Les meilleures pratiques pour animer une formation

Animer une formation : un enjeu de taille puisqu'en dépendent l'engagement des apprenants et la montée en compétences concrète de ces derniers. S'ajoute un défi pour le formateur : s'adapter aux nouvelles modalités pédagogiques. L'animation d'une formation en présentiel et l'animation d'une session d'apprentissage en distanciel comportent des différences qu'il faut détecter et prendre en compte dans ses pratiques. 

Comment y voir plus clair et bien cerner le rôle de l'animateur ? Comment choisir les méthodes adéquates, les bons outils et structurer l'animation d'une formation ? Rise Up vous apporte toutes les réponses dans cet article.

Animer une formation : définition

Que signifie concrètement animer une formation ?

Animer signifie "prendre en charge l'activité d'un groupe". La formation se définit elle comme l'acquisition d'un ensemble de connaissances et de savoir-faire. Par extension, animer une formation consiste à encadrer un public cible dans le but de leur transmettre une ou plusieurs compétences. L'animateur sélectionne les méthodes, les supports et les types d'activité qu'il estime les plus à même de contribuer à l'atteinte des objectifs. 

Le rôle de l'animateur

L'animation réussie d'une séance de formation suppose l'intégration et la participation active de tous les membres du groupe. Conserver l'attention de l'audience passe par une dynamique efficace, donc un déroulé pédagogique rythmé, bien mené et parfaitement adapté à la cible. L'animateur doit être capable de faciliter les relations entre les apprenants, de mobiliser son auditoire et de susciter une émulation saine. Pour cela, il a en charge de créer un environnement d'apprentissage serein et motivant, dans lequel chacun se sent suffisamment à l'aise pour intervenir.

Tout l'intérêt de l'animation d'une formation réside dans l'aptitude du formateur à favoriser la compréhension et l'assimilation des connaissances mais aussi à détecter les besoins individuels pour mieux y répondre. Ainsi, l'animateur joue à la fois un rôle de chef d'orchestre et de guide. C'est lui qui met en musique les différents éléments de la formation (ressources documentaires, outils, activités, évaluations) afin de conduire le processus d'apprentissage. C'est lui, aussi, qui accompagne pas à pas ses apprenants et s'assure qu'ils atteignent le niveau pédagogique visé.

Dans ce cadre, le formateur portera une attention particulière aux éléments suivants :

• Les techniques pédagogiques.
• Les outils interactifs, dans le cadre de la formation en ligne ou en blended learning.
• La gestion du temps.
• L'engagement des participants.

Animation d'une session de formation : les étapes clés

La préparation du cours

L'animation d'une action de formation commence (bien) avant de retrouver les apprenants en face à face. La première étape consiste en effet à parfaitement préparer la session. Quatre volets ici : la définition des objectifs de la formation, l'analyse des profils des apprenants, la conception du programme de cours et des évaluations, la préparation du matériel enfin.

Cette étape préparatoire est chronophage. Le formateur veillera donc à commencer à y travailler le plus tôt possible. Lors de cette phase, il prend soin d'éviter un écueil : le "copier-coller" d'un même cours lorsqu'il intervient exactement sur le sujet, mais face à deux audiences différentes. Dupliquer un contenu et des techniques d'animation : une pratique tentante... mais contre-productive. Elle peut mener à l'échec de la session de formation. En effet, le contexte de cours, en particulier le niveau, l'expérience et les attentes des apprenants, varie nécessairement d'un groupe à l'autre. L'un des points d'attention de l'intervenant est bien la cohérence, l'alignement entre le contenu qu'il délivre, la manière dont il le fait, et sa réception par les apprenants. 

L'ouverture de la session

Les premières minutes de la formation, lorsque l'animateur découvre les participants et s'adresse à eux pour la première fois : un moment capital. Celui-ci donne le ton, déclenche une dynamique (bonne... ou mauvaise) et pose le cadre de l'heure ou des heures qui suivront. Cette étape doit mettre les apprenants dans les conditions optimum pour suivre avec attention et motivation toute leur session de formation.

Ainsi, le formateur accueille les participants avec convivialité, présente clairement le programme, détaille son objectif et explique les règles de fonctionnement. Si le contexte le permet, l'animateur a tout intérêt à proposer une activité brise-glace, c'est-à-dire une activité ludique permettant de faire connaissance.

