Centralisation des données : un levier stratégique pour la performance de l'entreprise

La centralisation des données : un enjeu de taille pour les organisations à l'heure du big data. Entreprises individuelles, start-up, PME, multinationales... : toutes les structures sont concernées. La gestion des données en lien avec la main-d'œuvre, avec les ventes (données d'achat remontées par les équipes commerciales par exemple) mais aussi en lien avec les flux de travail, notamment par le biais des applications cloud, constitue un champ d'activité souvent insuffisamment exploité par les organisations. Or, la centralisation de l'information présente des avantages clés, notamment en matière d'efficacité opérationnelle, de prise de décision mais aussi sur des plans techniques (sécurité et intégrité des données) et légaux (confidentialité et conformité aux normes en vigueur, comme le RGPD).

Que recouvre exactement la centralisation des données ? Quelle méthode utiliser pour une mise en place efficace de la centralisation des informations ? Quels bénéfices pratiques l'entreprise peut-elle tirer du stockage des données sur une plateforme unique ? Rise Up fait le point ! 

Qu'est-ce que la centralisation des données en entreprise ?

La centralisation des données en entreprise consiste à regrouper l'ensemble de la data en lien avec la main-d'œuvre, l'activité et les processus métier sur un seul et même support. Ce système de stockage est constamment mis à jour.

Centralisation des données : les différentes sources exploitées (internet, ERP, produits...)

L'information provient de tous les canaux possibles : 

• Données marketing et de vente : tickets de caisse, cartes de fidélité, données de navigation sur le site web de la marque, e-mails sortants, informations provenant du logiciel CRM (gestion de la relation client)....
• Données issues des solutions logicielles du parc informatique (au-delà de l'outil CRM) : SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines), LMS (Learning Management System)...
• Données en lien avec l'ERP (solution cloud de planification des ressources d'entreprise qui assure une gestion intégrée des processus et des applications métier).
• Données externes.

Quelle est la définition du mot centralisation ?

La centralisation correspond à l'action de centraliser, c'est-à-dire à l'action de réunir en un même lieu ce qui vient de divers côtés (dictionnaire Larousse). Dans le cas de la centralisation des données en entreprise, ce lieu prend la forme d'une base de données. Il s'agit donc de rassembler des informations de manière dématérialisée, et ce même si la source primaire ne provient pas d'internet ou de fichiers informatiques (exemples : appels sortants, visites magasin...).  

Gouvernance des données : centralisation vs décentralisation

Techniquement, le modèle centralisé fait référence au regroupement et à l'accès des données dans un fichier maître unique, en général un Master Data Management (MDM), qui vient "chapeauter" l'organisation de l'entreprise. Autrement dit, toutes les informations de la société se trouvent dans un référentiel unique. Lorsque l'entreprise possède des filiales, toute la data est remontée au siège, qui centralise les structures informatiques.

Il existe toutefois un deuxième modèle dans le cadre de la gouvernance des données : le modèle décentralisé. Celui-ci concerne particulièrement les grandes entreprises au sein desquelles s'agrègent différentes business units et filiales, parfois dans différents pays. Celles-ci sont autonomes dans la gestion du stockage et de l'accès à leurs données, bien que des normes communes à l'ensemble du groupe doivent être respectées. Ce modèle est en quelque sorte hybride : les données sont centralisées à une petite échelle (au niveau d'une filiale par exemple) tout en restant indépendantes des autres données de l'entreprise.

Pourquoi est-il important de centraliser l'information ?

Une meilleure gestion pour la prise de décision

Un outil de centralisation de l'information facilite naturellement la gestion des données. Les décisionnaires au sein d'une PME ou de toute autre structure disposent d'une vision globale des ressources produites par l'entreprise et son écosystème. Mises à jour en temps réel, nettoyées (suppression automatique des doublons), organisées, cataloguées, les données sont bien plus faciles à traiter par les différents services de l'organisation. 

Une étude du groupe Capgemini, leader mondial du conseil et de la transformation numérique, se révèle particulièrement éclairante. "Les entreprises qui maîtrisent l’utilisation de leurs données enregistrent des performances financières nettement supérieures aux autres, réalisant plus de 70 % de gain de revenus par salarié et 22 % en termes de rentabilité", souligne le rapport.

Le constat est clair : les entreprises qui exploitent et valorisent leurs données de façon optimale augmentent leur efficacité opérationnelle. 

Une fiabilité des données accrue

D'après l'enquête menée par Capgemini, 20 % des dirigeants seulement ont confiance dans leurs données. Raison principale de cette défiance presque généralisée : la mauvaise qualité des données. Or, centraliser les données sur une plateforme unique permet de les fiabiliser. Complétées et corrigées en continu, rationalisées et standardisées, les informations sont directement exploitables, qu'il s'agisse de données d'achat, de données concernant la main-d'œuvre ou encore de données métiers. 

Un renforcement de la sécurité des données

La centralisation des données mène à un meilleur contrôle de celles-ci et amoindrit le risque de perte d'informations. Il est bien plus aisé de garder une maîtrise du devenir de la data et une vue d'ensemble sur cette dernière lorsqu'elle se trouve au même endroit. De plus, le déploiement des technologies nécessaires à la sécurisation et à la protection des données concerne un nombre d'espaces de stockage réduit. 

Une communication facilitée

Unifier les données, c'est également faciliter la communication entre les différents départements d'une PME ou de toute autre organisation. En effet, les applications et outils utilisés par les collaborateurs sont désormais liés les uns aux autres, avec une transmission de l'information fluide et en temps réel. Les employés gagnent donc en rapidité dans leurs échanges et les messages circulant d'un service à l'autre sont plus qualitatifs car ils s'appuient sur des données complètes et à jour. En d'autres termes, la centralisation des données permet de casser les silos et de favoriser une collaboration optimale entre les collaborateurs.

