Le SIRH : définition d'un outil RH indispensable

Moderniser, digitaliser et transformer la fonction RH font partie des priorités de 32% des DRH (source : Baromètre des DRH 2023, réalisé par WTW, ABV Group et Groupe RH&M). Ces derniers pointent un besoin d'innovation et d'agilité, ainsi que la nécessité de dématérialiser les tâches. En matière de digitalisation des processus RH, ce sont le recrutement, l'évaluation, le développement des compétences et de la formation qui apparaissent comme prioritaires. Dans ce cadre général, l'évolution du SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) est jugée extrêmement ou très importante par 67% des DRH. L'impact décisif de cette solution logicielle sur l'activité RH est donc clair. Ses possibilités s'étendent sur un vaste périmètre de travail et la puissance de l'outil ne cesse d'augmenter, l'utilisation de l'intelligence artificielle constituant à ce titre une avancée certaine.

Quelles sont les fonctionnalités d'un SIRH ? Quels sont ses avantages, aussi bien pour les professionnels RH que pour les managers et les collaborateurs ? Quelle solution choisir pour répondre aux besoins de votre entreprise ? Rise Up fait le point !

C'est quoi un Système d'Information des Ressources Humaines : définition simple de l'outil SIRH

Le sigle SIRH signifie Système d'Information des Ressources Humaines, ou Système d'Information de gestion des Ressources Humaines. Il s'agit d'une solution logicielle dont les objectifs principaux sont la gestion et l'automatisation de tâches administratives, la centralisation des informations concernant les collaborateurs et leur parcours dans l'entreprise ainsi que la simplification de la communication entre les départements de l'entreprise sur tous les sujets touchant au personnel. Composé d'une série plus ou moins longue de modules (en fonction de la solution choisie), le SIRH couvre un large champ de l'activité des professionnels des ressources humaines ; il accompagne donc ces derniers au quotidien. De plus, cet outil intègre des fonctionnalités collaboratives (documents partagés, messagerie instantanée, tableaux de bord interactifs...).

Conséquence : une accélération du travail, ce qui permet aux équipes RH de dégager plus de temps pour le volet humain (par définition central) de leur fonction.

Quels sont les différents types de SIRH ? 

Il existe plusieurs types de SIRH. On distingue les logiciels en mode SaaS, ASP et On-Premise. Faire le bon choix implique une réflexion approfondie en amont. L'orientation du projet doit être clairement définie. Pour cela, il est nécessaire de travailler sur plusieurs axes et d'avoir une vision claire concernant :

• Les besoins, actuels et à venir, des équipes RH.
• Le budget alloué au logiciel SIRH (prenant en compte le coût d'achat ou de location, la maintenance, les évolutions).
• La sécurisation des données du personnel.
• L'organisation du système d'information (SI) de l'entreprise, en ce qui concerne la gestion des serveurs par exemple.
• Le degré de compétence des utilisateurs dans le maniement d'un SIRH. 

Les SI ressources humaines en mode SaaS / Cloud

L'utilisation de logiciels en mode SaaS (Software as a Service, ou Logiciel en tant que Service en français) s'est largement développée ces dernières années au sein des entreprises. Cet engouement touche, entre autres, les SIRH. 

Le mot SaaS renvoie à un modèle de logiciel qui n'est plus considéré comme un produit mais comme un service. Concrètement, il s'agit d'une application qu'un éditeur loue à ses clients, souvent sous la forme d'un abonnement au mois ou à l'année. Ceux-ci sont ainsi facturés pour le fonctionnement de la solution, non pas pour son acquisition. En règle générale, le logiciel est hébergé dans le cloud ; toutes les données y sont enregistrées au fil des utilisations de l'outil par les équipes RH et les collaborateurs. Il est possible d'y accéder à tout moment, depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, via une simple connexion internet. L'entreprise n'a donc pas besoin de faire appel à ses serveurs pour faire fonctionner le logiciel. 

Les avantages principaux d'un SIRH en mode SaaS : l'accessibilité ainsi qu'une gestion technique et technologique prise en charge par l'éditeur, qui répond à la demande de son client via un cahier des charges. L'utilisation d'une telle solution est pertinente pour deux autres raisons : un système de tarification attractif ainsi que la possibilité d'interconnexion avec un LMS (Learning Management System), par exemple et autres logiciels de la société.

Il existe cependant quelques inconvénients : un potentiel manque de contrôle des données, la collecte et l'hébergement de celles-ci étant externalisés ; la dépendance au fournisseur du service.