Le déroulement de la formation

L'animateur séquence la plage horaire dédiée à la séance de formation afin de créer du rythme. La transmission des savoirs (présentation et explication des notions) constitue l'ossature de la session. Autour de celle-ci, le formateur développe des animations destinées à mettre en pratique les concepts étudiés ; il place des temps de questions-réponses (avec questions ouvertes), invite les participants à s'engager en faisant part de leur analyse ou de leur expérience, etc.

Pour une assimilation des savoirs plus efficace, l'intervenant veille également à reformuler ses propos, à les récapituler et à les synthétiser. Les apprenants doivent avoir en tête, en permanence, le fil conducteur du cours. Autre problématique pour l'animateur : respecter le timing défini en amont, s'adapter si la session prend un tour imprévu ou sort du cadre préétabli (des tensions peuvent naître entre les participants par exemple).

La clôture de la session

En fin de session, le formateur effectue un bilan : rappel des points clés du cours, retour sur les objectifs initiaux et ouverture (proposition de ressources complémentaires, présentation d'autres formations en lien avec le sujet...). Il sollicite également un feedback des apprenants, à chaud mais aussi à froid. Quelques jours après la formation, l'animateur fait parvenir un questionnaire à tous les participants afin de recueillir leurs observations. Attention à ne pas négliger l'évaluation de la formation par les apprenants ! Leurs retours conduisent à une amélioration continue des sessions de formation.

Quelles sont les techniques d'animation pédagogique ?

Le formateur dispose d'un éventail de techniques d'animation visant à transmettre des savoirs, à engager les participants dans leur apprentissage mais aussi à enrichir le contenu du cours. Au-delà de l'exposé traditionnel des connaissances, via des diapositives PowerPoint notamment, le formateur sélectionnera une série de techniques adaptées au contexte et aux objectifs pédagogiques. Parmi elles, citons en particulier :

• Le storytelling : Imager ses propos, plonger l'audience dans une histoire, une ambiance particulière : une méthode particulièrement efficace pour capter l'attention et tenir les apprenants en haleine.
• L'étude de cas : Présenter et analyser un cas concret permet à l'audience de mieux comprendre une théorie ou une notion complexe.
• Le tour de table : Une méthode simple pour obtenir la contribution de tous et évaluer le niveau de compréhension de chacun.
• Le brainstorming : Après l'explication d'un concept (exemple : le community management), le formateur introduit une problématique (exemple : "Comment bien animer la page Facebook d'une chaîne hôtelière ?") et invite les participants à échanger leurs idées en les argumentant.
• La simulation interactive :  L'idée est de pousser les apprenants à l'action en les plaçant dans des situations qu'ils retrouveront potentiellement dans leur quotidien professionnel. Il peut s'agir d'une négociation, de la gestion d'un conflit ou encore de la conduite d'un entretien.
• Le serious game ("jeu sérieux") : Le participant s'immerge dans un univers virtuel et réalise des tâches (qu'il peut répéter jusqu'à ce qu'il les effectue correctement).
• Le mind mapping (cartes mentales) : Cette technique permet d'organiser les idées de manière visuelle.
• L'atelier de groupe : Plusieurs méthodes existent : atelier créatif (exemple : création d'un poster ou d'un collage), 1-2-4-Tous (les apprenants réfléchissent seuls, puis partagent leurs réflexions en binômes, puis en groupes de quatre, avant une restitution devant la totalité de l'audience), récapitulatif collaboratif (les participants élaborent ensemble la synthèse de la formation). 
• Le plan d'action individuel : À l'issue de la session, chaque apprenant établit une feuille de route et des objectifs personnels afin de mettre en application les savoirs nouvellement acquis. 

Comment animer une séance ou un atelier de formation pour adulte en présentiel ?

Malgré la hausse continue des dispositifs de formation numériques, la formation en présentiel résiste ! Mieux : elle constitue la modalité la plus appréciée des apprenants. Ainsi, 84 % d'entre eux jugent les sessions en salle efficaces. En outre, 17 % des formateurs se fixent comme priorité d'optimiser leurs pratiques de conception et d'animation du présentiel. Cette méthode d'enseignement a donc des atouts à faire valoir.

