Guide : qu'est-ce qu'un processus RH ?

La qualité des processus RH constitue un enjeu majeur dans toute organisation. En effet, les méthodes et procédés mis en place au niveau des ressources humaines ont des répercussions sur l'entreprise dans son ensemble. Ils impactent sa dynamique à court, moyen et long terme.

L'efficacité et le bien-être des employés, l'attractivité et la capacité à retenir les talents, notamment, dépendent du soin apporté aux processus RH. 

Recrutement, onboarding, formation et développement des compétences, communication interne et relations interpersonnelles, évaluation de la performance : les processus RH sont partout. La difficulté : rationaliser ces derniers et parvenir à les coordonner avec fluidité en prenant en compte l'ensemble des parties prenantes. 

Comment définir précisément un processus RH ? Comment arriver à mettre en musique toutes les actions dévolues au service des ressources humaines ? Les réponses dans cet article !

Qu'est-ce qu'un processus ressources humaines (RH) : définition

Un processus RH désigne une procédure mise en place dans le cadre de la gestion des salariés. La plupart des missions du service des ressources humaines sont encadrées par un processus RH : la gestion de la paie et des avantages sociaux, les demandes de congés et la gestion des absences, la gestion des notes de frais et, plus largement, le recrutement, l'intégration des nouveaux salariés ou encore l'évolution de carrière.

Un processus RH efficace comporte une succession d'étapes, qui fournissent une structure et une organisation permettant aux équipes RH d'avancer sereinement et efficacement dans leur travail. Le but est d'abord un gain de temps. Dans ce cadre, l'automatisation de certaines actions (plus particulièrement l'automatisation des tâches administratives répétitives) joue un grand rôle. Autre conséquence de l'utilisation de processus RH : l'amélioration de la coordination et de la collaboration entre les membres du service. Toutefois, comme nous le verrons, la portée d'un bon fonctionnement des processus RH va bien au-delà. 

Exemple de processus RH 

La mise en place de processus RH dans le domaine du développement professionnel est par exemple indispensable. Parmi les sujets entrant dans ce périmètre : la mobilité interne. Un processus en la matière pourrait comporter les étapes suivantes (à affiner au cas par cas) : 

• Étape 1 : mise à jour constante et communication régulière aux salariés des postes vacants.
• Étape 2 : sensibilisation et accompagnement des collaborateurs à la mobilité interne, notamment via la formation.
• Étape 3 : création d'un contenu et d'une méthode d'onboarding adaptés aux salariés qui étaient déjà en poste dans l'entreprise avant de prendre leurs nouvelles fonctions. 

Pourquoi mettre en place un processus RH ? 

Les processus RH renvoient au cœur de métier des équipes RH puisqu'il s'agit de la gestion des ressources humaines de l'entreprise dans leur ensemble. Pour ce simple motif, ils apparaissent incontournables. Il existe bien sûr des raisons de fond. L'adoption de processus ressources humaines de qualité génère de nombreux bénéfices à long terme, ces derniers concourant à l'amélioration de l'expérience collaborateur et de l'attractivité de l'organisation. 

Voyons plus en détail pourquoi la mise en place de processus RH est essentielle.

Effectuer un suivi administratif optimal

Soigner ses procédures RH conduit à une structuration claire de l'activité du service ainsi qu'à des flux de travail fluides. La coordination des tâches individuelles et collectives s'améliore, de même que l'organisation du travail de manière générale. En outre, une méthode structurée, à suivre étape par étape, est gage de sécurité : le risque d'erreur diminue et les équipes s'assurent de respecter en tout temps les lois et les réglementations (évolutives) en matière de gestion RH.

 Enfin, les logiciels de type SIRH apportent une forte valeur ajoutée au service : ces solutions centralisent toutes les informations en lien avec les salariés, automatisent un certain nombre de tâches chronophages, touchant aussi bien à la gestion du temps de travail, à la gestion de la paie qu'à la gestion du recrutement. Les outils à disposition des équipes ne cessent de s'étoffer et de gagner en puissance. 

