5 Minutes de lecture
Incontestablement, la formation professionnelle et la montée en compétence continue des collaborateurs constituent de réels enjeux pour les entreprises. Dans ce contexte, force est de constater que le numérique est aujourd’hui une composante clé des dispositifs de formation. Mais au-delà des notions liées à la qualité des cursus, une autre donnée est fondamentale pour réussir ses campagnes : la gestion et le bon suivi des formations programmées. C’est en ce sens que les Learning Management Systems ou LMS sont stratégiques et désormais utilisées à très grande échelle, notamment par les ETI et les grands comptes qui gèrent de très larges volumes de formations.
L’importance d’industrialiser le processus de gestion de formation de bout en bout
Comme nous l’avons évoqué, la diffusion des formations au sein des équipes est une donnée incontournable qui nécessite d’être menée dans une démarche industrielle pour être couronnée de succès. Mais assurer une telle démarche est un processus particulièrement complexe qui oblige à recueillir de nombreuses données présentes à différents endroits au sein du système d’information de l’entreprise.
Ce point est un élément central qui doit être traité avec la plus grande attention pour que les campagnes se déroulent dans les meilleures conditions. C’est dans ce contexte que la notion d’interconnexion entre les plateformes LMS et le système d’information (SI) de l’entreprise est pertinente.
Connecter sa plateforme de LMS avec le Système d’information
À travers une telle approche, les équipes en charge de la gestion des formations pourront alors gagner en performance, en fluidité et en efficacité dans leurs différentes démarches opérationnelles. En effet, directement interfacées avec le système d’information de ressources humaines (SIRH), les plateformes LMS peuvent automatiquement récupérer de précieuses informations pour gérer et lancer efficacement des campagnes de formation digitale (informations sur les collaborateurs, gestion des arrivées et des départs, etc.).
De plus, l’interconnexion au SIRH est l’assurance de bénéficier de données fiables et toujours à jour.
Dans ce contexte, l’interconnexion aura notamment tout son sens dans différents cas d’usage. Si les annuaires d’entreprises occupent une place privilégiée dans le dispositif, les interconnexions ne se limitent pas à ces seuls environnements.
Ainsi, nous pourrions également évoquer d’autres composantes clés du système d’information parmi lesquelles nous pouvons notamment citer :
- les environnements de CRM,
- les applications de gestion développées en interne,
- les applications de classes virtuelles,
- les catalogues de formation,
- les outils de time tracking,
- les calendriers,
- l’Intranet.
On notera d’ailleurs sur ce dernier point que l’Intranet est consulté au quotidien par la majorité des collaborateurs et donc, qu’ajouter un lien vers l’espace de formation est d’une très grande pertinence. Pour aller plus loin, il est aussi possible de remonter les notifications de l’utilisateur dans la plateforme LMS directement dans l’Intranet. Enfin, il est particulièrement efficace d’intégrer les différentes actualités et informations publiées dans les plateformes LMS sur un fil d’actualité affiché au sein de l’espace intranet.
Interconnecter sa plateforme e-learning avec le SI d’un organisme de formation
Mais l’interconnexion ne se limite pas à connecter sa solution de LMS au système d’information de son entreprise. En effet, si l’interconnexion a de nombreuses vertus en connectant le LMS à son SI, elle offre également de très nombreux avantages pour les entreprises en se connectant avec le Système d’information des organismes de formation.
Par exemple, lors de l’achat d’une formation par une entreprise, les collaborateurs sont automatiquement « Onboardés » dans la campagne sans aucune manipulation complémentaire (l’attribution des licences est également gérée de manière automatique). L’apprenant se verra ainsi directement attribuer des sessions de formation à distance et pourra être notifié par mail (date de la formation, envoi des attestations de présence, etc.)
Cette approche permet de fiabiliser sa démarche de gestion de formation et de s’assurer que les budgets engagés sont parfaitement utilisés. Ici encore, les gains à court et long terme sont donc évidents et mettent en lumière l’intérêt de positionner la digitalisation de la formation comme un sujet stratégique.
Préparer son projet avec la plus grande attention
Au regard de l’ensemble des éléments évoqués précédemment, il apparaît donc que le volet technologique lié à l’utilisation d’un LMS occupe une place centrale dans la réussite opérationnelle de son projet de formation. En ce sens, il est important de réunir une série d’expertises complémentaires qui prennent en compte des aspects liés aussi bien aux Ressources Humaines, à la formation ou encore à l’informatique.
Il faudra donc mettre en place des sessions de travail régulières pour synchroniser les équipes et leur permettre d’avancer ensemble dans la bonne conduite de ce projet à plusieurs facettes. Chaque atelier devra être centré sur un point précis pour donner des résultats opérationnels rapides.
L’objectif est ici de concevoir une gouvernance et une organisation efficiente afin de permettre aux gestionnaires de formations de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée et de pouvoir gérer de larges campagnes de formation de manière industrielle.
On notera d’ailleurs à ce sujet que la notion d’expérience utilisateur pour les gestionnaires de formation est un point clé et doit également être étudié de près. L’objectif consiste donc à pouvoir piloter ses campagnes depuis un point central via des outils digitaux modernes et des représentations attractives.
À travers ces premiers éléments, il apparaît clairement que le sujet lié à l’interconnexion des environnements LMS se positionne comme une donnée centrale à intégrer dans son dispositif de formation. Ce faisant, il sera alors possible d’accéder à de réels gains opérationnels et de gagner en agilité dans la gestion de ses campagnes de formation.
Les équipes en charge du pilotage pourront ainsi travailler dans des conditions optimales et réduire fortement les temps traditionnellement nécessaires pour mener à bien leurs missions. Ce faisant, que cela soit à leur niveau comme à celui des collaborateurs formés, la qualité de service sera fortement améliorée. Au final, cela se traduira donc par une amélioration significative des bénéfices liés au lancement des plans de formation.