Les principaux axes de travail

Il convient d'exploiter des axes de travail spécifiques, que l'on ne peut retrouver dans le cadre d'une formation en e-learning : 

• La préparation de la salle. Objectif : favoriser une ambiance conviviale et participative. Cela passe par une réflexion sur la disposition des tables et des chaises, la lumière, voire sur la musique si le contexte s'y prête.
• Le matériel pédagogique. Le formateur a la possibilité d'utiliser du matériel didactique "physique", comme des jeux, des cartes, en plus du paperboard et du vidéoprojecteur.
• La spontanéité des échanges. La vraie force du présentiel : le lien créé entre les apprenants mais aussi entre les apprenants et le formateur. En posant un cadre souple, ouvert sur les contributions de tous et s'appuyant sur l'interactivité, le formateur laisse toute sa place à des discussions spontanées, à l'expression immédiate d'idées ou de suggestions. Tout cela vient enrichir le cours et engager les apprenants.
• Capitaliser sur les moments de pause. Un participant qui suit sa formation en ligne profitera de sa pause... seul. Lors d'une session en présentiel, les apprenants ont la possibilité de mieux se connaître, de poursuivre leurs échanges de manière informelle et de discuter avec leur formateur. Ce dernier a donc intérêt à intégrer ces moments dans sa stratégie d'animation. D'une conversation informelle peuvent en effet naître des idées brillantes. En outre, le lien entre les stagiaires se resserre. Ces derniers sont donc de plus en plus à l'aise pour intervenir lors du cours.

L'importance de la dynamique de groupe

Lors d'une formation en salle, l'animateur a la capacité d'analyser la dynamique du groupe en temps réel et d'ajuster le déroulement de la formation si nécessaire. Une entreprise beaucoup plus difficile à mener lorsque l'on anime une session à distance. Le formateur se servira de cet atout du présentiel pour "coller" en permanence aux besoins de son audience. Il veillera en outre à observer les signaux non verbaux émis par les participants : gestes, expressions du visage, position des mains, posture... Cela donne des indications sur l'attention que le public porte à ses propos ou sur l'éventuel décrochage d'un apprenant par exemple.

Comment bien animer une session de formation professionnelle à distance ?

Comment créer une dynamique de groupe, impliquer tous les participants et s'assurer qu'ils comprennent l'enseignement qui leur est transmis ? Voilà tout le défi de l'animation d'une formation en distanciel. Un défi pas toujours réussi... Ainsi, seuls 63 % des apprenants estiment que la classe virtuelle constitue une modalité d'apprentissage efficace. Les sessions en présentiel et l'apprentissage en e-learning sont jugés plus pertinents en termes d'acquisition de compétences. Pour les formateurs, il reste donc une marge de progression importante concernant l'animation de formations synchrones sur support numérique.

Les points d'attention prioritaires

La problématique numéro 1 à solutionner dans le cadre de la formation en distanciel : la coupure géographique entre les individus. Les formateurs se tournent alors vers un certain nombre d'outils numériques propres à contrecarrer l'isolement des apprenants. Reste qu'il faut parfaitement les connaître (l'offre est pléthorique) et bien les sélectionner. Dans la plupart des cas, l'idéal est de se tourner vers un outil polyvalent, doté de fonctionnalités interactives faciles à prendre en main. Des solutions de visioconférence telles que Zoom et Teams répondent à ce cahier des charges. Création de sous-groupes pour mener des ateliers, fonctionnalités de sondages et de partage d'écran, messagerie instantanée : autant d'éléments désormais indispensable pour animer une formation en ligne. 

L'utilisation de la vidéoconférence ne suffit toutefois pas à créer du lien et à "embarquer" l'ensemble de l'auditoire du début à la fin de la formation. Une animation efficace suppose de multiplier les activités (tout en gardant un fil conducteur dans le déroulé de la formation). Et ce à l'aide d'outils dédiés, comme les tableaux blancs collaboratifs et les supports de jeux interactifs.

Le formateur doit insuffler du rythme, susciter les réactions et les questionnements. Il lui faut également être synthétique, aller droit au but tout en fournissant les informations suffisantes. En effet, en ligne, l'attention des apprenants s'épuise plus vite. Il convient donc de prévoir des sessions plus courtes qu'en présentiel. De même, de brèves pauses seront ménagées tout au long de la séance de formation.

Autre point d'attention : la technique ! Il apparaît indispensable de tester son matériel ainsi que les outils collaboratifs avant d'ouvrir la session. Le formateur prendra également soin de préparer des ressources spécifiques à la lecture en ligne : documents visuels avec des contenus synthétiques, supports d'activités interactives, fichiers collaboratifs...

