LMS : le guide du Learning Management System

Le baromètre du digital learning 2023 publié par l’ISTF révèle que les entreprises optent de plus en plus pour une offre de formation majoritairement distancielle (+ 10 points en un an). Quant au blended learning, qui associe présentiel et distanciel, il s’agit tout simplement de la formule adoptée en priorité par les organisations. Autrement dit, le boom de la formation en ligne se pérennise au-delà de la crise sanitaire. Elle est désormais ancrée dans les habitudes d’apprentissage et s’améliore constamment pour gagner en efficacité.

Ces changements s’appuient sur les progrès techniques des plateformes de formation, en particulier les plateformes LMS (Learning Management System), indispensables à la mise en place de parcours 100 % digitaux ou mixtes.

Rise Up vous propose un guide complet pour une prise en main optimale du LMS et vous dévoile comment en tirer les meilleurs avantages pour votre entreprise.

Sommaire 

Qu'est-ce qu'un LMS ?

LMS (Learning Management System) : définition 

Comment un LMS fonctionne-t-il ? 

Qui utilise une plateforme LMS ?

Pourquoi choisir un Learning Management System ? 

Les bénéfices d’un LMS pour les entreprises et les organismes de formation

Pour les apprenants, une expérience de formation améliorée 

Quelles modalités d’apprentissage un LMS offre-t-il ?

La force du LMS : une combinaison unique de modalités pédagogiques

Une plateforme parfaite pour le déploiement du e-learning
La création de parcours de formation facilitée

Intégration du LMS dans la Digital Workplace

Intégration du LMS Rise Up dans Microsoft Teams

Interconnexion entre le LMS et le Système d'Information (SI)

LMS et LCMS : quelles différences ?

Qu’est-ce qu’un LMS ?

LMS (Learning Management System) : définition

LMS est l’abréviation de Learning Management System. La traduction de LMS en français, Système de Gestion de l’Apprentissage, révèle l’intérêt de ce type de solution. Dans le détail, il s’agit d’un outil de gestion et d’accompagnement des parcours de formation, de leur création jusqu’aux évaluations et à la délivrance de certifications. Le LMS stocke également les contenus de formation (des contenus qui peuvent en outre être créés directement depuis l’outil). 

Sur un plan technique, un LMS désigne un logiciel grâce auquel fonctionne une plateforme de formation. Le LMS constitue un véritable écosystème, rassemblant non seulement l’ensemble des outils liés à la formation mais aussi toutes les personnes qui l’utilisent : apprenants, réunis en communautés, managers, tuteurs et formateurs, responsables de formation, équipes RH en charge de la gestion de la formation. Depuis un LMS, il est donc possible à la fois de piloter les actions de formation (côté administrateurs) et de suivre des formations (côté apprenants). Notons enfin qu’une plateforme LMS est évolutive et s’adapte aux besoins propres de chaque entreprise grâce à ses multiples fonctionnalités.

Comment un LMS fonctionne-t-il ?

L’ensemble du processus d’apprentissage est présent sur le LMS. Les collaborateurs se connectent pour suivre leurs sessions et visualiser leur progression. Quant aux administrateurs et formateurs, ils conçoivent les dispositifs de formation étape par étape via la plateforme et y suivent l’évolution des apprenants. 

Dans le détail, le Learning Management System permet de réaliser les actions suivantes :

• Gestion des inscriptions. Les administrateurs inscrivent un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs à une ou plusieurs formations. La procédure est en partie automatisée. Il est également possible d’ouvrir des périodes d’inscriptions (notamment pour les sessions en salle), dans ce cas les collaborateurs s’inscrivent eux-mêmes. Ces derniers ont également la liberté de s’inscrire aux formations en ligne selon leurs besoins. 
• Accès aux contenus de formation. Les formations 100 % digitales sont disponibles directement sur le LMS. Les utilisateurs trouvent également sur la plateforme des ressources complémentaires, sous différents formats (manuels, vidéos, extraits audio…). Ces dernières viennent enrichir des sessions en présentiel et/ou à distance.
• Suivi de l’évolution des apprenants. Le LMS recueille les données issues de la progression des collaborateurs puis établit des statistiques. Il est donc très facile pour les équipes RH de suivre l’évolution individuelle et globale en lien avec un parcours de formation.
• Évaluations. Tests en cours de formation, quiz mais aussi évaluations finales sont disponibles sur le Learning Management System. Les utilisateurs y accèdent depuis leur interface. 
• Délivrance de badges et de certifications. Le LMS centralise également les badges et les certifications délivrés aux apprenants. Ces derniers les conservent comme preuves de leur progression et de leur réussite.  
• Réalisation de feedbacks. Les collaborateurs ont la possibilité de remplir un questionnaire sur la plateforme et de l’envoyer automatiquement aux administrateurs. Objectif : délivrer un retour instructif aux équipes en charge de la formation professionnelle, en vue d’une amélioration des dispositifs.

