de plusieurs ordres : gain de temps sur des procédures ciblées grâce à l'automatisation, amélioration du ROI de la formation en ligne, optimisation des procédures de recrutement... 
• Troisième étape : la sélection des solutions digitales. Les équipes RH disposent à ce stade de suffisamment d'éléments pour choisir les logiciels et autres outils répondant à leurs attentes. SIRH, LMS, logiciel de recrutement ou encore logiciel de suivi de performances : le choix s'offrant aux entreprises est extrêmement vaste.
• Il s'agit ensuite d'établir un planning et de définir les acteurs intervenant aux différentes échéances. À partir de là, les processus RH ciblés peuvent être mis en œuvre.
• Dernière étape : le suivi des performances et l'amélioration des processus digitaux en continu.

Quels outils pour aider à la digitalisation RH ? 

Les outils dédiés à la digitalisation RH couvrent un très large périmètre de la fonction RH. Citons notamment :

• Les logiciels dédiés à la paie.
• Les logiciels spécialisés dans la gestion des congés et des absences.
• Les logiciels de gestion des temps.
• Les outils de recrutement et de suivi des candidatures (logiciels ATS - Applicant Tracking System).
• Les logiciels de gestion des talents et des parcours professionnels. 
• Les plateformes de formation en ligne.
• Les SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines), solutions complètes et personnalisables. L'entreprise sélectionne des "briques" afin de constituer un logiciel répondant précisément à ses besoins. 

S'y ajoutent des outils généralistes, utilisés de manière transversale dans toute l'entreprise : outils collaboratifs (comme les applications de communication) et plateformes de travail collaboratif. 

Exemple de digitalisation de la formation : déploiement de la formation digitale chez AKKODIS

La digitalisation de la formation : un impératif pour Akkodis, leader mondial sur le marché de l'ingénierie et de la R&D, qui compte 21 000 collaborateurs répartis dans plus de 80 pays. Offrir à tous les mêmes opportunités de développement professionnel et de montée en compétences passe nécessairement par une offre harmonisée, centralisée ainsi que par un accès permanent à la formation, quelle que soit la localisation géographique de l'apprenant. 

C'est pourquoi Rise Up a mis en place l'Akkademy, une académie digitale ouverte à l'ensemble des collaborateurs, qui s'inscrit dans la transformation numérique du groupe. Objectif : unifier la stratégie pédagogique et assurer la formation continue des ingénieurs dans toutes les régions. 

Pour cela, le travail de Rise Up s'est appuyé sur deux volets :

• L'élaboration d'un catalogue de formation enrichi incluant hard skills et soft skills.
• Le développement du Learning in the flow of work (LIFOW). Concrètement, l'application LMS/LXP Rise Up s'intègre dans Microsoft Teams afin d'assurer un accès immédiat aux ressources de formation. Les collaborateurs consultent directement les contenus depuis leur espace de travail sans interrompre leurs tâches en cours. Ils peuvent également faire appel à leur coach virtuel de formation Lia pour les accompagner dans leurs recherches et trouver rapidement une réponse à leurs questions.

Les salariés se sont rapidement appropriés le nouvel outil. L'Akkademy enregistre ainsi un Net Promoter Score de 8/10, alors que le taux de complétion et le taux de rétention des connaissances atteignent respectivement 78% et 81%.