Améliorer les processus de recrutement RH

Le processus RH : un socle indispensable sur lequel tout professionnel du secteur doit s'appuyer pour mener une stratégie de recrutement efficace. Identifier, évaluer et sélectionner le bon candidat pour chaque offre d'emploi, elle-même parfaitement ciblée en fonction des besoins : un ensemble d'actions qui exigent une méthodologie précise. Chaque étape du recrutement fera donc l'objet d'un processus RH clairement défini, contenant un niveau de détail suffisant pour en assurer la pertinence et la qualité. Pertinence et qualité qui se mesurent au gain de temps obtenu et aux compétences des nouvelles recrues (qui doivent bien évidemment être en parfait accord avec la réalité du terrain). 

Rappelons que dans un contexte de pénurie des talents et eu égard aux coûts engendrés, une méthode de recrutement efficace est d'une importance capitale pour l'entreprise. 

Optimiser l'intégration des employés avec un onboarding efficace

L'onboarding doit faire partie des principaux processus RH. En effet, les premiers jours du salarié passés au sein de sa nouvelle entreprise peuvent marquer sa collaboration à plus long terme. Cette période d'intégration "donne le ton". Confiance, motivation, sensation d'être au bon endroit, optimisme quant à l'accès au développement des compétences et à la formation : c'est tout cela que le salarié ressentira (ou pas) lors de son onboarding. Préparer ce dernier grâce à un processus RH éprouvé apporte plusieurs avantages : fidélisation du salarié facilitée, hausse de la productivité dès l'arrivée du collaborateur et meilleure intégration dans la culture d'entreprise.

Concevoir une culture d'entreprise cohérente

Placer les processus RH au cœur de l'action des professionnels des ressources humaines cimente la culture d'entreprise et lui apporte une cohérence. En effet, une gestion efficace du personnel via des méthodes structurées et rationalisées est source d'une plus grande efficacité, d'une communication plus qualitative entre toutes les parties prenantes et d'une meilleure expérience employé. L'ensemble des collaborateurs se retrouvent plus aisément autour de valeurs et d'objectifs communs. Autant d'éléments qui viennent renforcer la marque employeur, elle-même cruciale pour attirer les meilleurs talents.

Assurer le bien-être des salariés en entreprise

Enfin, un fonctionnement de l'entreprise basé sur des processus RH cohérents et parfaitement rodés améliore le bien-être et l'épanouissement des salariés. Ces derniers disposent d'un meilleur accès aux informations, utilisent des outils qui leur font gagner du temps et simplifient leurs démarches (demande de congés, gestion des notes de frais...). En outre, leurs problématiques à plus long terme (développement des compétences en particulier) font l'objet d'une démarche réfléchie et organisée. 

Favoriser le bien-être des collaborateurs constitue un objectif prioritaire pour toute entreprise, le corollaire étant une diminution du taux d'absentéisme et du turnover.

Cartographie des processus RH : un document au service de l'automatisation et de l'optimisation des processus RH

Définition et finalité d'une cartographie des processus RH

Une cartographie des processus RH désigne une représentation visuelle et synthétique de l'ensemble des processus RH mis en place par l'entreprise. Elle fait également ressortir les liens existant entre ces derniers. De plus, dans chaque processus entrent en jeu un certain nombre d'outils, de documents et d'acteurs. In fine, une cartographie complète offre une illustration globale de l'organisation à travers le prisme des RH. 

Document important de gestion des RH, cette cartographie constitue également un excellent support de communication grâce à sa nature graphique. Les parties prenantes diagnostiquent ainsi rapidement la qualité des processus et de leur coordination. À partir de là, il devient possible de les compléter et de les optimiser : interactions à créer entre certaines procédures, automatisation de tâches à ajouter, suppression d'activités inutiles ou redondantes, réduction du nombre d'étapes, etc..

Comment établir un processus RH ?

Créer des fiches processus RH 

La première phase consiste à recenser l'ensemble des actions faisant intervenir les RH, puis à les classer par thématique. Il convient ensuite de lister les missions et les étapes menant à la réalisation de chacune des actions. Par exemple, la gestion des congés et des absences passe par trois grandes étapes : la demande du collaborateur, l'évaluation de cette demande, l'approbation ou le refus des congés. À chaque étape intervient un profil de salarié (collaborateur, manager...), qu'il faut mentionner. Ce travail aboutit à la création de fiches processus RH. Reste maintenant à assigner des objectifs aux processus RH qui viennent d'être définis. L'idéal : associer un ou plusieurs KPI (indicateurs clés de performance) à chaque processus, ce qui aidera à analyser les résultats et à vérifier que les objectifs sont atteints. 