Qui utilise une plateforme LMS ?

Les utilisateurs d’un Learning Management System se divisent en trois grands groupes : les administrateurs, les formateurs et les apprenants. Les administrateurs ont en charge le pilotage et la gestion de la plateforme. Installation, paramétrages, ouverture des accès aux apprenants, mises à jour, inscriptions et suivi administratif de l’apprenant constituent leurs principales tâches. 

Les chefs de projet formation et les formateurs s’occupent de toute la partie contenus et du suivi pédagogique. Concernant la création des formations digitales, deux solutions s’offrent à eux : concevoir les modules de formation directement sur la plateforme ou importer sur le LMS des contenus déjà créés. Les apprenants, de leur côté, disposent d’un tableau de bord réunissant toutes les informations en lien avec leurs formations. Ils peuvent également visualiser les formations en ligne disponibles, s’y inscrire et visionner les modules depuis la plateforme. Un éditeur de LMS tel que Rise Up accompagne les entreprises dans la prise en main et l’évolution de la plateforme.

Pourquoi choisir un Learning Management System ?

Les bénéfices d’un LMS pour les entreprises et les organismes de formation

À savoir avant tout : les plateformes LMS s’adaptent à toutes les tailles d’entreprise (TPE, PME, ETI, Grande Entreprise). Les organismes de formation ont également tout intérêt à faire l’acquisition d’un LMS, ce dernier étant capable de traiter de larges bases de données, donc un volume d’apprenants très important.

Réduction des coûts et gain de temps

Les deux bénéfices majeurs qu’apporte un LMS aux organisations : des économies substantielles sur le long terme ainsi qu’un gain de temps, parfois considérable, dans la gestion de la formation. 

Sur le premier point : se doter d’un Learning Management System implique un développement de la formation en ligne. Le corollaire : un besoin moindre en formations en présentiel, donc des réductions de frais notables (notamment sur la location de salles, les transports et l’hébergement). 

Sur le deuxième point : la gestion de l’ensemble du dispositif de formation est simplifiée et rationalisée. Le travail administratif s’accélère. Sur un seul et même outil se trouvent toutes les informations qui concernent les formations. Depuis l’interface, il suffit de naviguer d’une fonctionnalité à l’autre. De plus, l’administrateur automatise une partie des tâches répétitives : inscriptions (nous l’avons dit), envoi de notifications et d’alertes aux apprenants (exemple : relance des apprenants n’ayant pas terminé leur formation), etc. 

Suivi de l’apprenant et mesure du ROI plus efficaces

En outre, le suivi des apprenants et l’analyse des résultats des formations deviennent beaucoup plus aisés grâce à la data, immédiatement exploitable, fournie par la plateforme. Les équipes RH ont accès à des rapports statistiques synthétiques, clairs et personnalisés. Rapidement, elles sont en capacité de dresser un bilan à la fois individuel et collectif d’un parcours de formation. En cela, le LMS facilite la mesure du ROI (retour sur investissement), d’autant qu’il est possible d’intégrer le LMS à d’autres logiciels, comme les CRM, afin de rapprocher résultats de formation et résultats commerciaux. 

Personnalisation de l’outil

Un Learning Management System performant s’adapte à l’identité et aux besoins de l’organisation avec :

• une customisation de l’interface (intégration de la charte graphique par exemple) ; 
• des fonctionnalités souples et mises à jour régulièrement pour être ajustées à des problématiques spécifiques ;
• une marge de manœuvre laissée à l’administrateur. Ce dernier personnalise les questionnaires d’évaluation, gère les documents légaux, crée des groupes métiers en lien avec des formations dédiées, etc. ;
• la possibilité de créer ses propres contenus de formation.  

