Comment bien préparer une réunion ? Méthodes et exemples

Préparer une réunion en entreprise : un exercice minutieux qui exige une méthodologie précise. En outre, selon qu'il s'agisse d'une réunion de travail, d'une réunion d'équipe ou encore d'une réunion commerciale, la préparation se focalise sur des problématiques différentes. Dans tous les cas, ce temps d'organisation en amont est à prendre particulièrement au sérieux.

En jeu : l'engagement collaborateur et l'efficacité de la réunion. L'avancement fluide d'un projet de manière fluide, l'adhésion à un changement, le lancement réussi d'un produit, la cohésion d'un groupe... : les résultats attendus d'une réunion dépendent en grande partie de la qualité de sa préparation. Rise Up vous dévoile les bonnes pratiques ainsi qu'une méthode claire pour préparer une réunion dans les meilleures conditions. 

Préparation et conduite d'une réunion professionnelle : les enjeux

Quel collaborateur ne s'est jamais plaint d'une réunion excessivement longue ou d'un trop grand nombre de rencontres de ce type au cours de sa semaine de travail ? Organiser une réunion constitue parfois un réflexe lorsque l'on doit aborder un sujet en groupe. Le premier enjeu de la préparation et de la conduite d'une réunion est donc là : s'assurer de sa pertinence. Autrement dit, un objectif clair, un ordre du jour concret, logique et structuré, ainsi qu'une audience cohérente apparaissent comme primordiaux. Les collaborateurs conviés doivent posséder les compétences en lien avec la problématique abordée et être directement concernés par le sujet. Un temps collectif non nécessaire conduit à une lassitude, un désengagement des participants, un sentiment de perte de temps, une frustration et un manque de résultats concrets.

Autre enjeu clé : l'utilisation de l'énergie collective, de la dynamique de groupe, qui seules peuvent mobiliser les collaborateurs et déboucher sur une réunion constructive et porteuse de sens. Cet aspect en implique d'autres : une bonne gestion du temps, une habileté à mener un débat sans qu'il y ait conflit et la capacité à faire émerger une décision collective. Autrement dit, une réunion efficace passe par une excellente préparation mais aussi par une excellente animation.

Comment organiser une réunion en entreprise ? Principes et exemple

Méthodologie

L'organisation d'une réunion représente l'un des éléments clés de la préparation plus globale de la rencontre. Il s'agit ici de se focaliser sur les aspects administratifs et logistiques. Suivre une méthodologie étape par étape, en s'appuyant sur une check-list, constitue un excellent moyen de bien organiser ce temps collectif. Cette check-list contient les points suivants :

• Définir l'objectif de la réunion.
• Déterminer l'ordre du jour en allouant une durée précise à chaque thème abordé.
• Sélectionner les participants.
• Répartir des rôles si nécessaire.
• Fixer une date, une plage horaire, le format (présentiel ou distanciel) et un lieu le cas échéant.
• Lister les outils et le matériel nécessaires, puis s'assurer de leur disponibilité. 

Une fois cette première partie du travail réalisée, l'organisateur entre dans une phase plus opérationnelle. Il s'acquitte ou délègue un certain nombre de tâches, principalement : la vérification des disponibilités des participants, l'envoi des invitations, la réservation de la salle en cas de réunion en présentiel, la préparation du matériel ou des outils collaboratifs, les relances éventuelles en cas de non réponse de certains collaborateurs.

Exemple

Prenons l'exemple d'une réunion de lancement de projet, ou kick-off meeting. Cette rencontre a pour objet le développement d'une nouvelle application mobile pour les clients d'une société e-commerce. 

• Objectif de la réunion : présenter le projet, aligner toutes les équipes sur la vision, le périmètre, les attentes et les livrables. Cela inclut la répartition des rôles et des responsabilités de chaque équipe, l'élaboration d'un calendrier de travail et des étapes clés du projet ainsi que l'identification des ressources nécessaires et des risques potentiels.
• Participants : directeur de projet, chef de produit, développeurs, designers UX/UI, responsable marketing, manager de l'équipe support client.
• Date, plage horaire, format, lieu : 30 octobre, de 9h à 11h, format hybride, salle de conférences pour les collaborateurs présents, participation via Zoom pour les invités travaillant depuis l'étranger.
• Ordre du jour : 9h - 9h10 : introduction par le directeur de projet, 9h10 - 9h30 : présentation de l'application mobile par le chef de produit, 9h30 - 10h15 : tour de table afin d'étudier tous les aspects du produit, 10h15 - 10h30 : élaboration du calendrier, 10h30 - 10h55 : identification des ressources (budget, personnel, outils) et des risques, 10h55 - 11h : récapitulatif des décisions prises.
• Outils : présentations PowerPoint, outil de visioconférence Zoom, documents et informations en lien avec le projet partagés via une application de gestion de projet (Trello, Asana...). 

Les autres composantes de la préparation d'une réunion

En parallèle, l'organisateur veillera à aborder les autres volets de la préparation de la réunion : le contenu et le déroulement. On passe donc de la forme au fond. L'animateur détermine ce qu'il attend de la réunion, quelle doit être son issue. Il collecte les informations nécessaires, prépare son intervention en dressant des fiches par exemple, élabore des supports de présentation si besoin. En outre, il analyse l'audience conviée : il anticipe les attentes, les réactions et les questions, prévoit d'ajuster son discours en fonction du profil des collaborateurs. Enfin, l'organisateur inclut des temps d'échanges à des moments-clés de la réunion. Un travail collaboratif efficace est bien souvent un marqueur d'une réunion réussie. 