Les SI ressources humaines en mode Application Service Provider (ASP)

Autre option : le SIRH en mode Application Service Provider (ASP). En français, on parle de Fournisseur d'Applications Hébergées (FAH). Cette solution désigne un logiciel ou des services informatiques fournis à distance (via Internet ou un autre réseau) par une entreprise à ses clients. Précurseurs des SIRH en mode SaaS, les SIRH ASP offrent souvent plus de personnalisation car la solution est dédiée à une entreprise spécifique, là où le SIRH en mode SaaS est souvent composé d'un package de services standardisés. Le coût est donc souvent supérieur. Toutefois, il n'y a pas non plus dans cette formule de coût de maintenance, à l'inverse d'un logiciel On-Premise.

Les SI ressources humaines en mode On-Premise

Les entreprises peuvent enfin opter pour un SIRH On-Premise. La rupture est claire avec les deux modes précédents : le logiciel est ici installé et exécuté depuis les serveurs internes à la société. La traduction française littérale de "on premise" est d'ailleurs "sur place". Le logiciel est donc considéré comme un produit, non plus comme un service. Il y a donc un investissement initial important, auquel s'ajoutent les coûts de maintenance ou la mobilisation de ressources en interne pour assurer celle-ci. En outre, l'installation est plus longue qu'en mode SaaS ou ASP.

Ces points négatifs sont contrebalancés par un avantage de poids : la maîtrise totale de la solution par l'entreprise cliente (il n'y a plus de dépendance vis-à-vis de l'éditeur). Cette dernière conserve ses données et en assure la sécurité ; en outre, elle configure et met à jour la solution en fonction de ses besoins et de ses problématiques propres.

À quoi sert un SIRH : quelles sont les fonctionnalités du logiciel SIRH ? 

Un Système d'Information des Ressources Humaines est conçu comme un outil modulaire : le logiciel embarque une série de briques, chacune dédiée à une fonction RH particulière. Le SIRH constitue ainsi une solution globale et complète, qui assure à partir d'une même interface la gestion des missions clés dévolues aux services des ressources humaines. À noter qu'il s'agit d'une offre souvent à la carte : l'entreprise peut choisir uniquement certains modules si elle le souhaite.

Les fonctionnalités du SIRH se prolongent dans l'automatisation des tâches chronophages et l'interconnexion avec d'autres solutions logicielles de l'entreprise. À la clé : un gain de temps, l'unification des procédures et une optimisation de l'activité.

Voici les différentes fonctionnalités d'un SIRH : 

• La gestion de la paie. Le logiciel traite l'ensemble des informations nécessaires (heures travaillées, primes, absences, congés, cotisations sociales...) puis assure l'édition des fiches de paie. Cette fonction des services RH gagne en rapidité et en fiabilité. 
• La gestion du temps de travail des salariés (absences, congés, RTT). Là aussi, l'intérêt est d'accélérer et de simplifier les opérations grâce à l'automatisation. Le module GTA (Gestion de temps et d'activités), souvent couplé à celui de la gestion de la paie, permet en particulier de suivre les horaires effectifs de chaque salarié et d'automatiser les calculs en lien avec le temps de travail (primes, majorations, heures supplémentaires). Il est également possible de créer les emplois du temps des collaborateurs en quelques clics. Les solutions les plus avancées génèrent elles-mêmes les plannings de travail. Par ailleurs, les collaborateurs font leurs demandes de congés directement sur l'interface. 
• La gestion administrative du personnel. Le volet administratif de l'activité des services RH est lui aussi parfaitement couvert par le SIRH. Ce dernier facilite la gestion et la mise à jour des dossiers du personnel (contrats de travail, visites médicales, notes de frais, prestations sociales comme celles de l'Assurance Maladie et les pensions complémentaires, etc.). 
• La gestion de l'humain (recrutement et évolution des carrières). Le Système d'Information des Ressources Humaines constitue également une aide précieuse sur le volet humain de la fonction RH : rédaction et diffusion des offres d'emploi, présélection de candidats, gestion de la formation, cette dernière étant optimisée s'il existe un interfaçage avec une plateforme de gestion de la formation. 

Quel est l'intérêt d'un SIRH en entreprise ?

L'intérêt premier d'un SIRH en entreprise est de disposer d'un outil complet, apte à couvrir un large éventail de procédures RH, pour ne pas dire la quasi-totalité d'entre elles, et ce grâce à une base de données centralisées répertoriant l'ensemble des informations liées aux salariés. Un Système d'Information des Ressources Humaines cible à la fois la productivité administrative, la conformité légale et la gestion du capital humain. C'est la qualité globale des missions RH qui s'en trouve impactée. 

Sur un plan plus général, l'utilisation d'un SIRH performant et évolutif s'impose de plus en plus dans un contexte de digitalisation des entreprises, marquée par l'appropriation de nouveaux outils tournés vers l'optimisation des process, l'augmentation de la productivité et le travail collaboratif. 