Pour les apprenants, une expérience de formation améliorée 

L’engagement apprenant, donc l’efficacité d’une formation et la montée en compétences qui en découlent, est étroitement lié à l’expérience d’apprentissage. Or, le but d’un LMS est précisément d’optimiser la qualité du vécu du collaborateur dans son environnement de formation. Que propose le Learning Management System pour atteindre cet objectif ? 

Une appropriation rapide de l’outil

Le LMS se veut tout d’abord un outil ergonomique, intuitif, facile d’accès et simple d’utilisation. La prise en main s’effectue très vite. Cela est vrai pour les administrateurs mais également pour les apprenants. Ces derniers se connectent à une interface agréable et claire. Via leur tableau de bord personnalisé, ils visualisent en un coup d'œil toutes les informations en lien avec leur parcours de formation et communiquent au sein de leur communauté. Ils ont également la possibilité de rechercher et de suivre une formation en quelques clics. On touche ici à un autre facteur favorisant une excellente expérience d’apprentissage : l’autonomie dont bénéficie l’apprenant. Ce dernier personnalise son parcours en choisissant les contenus qui lui conviennent. 

Accessibilité et flexibilité quasi totales 

L’accessibilité constitue l’autre levier majeur d’une expérience utilisateur optimale. Les LMS concrétisent le principe d'ATAWAD (AnyTime, AnyWhere, Any Device). Or, se trouver en capacité d’apprendre en tout lieu, à n’importe quel moment et depuis n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette) répond à une forte demande de la part des salariés. Le LMS intègre pleinement cet aspect et va jusqu’à proposer une application mobile qui permet aux apprenants de se connecter à leur formation hors ligne. In fine, les salariés avancent à leur rythme et insèrent eux-mêmes leurs sessions de formation dans leur emploi du temps.

Quelles modalités d’apprentissage un LMS offre-t-il ?

La force du LMS : une combinaison unique de modalités pédagogiques

Le Learning Management System prolonge en réalité le concept d’ATAWAD en y intégrant une pluralité de contenus et de modalités pédagogiques. ATAWAD devient ATAWADAC (AnyTime, AnyWhere, Any Device, Any Content). Non seulement l’apprenant bénéficie d’une grande flexibilité en termes de lieu et d’horaires mais il se voit également offrir une diversité de méthodes d’apprentissage qui, combinées entre elles, viennent booster l’acquisition de compétences.

Apprenants comme employeurs plébiscitent à ce titre les modules et formats en blended learning. L’idée : construire des parcours dans lesquels s’agencent des sessions en présentiel et du digital learning. Ce dernier englobe lui-même une large palette de solutions d’apprentissage : classes virtuelles, modules vidéos, social learning (apprentissage entre pairs via les forums et les communautés d’apprenants) et mobile learning (apprentissage en mobilité via son smartphone), le tout dynamisé par de la gamification (sous forme d’apprentissage par le jeu, de challenges à relever ou encore de badges à récolter tout au long du parcours). 

Une plateforme parfaite pour le déploiement du e-learning

Le LMS constitue un support idéal pour suivre des formations digitales. Plateforme évolutive et robuste, intégrant les technologies les plus avancées, le Learning Management System révolutionne l’e-learning classique. L’isolement de l’apprenant et, parfois, une certaine appréhension face à l’outil numérique s’effacent au profit d’une expérience motivante et engageante. Les heures passées devant de longues vidéos, sans pouvoir interagir avec qui que soit, formateur ou collègues, sont belles et bien révolues ! Les fonctionnalités des LMS rendent possible et surtout dynamisent les échanges, le partage d’idées et l’émulation. Ainsi, des formations digitalisées de qualité associées à de l'interaction conduisent à une maîtrise des compétences plus rapides. 

La création de parcours de formation facilitée

De leur côté, formateurs et chefs de projet créent des modules soignés et engageants ainsi que des parcours de formation complets, directement sur la plateforme. Une fois de plus, facilité, rapidité et qualité constituent les maîtres-mots. 