Quel est le rôle de la centralisation des données ?

Décloisonner, structurer et exploiter les données qu'elle reçoit de son écosystème conditionnent les capacités de l'entreprise à se développer et à s'adapter aux défis d'aujourd'hui et de demain, dans un monde marqué par un impact croissant de la data. Pour parvenir à prendre le contrôle sur les multiples flux d'informations qui lui parviennent en continu et, au-delà, pour en tirer tous les bénéfices possibles, l'organisation doit réfléchir à sa vision stratégique et la décliner en objectifs. Quels sont les objectifs prioritaires de la gestion des données ? Quels métiers sont concernés ? Comment aligner stratégie d'analyse des données et stratégie commerciale ? Comment encourager une culture orientée donnée ? Telles sont les questions à se poser.

Parmi les objectifs concrets en lien avec le traitement de la donnée, citons :

• Obtenir une connaissance à 360° des clients, en reliant données online et offline.
• Toucher de nouveaux prospects.
• Augmenter les revenus.

Quels sont les avantages de la gestion centralisée des données ?

Un boost de la productivité

Une communication plus fluide, un accès aux données facilité, une meilleure visibilité de la data : mécaniquement, cela conduit à une productivité accrue des collaborateurs. Passer sans cesse d'une application à l'autre, consulter une multitude de fichiers : autant d'actions qui font perdre du temps et entravent l'analyse des informations. Une gestion centralisée permet d'éviter ces difficultés.

Une diminution des coûts

Grâce à la centralisation des données, l'utilisation du parc informatique et des serveurs de l'entreprise est rationalisée et mieux structurée. Les dépenses en termes d'achat et de maintenance diminuent. En outre, l'entreprise se montre plus agile et réactive, ce qui conduit à réduire encore les frais de maintenance.

Une prise de décisions stratégiques pertinente

Le pilotage de la donnée sous-tend la qualité des décisions stratégiques de l'entreprise. La masse d'informations dont cette dernière dispose doit être facilement accessible, compréhensible, fiable et actualisée pour être exploitable rapidement et, surtout, efficacement. C'est bien tout cela qu'apporte la centralisation des données, celles-ci étant regroupées et organisées de manière homogène sur un seul support. À partir de là, il est plus facile de déployer une politique et une stratégie à l'échelle des métiers et des filiales. La mise en place d'indicateurs de performance se fait de manière plus naturelle grâce à l'interconnexion de la plateforme de gestion de la data et des applications de business intelligence.

Un avantage concurrentiel

Maîtriser la donnée procure indéniablement un avantage concurrentiel. Savoir manier toute l'information reçue par l'entreprise, c'est être capable, grâce au soutien des technologies appropriées, de réaliser des analyses prédictives, c'est-à-dire de bâtir des scénarios réalistes pouvant se produire à l'avenir. Exploiter la richesse de ses données, c'est aussi réaliser une approche prescriptive. Il s'agit ici de dégager des mesures à prendre et d'analyser les interactions entre elles afin d'en comprendre l'incidence sur les résultats de l'entreprise. 

Un facilitateur pour le partage d'informations

Le travail en équipes ainsi que le transfert des informations à tous les niveaux de l'entreprise se trouvent facilités dès lors que les données sont unifiées et les dossiers accessibles simplement. Via le cloud, cette accessibilité se renforce encore puisqu'il est possible de consulter et de traiter les informations depuis n'importe quel endroit, à tout moment. Les points de friction sont éliminés. Résultat : un travail qui gagne en efficacité et des décisions prises plus rapidement.

Un renforcement de la conformité RGPD

Enfin, la centralisation des données simplifie la gestion de la conformité RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). "Le RGPD impose au responsable de traitement de tenir un registre listant les traitements de données. Il vous permet d’avoir une vision claire et globale des activités [...] qui nécessitent la collecte et le traitement de données personnelles", rappelle la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés). Disposer d'une plateforme dédiée au stockage et au traitement des données apporte une aide précieuse quant au respect de cette obligation réglementaire, notamment en termes de contrôle et de sécurisation de la data. 

Comment centraliser des bases de données informatiques ?

Selon l'étude de Capgemini précédemment citée, 40 % des organisations seulement se montrent capables d’exploiter la data de façon optimale. Au total, "seule une organisation sur six peut être considérée comme « maîtrisant la donnée » sur la base de plusieurs facteurs tels que les outils et les technologies nécessaires à son utilisation et son exploitation tout comme la vision, la gouvernance, les compétences et la culture appropriées", relève le rapport. Les entreprises ont donc des progrès conséquents à réaliser pour parvenir à centraliser correctement leurs bases de données informatiques.

Comment doivent-elles s'y prendre ? Il convient tout d'abord d'adopter une vision cross canal, en mettant en place les outils et processus nécessaires pour collecter des données de nature très diverses. Ces dernières peuvent être issues du web mais aussi de visites en magasin, de conversations téléphoniques ou d'applications et logiciels divers, comme on l'a vu. 

Une fois toutes les sources de données identifiées, il est pertinent de réaliser un état des lieux des besoins et des objectifs. Ce travail conduit à hiérarchiser et organiser la data. Il faut ensuite passer à la concrétisation technique. À ce titre, l'utilisation d'un Master Data Management (MDM), dont nous avons parlé précédemment, semble judicieux. En effet, cet ensemble d'outils est dédié à la création d'un référentiel des données de l'entreprise. Notons pour terminer qu'il est capital de veiller à la compatibilité entre le MDM et les applications et logiciels métiers de l'entreprise.