Comment préparer une réunion de travail ?

Une réunion de travail se caractérise par la précision de son périmètre : la rencontre se focalise sur une tâche ou un projet spécifique. C'est un type de réunions à vocation opérationnelle, qui a pour but l'avancement concret d'un travail : avancement des travaux, validation de livrables, répartition de nouvelles actions, résolution d'un problème technique, planification de tests utilisateurs... Ce temps collectif rassemble des participants directement impliqués dans la mission en cours et se caractérise par un haut niveau de collaboration. Le chef de projet orchestre généralement une réunion de travail.

Dans ce cadre, chaque partie prenante préparera minutieusement la réunion. Par exemple, si le projet est en lien avec le digital, les développeurs identifieront les défis techniques potentiels et les designers UX/UI prépareront plusieurs maquettes d'écran. Au cœur d'une réunion de travail : le tour de table et les échanges. L'organisateur veillera donc à allouer un temps de parole suffisant à chaque intervenant et à laisser une place importante aux discussions. Objectif : déboucher sur des décisions collégiales directement applicables. 

Comment préparer une réunion d'équipe ?

Préparer une réunion d'équipe se distingue de la préparation d'une réunion de travail car l'objectif est différent. Ici, les aspects opérationnels et pratiques laissent la place à l'information et à la stratégie. Une réunion d'équipe a par exemple pour but d'établir le bilan d'une action, de communiquer sur une décision stratégique, de motiver une équipe ou encore d'informer sur l'arrivée d'un salarié. L'intérêt premier est d'apporter le même niveau d'information à tous les membres de l'équipe et, bien souvent, de renforcer la cohésion du groupe et de coordonner les efforts des collaborateurs.

Lors de la préparation, l'organisateur portera une attention particulière à sa manière de communiquer. Le ton est généralement plus formel que lors d'une réunion de travail. Selon le type d'informations à délivrer, il s'assurera d'être pédagogique, synthétique, rassurant, optimiste, etc.. Il se montrera à l'écoute et devra endosser un rôle de leader. Même si la réunion d'équipe n'a pas forcément vocation à aboutir à des décisions collectives et opérationnelles, l'animateur prévoira bien sûr une plage horaire dédiée aux échanges.

Dans le contexte d'une réunion d'équipe, les soft skills d'un bon manager entrent en jeu : communication, intelligence émotionnelle, écoute active, empathie, leadership, personnalité capable d'apporter une vision et de souder un groupe, gestion des conflits. 

Comment préparer une réunion commerciale ?

Les objectifs prioritaires d'une réunion commerciale : analyser les résultats de la force de vente, fixer des objectifs de chiffre d'affaires, aligner les équipes sur une stratégie commerciale, préparer des actions commerciales saisonnières... En un mot, ce type de réunions a généralement pour finalité l'optimisation des performances commerciales de l'organisation.

Au-delà des rendez-vous collectifs en interne, la réunion commerciale prend d'autres formes : réunion de négociation, réunion de suivi client, réunion post-vente avec un client... Elle inclut donc parfois des participants extérieurs à l'entreprise (partenaires, clients, fournisseurs...), ce qui la rend potentiellement plus complexe à préparer. Le choix des participants ainsi que la fixation d'une date et d'un horaire doivent être réalisés au plus tôt. 

Par ailleurs, ces réunions associent des intérêts parfois divergents et peuvent conduire à des tensions et des frustrations. Un directeur commercial mettant une pression excessive sur ses équipes car les résultats ne sont pas aussi bons que prévu, un terrain d'entente difficile à trouver lors d'une négociation sur des prix ou sur des conditions de vente, un manager faisant face à des commerciaux dont les niveaux de performance sont hétérogènes : autant de situations délicates à gérer. La préparation de la réunion se focalisera en conséquence sur l'anticipation des points de friction et les "dérives" possibles. Il faudra prévoir des stratégies pour éviter les conflits et se montrer suffisamment souple pour maintenir une cohésion et obtenir des résultats concrets. 

Autre difficulté à prendre en compte : la collecte et l'analyse des informations. Une réunion commerciale productive s'appuie sur de nombreuses données, issues du marketing, des ventes et de la gestion de la relation client. L'initiateur de la rencontre prévoira donc un temps suffisant pour synthétiser les informations et en dégager les lignes de force. 

Bien préparer une réunion importante ? Les points à retenir

Bien préparer une réunion importante consiste à étudier en amont le fond et la forme de la rencontre puis à mener des actions concrètes en conséquence. Selon le type de réunions, l'organisateur se focalisera plus sur certains points que sur d'autres. Voici les principales tâches à réaliser :

• Identifier le type d'objectif : dresser un bilan, résoudre un problème, brainstormer, partager une vision...
• Définir un sujet précis et un fil conducteur. 
• Construire l'ordre du jour.
• Choisir les personnes invitées.
• Sélectionner une date en fonction de la disponibilité des participants.
• Choisir le format et, le cas échéant, le lieu de la réunion. 
• Choisir son style d'animation.
• Sélectionner les supports de présentation et les autres outils : tableau blanc, paperboard, écran, outils digitaux dans le cadre d'une réunion à distance...
• Visualiser le début de la réunion puis son déroulement et répondre à ces questions : Quel ton adopter ? Comment assurer une participation active des collaborateurs ? Comment susciter puis contrôler les échanges d'idées et de points de vue dans un climat de confiance ?
• Anticiper la suite : élaboration du compte-rendu de réunion, mise en place d'un plan d'action à l'issue de la rencontre.

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