Quant aux contenus et autres ressources pédagogiques mis à disposition des apprenants, plusieurs solutions se présentent :

• les créer de A à Z via l’outil-auteur disponible sur le LMS ;
• utiliser les formations sur étagère prêtes à l’emploi, qui couvrent un très large éventail de compétences ;
• importer des contenus conçus hors de la plateforme.
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Intégration du LMS dans la Digital Workplace

Effacer la frontière entre formation et travail, entre apprentissage et réalisation de ses tâches professionnelles quotidiennes : voilà tout l’intérêt de l’intégration du LMS dans la digital workplace. Depuis leur espace numérique de travail, sans couper les échanges avec leurs collègues ni laisser de côté une activité en cours, les collaborateurs accèdent en quelques clics à leur formation. Cela permet également de garantir l'efficacité de la formation : on se forme sur le moment où on a besoin d'une compétence ou connaissance précise. Par exemple, un commercial a besoin d'améliorer sa capacité à négocier, grâce à l'intégration d'un LMS dans le CRM, il peut sur le moment se former à la négociation.

Rise Up a ainsi fait le choix d’intégrer son LMS dans l’environnement Microsoft Teams. 

Intégration du LMS Rise Up dans Microsoft Teams

L’application Rise Up pour Teams, c’est l’assurance d’un ancrage de l’apprentissage dans le quotidien des salariés. Ces derniers retrouvent leurs ressources de formation tout en restant connectés à leur interface de travail : contenus pédagogiques, évaluations, attestations. 

L’ambition est de déployer le learning in the flow of work (apprentissage dans le flux de travail) pour tous les collaborateurs concernés par le télétravail ou le travail hybride. À la clé : une fluidité nouvelle dans l’accès à la formation, un gain de temps et un apprentissage par “petites touches” qui favorise la mémorisation.

Le collaborateur s’approprie cette nouvelle manière de se former de deux façons : 

• en recherchant une information ciblée parmi l’offre de contenus du LMS, afin de lever un point bloquant immédiat qui l'empêche d’avancer dans son travail. Objectif : poursuivre sa tâche une fois le problème résolu ;
• en insérant des temps d’apprentissage dans les moments creux de son planning. Objectif : poursuivre un parcours de formation en vue d’une montée en compétences plus globale.
  
  

Autres avantages de l’intégration de Rise Up dans Teams :  

• le salarié prolonge son apprentissage de manière informelle en échangeant avec ses collègues en toute simplicité ;
• la solution embarque Lia, coach virtuel de formation, qui fournit des recommandations personnalisées et répond aux questions de l’apprenant.   

Interconnexion entre le LMS et le Système d'Information (SI)

L’intégration du LMS dans la Digital Workplace, et plus particulièrement dans les applications de communication collaboratives, constitue une avancée au service du salarié, qui voit s'harmoniser formation et travail de manière optimale. Du côté des responsables de formation et des administrateurs, la capacité du LMS à se lier à d’autres outils est tout aussi pertinente. Dans ce cas, il s’agit plus précisément d’interconnecter le Learning Management System au système d'information de l’entreprise, comme l’annuaire des utilisateurs, le système d’information de ressources humaines (SIRH) ou encore l’intranet… 

Résultat : les données des deux outils sont synchronisées, ce qui amène plusieurs bénéfices :

• une communication plus fluide et une meilleure diffusion des formations ; 
• l’automatisation de tâches (inscriptions, intégration d’un salarié dans un groupe d’apprenants par exemple) ;
• l’assurance de traiter des données fiables et à jour ;
• l'optimisation de la gestion de la formation.

LMS et LCMS : quelles différences ?

Si on entend beaucoup parler des LMS dans l’univers de la formation professionnelle, un autre sigle a gagné en popularité : LCMS, pour Learning Content Management System. C’est ici le contenu qui est central, (d’où l’ajout du C pour Content), alors qu’un LMS offre des fonctionnalités allant bien au-delà de la gestion des contenus de formation. 

Ainsi, LMS et LCMS sont deux plateformes de formation distinctes, mais elles se recoupent concernant la gestion, le développement et la création de contenus. À l’instar du LMS, le LCMS permet de piloter et de stocker l’ensemble des ressources pédagogiques mais aussi de concevoir des modules engageants.