Recevoir le feedback des salariés

Impliquer les parties prenantes : une pratique incontournable lors de l'établissement des processus RH. Les collaborateurs doivent naturellement contribuer à leur mise en œuvre et à leur optimisation. Par ailleurs, être en prise avec la réalité de terrain est indispensable pour construire des processus cohérents et répondant pleinement aux problématiques rencontrées par l'entreprise. De plus, inclure les salariés dans la réflexion (via des groupes de travail spécifiques ou des questionnaires conduisant à recueillir leur feedback), c'est assurer une meilleure adoption des processus. Dans ce contexte, une bonne pratique consiste à utiliser l'approche du design thinking. Objectif : partir de l'humain, c'est-à-dire des besoins concrets (en créant des personas par exemple, chaque persona représentant un profil d'employé) pour concevoir un processus RH innovant. 

Formaliser les procédures RH

Les équipes RH disposent désormais de toutes les informations nécessaires pour formaliser les procédures RH. La matière recueillie au cours des étapes précédentes est donc exploitée ici, avec en ligne de mire une organisation claire des processus RH, une articulation logique entre ces derniers, conduisant à une activité globale des RH fluide et répondant à la vision de l'entreprise.

Attribuer les tâches et missions à chaque salarié

Dernière phase avant le déploiement des processus RH : l'attribution de chaque tâche à la bonne personne. Chaque salarié impliqué doit connaître son degré de responsabilité et parfaitement cerner sa mission. Cette répartition dépend de l'organisation hiérarchique mise en place par l'entreprise (structure pyramidale classique ou hiérarchie plus horizontale). Reprenons l'exemple du processus de gestion des congés :

• Étape 1 : le collaborateur fait sa demande en autonomie via un logiciel dédié.
• Étapes 2 et 3 : le manager intervient en évaluant puis en validant ou non la demande, et ce en fonction de différents paramètres : charge de travail de l'équipe durant la période de congés souhaitée, respect du cadre et des règles fixés par l'entreprise ou le service (par exemple : respect d'un calendrier ou d'un ordre de départ).

Tester et suivre l'efficacité des processus 

Il est ensuite judicieux de prévoir une phase de test des processus pour s'assurer de leur fluidité et du bon déroulement de chacun d'eux. Puis, une fois leur déploiement réalisé, les équipes RH ont pour tâche de suivre leur mise en application et de repérer les éventuels points de friction. L'analyse régulière des KPI aide également à déceler de potentiels problèmes et à dégager des axes d'amélioration. 

Dernière recommandation : ne pas considérer un processus RH comme un outil figé. L'entreprise évolue, voit des contraintes et des challenges apparaître, est soumise à des changements parfois difficiles à anticiper : mouvements de personnel, changement de conjoncture économique, transformation des métiers, évolution du secteur d'activités...

Comment digitaliser les processus RH ?

La transformation digitale des entreprises concerne tout particulièrement les équipes RH. Ces dernières doivent accompagner les collaborateurs dans l'adoption de modes de travail devenus incontournables (télétravail, travail hybride) mais aussi dématérialiser une grande partie de leurs tâches de gestion administrative. En outre, toutes les fonctions RH sont concernées. 

Pour mener à bien la digitalisation des processus RH, il convient de sélectionner et de s'approprier des logiciels performants, simples d'utilisation et évolutifs. Objectif : accélérer l'activité et réduire le risque d'erreur. Les solutions digitales tournées vers les tâches RH sont aujourd'hui très nombreuses et offrent des services étendus, touchant à l'ensemble du périmètre d'activité des services des ressources humaines. Il s'avère donc indispensable de bien cerner les besoins avant d'acquérir ce type d'outils. 

Gestion de la paie, gestion des plannings, des congés et des absences, recrutement, formation et gestion des talents de manière générale : autant de missions et de processus RH qui peuvent désormais être facilement digitalisés. 

Les compétences RH s'élargissent donc depuis quelques années, intégrant la maîtrise des outils numériques et des problématiques qui y sont liées, notamment en termes d'accompagnement des collaborateurs.