Visioconférence avec Zoom et classe virtuelle : les différences

La visioconférence se prête à une formation synchrone relativement informelle, de type présentation interactive et webinaire. Les échanges sont presque constants via la fonctionnalité tchat : au cours de la présentation, les participants interviennent pour partager leurs remarques, poser des questions ou répondre à celles de l'intervenant.

Concevoir une classe virtuelle a pour but de recréer un environnement d'apprentissage complet, repris de la salle de cours. Elle est donc souvent plus structurée, avec une transmission des savoirs descendante et des temps d'interaction parfaitement bornés. Ajoutons que ce type de formation intervient souvent dans le cadre d'un parcours d'apprentissage plus large, incluant d'autres modalités pédagogiques, comme l'e-learning et le présentiel. 

Nous en venons à une problématique centrale actuellement : la création et l'animation de parcours de formation hybrides, ou blended learning. Dans le cadre de la formation professionnelle, un programme se conçoit de plus en plus comme un assemblage de "briques", chacune ayant un rôle différent et complémentaire des autres. Présentiel, modules e-learning, classe virtuelle, visioconférence... : le formateur déploie des méthodes et techniques spécifiques pour animer chaque type de sessions et mieux accompagner les apprenants. Pour lui faciliter la tâche, l'utilisation d'un LMS (Learning Management System) tel que Rise Up reste incontournable. Plateforme de gestion de la formation complète, elle centralise l'ensemble des données et permet de créer des parcours hybrides très simplement. 

Synthèse des bonnes pratiques et conseils en animation de formation

L'animation d'une formation repose sur six piliers, représentés par six verbes d'action :

• Assigner un objectif pédagogique clair à l'action de formation. 
• Structurer la session en différents temps pédagogiques. L'idée : suivre un fil conducteur qui mènera de manière fluide à l'objectif visé. 
• Faciliter les échanges au sein du groupe. L'animateur doit veiller à la participation de tous. La formation s'enrichit via les échanges et le partage d'expériences. En somme, il s'agit de capitaliser sur la diversité et la richesse des profils composant l'audience. 
• Utiliser des méthodes variées et complémentaires. Le but : capter et maintenir l'attention des apprenants jusqu'à la fin de la session. Favoriser leur implication et leur concentration passe par un mix judicieux entre cours pur et différents types d'activités. Ateliers en petits groupes, jeux de rôles, études de cas et exercices pratiques : quelques exemples d'animations à utiliser.
• Adapter le contenu et le rythme au profil des apprenants. Ne laisser aucun apprenant "sur le côté" : un défi majeur pour le formateur. Parfois, celui-ci se retrouve en effet face à un public hétérogène. À lui, dès lors, d'ajuster son discours et ses ressources pour apporter une réponse pertinente à chacun des apprenants. La qualité de l'animation d'une formation se lit bien souvent dans cette compétence dont fait preuve, ou pas, le formateur : la capacité d'adaptation.
• Créer un climat favorable à l'apprentissage. Ici, ce sont les valeurs et les lignes de conduite dont il s'agit. D'entrée de jeu, l'animateur pose les règles et les "codes" : respect mutuel, ouverture d'esprit, possibilité d'expérimenter et de se tromper, etc.

La méthode SAVI : un aide-mémoire indispensable

Un moyen très simple de garder en tête ses missions prioritaires lorsque l'on anime une formation : utiliser la méthode SAVI. Quatre lettres qui résument les aspects de l'animation à privilégier pour maximiser l'engagement apprenant.

• S pour Sécurisation. Il s'agit de mettre les participants à l'aise et en confiance dès le démarrage de la session de formation.
• A pour Acteur. Le formateur n'est pas le seul à parler. L'audience est active. Il convient d'encourager la prise de parole et les discussions.
• V pour Valorisation. Le message : chaque idée et chaque observation sont les bienvenues, car elles enrichissent le cours.
• I pour Implication. C'est la conséquence naturelle des trois actions précédentes. Un apprenant qui se sent en sécurité, actif et valorisé s'impliquera automatiquement dans son apprentissage.

Cette méthode d'animation s'applique à tous les types de formation : présentiel, distanciel, hybride. Recourir à ces quatre lettres doit donc devenir un réflexe !

Source des statistiques : Baromètre ISTF - Les chiffres clés du digital learning 2024