Les chiffres illustrent l'intérêt croissant des organisations pour les solutions SIRH. Une étude menée par Markess by Exaegis, société d'études et de conseil de référence sur le numérique, révèle ainsi que le marché français des logiciels et services numériques RH enregistre une croissance de 8% par an. 

Quels sont les avantages d'un logiciel Système d'information RH ? 

Les avantages d'un SIRH pour les équipes RH

Nous l'avons vu : l'un des apports essentiels d'un SIRH est l'automatisation de nombreuses tâches particulièrement chronophages. Il en résulte un gain de temps que les professionnels RH mettent à profit en se centrant sur des tâches à forte valeur ajoutée, par exemple en matière de stratégie pour renforcer l'excellence des collaborateurs et mieux répondre à leurs aspirations. 

Par ailleurs, en centralisant toute la data en lien avec la gestion du personnel de la société, le SIRH constitue une source d'informations riche d'enseignements. Il est possible d'obtenir des KPI (indicateurs de performance) éclairants sur le profil et la santé de l'entreprise : turnover, taux d'absentéisme, mais aussi égalité salariale entre les femmes et les hommes, etc..

En outre, la gestion des ressources humaines via un SIRH conduit à la mise en place de procédures balisées et sécurisées, au sein d'un environnement digital structuré. De même, l'activité gagne en homogénéité et en fluidité, puisque les informations portant sur le collaborateur, centralisées, sont automatiquement récupérées par diverses briques du logiciel. En d'autres termes, l'outil s'appuiera sur les mêmes données pour traiter aussi bien le volet formation du salarié que sa rémunération par exemple.

Ces avantages impactent favorablement les coûts administratifs. Gain de temps et réduction du risque d'erreur sont en effet gage d'une optimisation des processus.

Les avantages d'un SIRH pour les managers

Avec le SIRH, le manager dispose d'un outil de suivi optimal. En quelques clics, il accède aux demandes des membres de son équipe (congés, demandes d'entretien...), les valide ou les refuse. De plus, comme on l'a vu, la création de plannings s'avère particulièrement aisée. Le manager a donc une vue globale de l'activité du collaborateur ; il lui est d'ailleurs possible de lui assigner des formations. Il visualise enfin l'avancement des tâches et des projets. Résultat : un gain de temps notable ainsi qu'une meilleure analyse des performances, ce qui facilite la prise de décision. Le manager passe en outre plus de temps sur des missions stratégiques, en particulier la montée en compétences de son équipe.

Les avantages d'un SIRH pour les collaborateurs

Pour le collaborateur, l'utilisation d'un Système d'Information des Ressources Humaines est avant tout gage d'une plus grande autonomie et d'une responsabilisation quant à la gestion de son temps de travail et de son activité. Il planifie directement ses absences, communique ses notes de frais, modifie ses informations personnelles (naissance d'un enfant, déménagement...) et a accès à toutes les données le concernant (planning, fiche de paie...). Il agit directement sur son évolution professionnelle en transmettant ses demandes de formation par exemple. En conséquence, l'expérience collaborateur est optimisée. 

Quels sont les SIRH disponibles ? | Quelques exemples 

De nombreux acteurs du marché des SIRH offrent des solutions performantes. Parmi eux :

• Lucca. L'éditeur a conçu une  solution à la carte, composée de trois modules "piliers" centrés sur l'automatisation (gestion des données RH, suivi des congés et des arrêts de travail, suivi de performance) auxquels s'ajoutent des logiciels ciblés en fonction des besoins de l'entreprise.
• PeopleSpheres. Le concept : offrir un SIRH aligné sur les attentes spécifiques de chaque client. Comment ? En sélectionnant une série de logiciels RH, parmi plusieurs centaines de références, puis en les combinant afin de concevoir un outil unique. Objectif : créer une plateforme complète et unifiée. 
• Foederis. Cet éditeur fournit un SIRH modulaire visant à optimiser à la fois la gestion des talents et la gestion administrative.
• Eurecia. Le logiciel RH Eurecia a pour but d'offrir une solution tout-en-un et d'améliorer l'expérience collaborateur.
• Cegid. Spécialisé dans la transformation digitale des entreprises, Cegid propose un logiciel SIRH axé sur la gestion des talents (recrutement, compétences, formation). 
• Kammi. Le SIRH Kammi s'adresse aux PME et ETI qui cherchent à améliorer la gestion de leurs processus RH et administratifs.
• Sigma-RH. Cet éditeur a créé un SIRH intégrant cinq suites couvrant un vaste champ des activités et enjeux RH : gestion administrative, gestion des talents, gestion du temps, de la santé et des relations de travail.