Quels sont les enjeux de la montée en compétences ?

Quels sont les besoins de l'entreprise en matière de formation professionnelle ? Quels sont les grands enjeux qu'elle rencontre dans le domaine du Learning & Development (L&D) ? Le "Sondage Pulse of L&D", réalisé par Rise Up auprès des leaders de la formation, offre des réponses éclairantes. Il apparaît que le principal défi est de faire monter en compétences les collaborateurs, autrement dit de relever leur niveau de compétences afin d'assurer une adéquation optimale entre leurs missions et les exigences requises pour que l'entreprise reste compétitive.

Pour cela, les répondants ciblent trois priorités : en premier lieu, la personnalisation de la formation (sur cet item, le score d'adhésion atteint 4,3 sur 5) puis viennent la mesure de l'impact de la formation sur les performances ainsi que le renforcement de l'engagement des managers dans le processus de formation de leurs équipes.

Dans ce contexte, comment faire évoluer les dispositifs de formation à destination des salariés ? Comment tirer parti des LMS pour booster l'efficacité des parcours d'apprentissage ? Comment intégrer l'intelligence artificielle, dont l'apport ne fera qu'augmenter au cours des prochaines années ?

Réponses dans cet article ! 

Dispositif de la montée en compétences : définition

Monter en compétences, c'est acquérir de nouvelles aptitudes, développer des connaissances et des savoir-faire, mais aussi renforcer les capacités existantes. La montée en compétences s'envisage à la fois sur le court terme et le long terme. Il s'agit aussi bien de mettre à niveau certaines hard skills pour suivre l'évolution d'un métier (par exemple : apprendre un nouveau langage informatique), d'élargir ses savoirs en vue de saisir une opportunité professionnelle que de s'engager dans un apprentissage continu pour favoriser une carrière épanouissante. 

Le développement des compétences est source de bien-être pour les salariés et répond dans le même temps aux besoins des entreprises. Pour ces dernières, l'objectif est de combler le skill gap (c'est-à-dire le déficit de compétences en interne), ou a minima de le réduire au maximum. Cela vaut pour les organisations dans leur globalité.

Une enquête réalisée au niveau mondial par McKinsey révèle que 87% des cadres font face à un déficit de compétences dans leur entreprise. 

La gestion des compétences, que l'on parle de hard skills ou de soft skills, a un impact direct sur les résultats de l'organisation. Une montée en compétences fluide des collaborateurs assure de meilleures performances et permet de renforcer la position de l'organisation face à la concurrence. 

Quels sont les trois types de compétences ? 

On classe généralement les compétences en trois catégories : savoir, savoir-faire, savoir-être.

Le savoir

Le savoir désigne les connaissances théoriques, acquises tout au long de la vie de différentes manières : par l'apprentissage via la scolarité, les études ou encore la vie personnelle (lectures par exemple) et par l'expérience. Le savoir est mouvant : au fil de notre parcours, nous engrangeons régulièrement de nouvelles connaissances, et nous en perdons également.

Le savoir-faire

Le savoir-faire fait référence à la mise en application des connaissances. On parle de compétences techniques (hard skills). Nous ne sommes plus dans la théorie mais dans la pratique. Par exemple, connaître un logiciel de retouche d'images entre dans le champ du savoir, mais savoir éliminer l'arrière-plan d'une photo avec ce même logiciel fait partie des savoir-faire. 

Tous les métiers font appel à des hard skills spécifiques : maniement d'équipements, conduite d'une machine, utilisation d'outils digitaux, élaboration d'un plan de communication, création d'un site web...

Le savoir-être

Le savoir-être a été particulièrement valorisé ces dernières années dans les entreprises. Il désigne les compétences humaines et sociales, ou soft skills. On parle également de compétences interpersonnelles. Elles renvoient aux qualités individuelles, aux valeurs, à l'attitude. La maîtrise des émotions, l'empathie, la communication, l'esprit d'équipe, le leadership, la créativité, une attitude positive font partie du savoir-être.

À l'image des savoirs et des compétences techniques, il est possible de développer les soft skills grâce à la formation. 

Comment et pourquoi développer la formation professionnelle pour les collaborateurs ? 

L'acquisition de nouvelles aptitudes par la formation professionnelle est indispensable pour répondre aux besoins de l'entreprise. Managers, collaborateurs, équipes dans leur ensemble doivent pouvoir bénéficier de dispositifs leur permettant de progresser, de gagner en efficacité et en productivité dans leurs tâches. Développer une activité, asseoir son positionnement dans un secteur d'activité passent inévitablement par un personnel parfaitement qualifié, qui parvient à suivre, voire même à anticiper, l'évolution des métiers. De plus, une culture interne tournée vers la formation facilite la mobilité interne, l'adaptabilité des collaborateurs et constitue un facteur de rétention des talents.

À partir de la stratégie de l'organisation, les responsables de formation ont pour mission de construire des parcours de formation visant à élever le niveau de compétences des salariés. À l'échelle de l'entreprise, l'objectif est une montée en compétences globale et continue. Pour cela, il convient de rester en veille permanente afin de prendre en compte les tendances du marché, l'évolution des nouvelles technologies et les innovations en matière de pédagogie.  

Comment évaluer la montée en compétences des équipes ? 

Combiner plusieurs méthodes semble pertinent pour évaluer la montée en compétences des équipes. Responsables de formation et managers jouent ici un rôle clé. Premier réflexe à adopter : se référer à la fiche de poste. Y sont listées les missions et les principales compétences à maîtriser. Deuxième outil à utiliser : le référentiel de compétences. Ce document de référence, que toute entreprise devrait posséder, recense et clarifie l'ensemble des compétences nécessaires à l'exercice d'un métier. Il est divisé en trois catégories : savoirs, savoir-faire et savoir-être. Il suffit dès lors de mettre en regard l'ensemble de ces qualifications avec les aptitudes et capacités réelles de l'employé.

L'idée est d'identifier les points forts et les points faibles du salarié, afin d'orienter correctement les actions de formation utiles à sa montée en compétences. Une bonne pratique consiste à formaliser les résultats de l'évaluation dans une grille détaillant les compétences à acquérir ou à améliorer. 

Bien cerner les profils et les besoins individuels conduit en outre à construire des parcours motivants pour chaque membre de l'équipe. Un accompagnement individualisé est conseillé afin d'engager le salarié dans son apprentissage.

Comment faire monter en compétences ses collaborateurs ?

La montée en compétences s'envisage sur un temps long. Il s'agit d'une démarche autant que d'un état d'esprit, qui émanent à la fois de l'employé et de l'employeur. Ce cheminement vers une élévation du niveau de compétences implique différentes phases, avec des objectifs à court terme et à long terme, en réponse à des besoins immédiats mais aussi à une stratégie de développement de carrière. Sont bien sûr prises en compte les attentes et les caractéristiques de chaque salarié ainsi que le degré de complexité des qualifications et aptitudes à posséder.

Le développement des compétences des collaborateurs exige de l'entreprise une politique volontariste en matière de formation professionnelle. Celle-ci conduit à un plan d'action, constitué de trois grandes étapes. 

Définir les objectifs du plan de montée en compétences

Première étape d'une montée en compétences réussie : bien définir les objectifs. S'appuyer sur la méthode SMART se révèle d'une aide précieuse. Les objectifs SMART répondent à cinq critères : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis. Ainsi, les objectifs sont parfaitement cadrés et le curseur est placé au bon endroit : les attentes ne sont ni trop élevées (dépassant l'effort que le collaborateur peut raisonnablement fournir) ni trop faibles (ce qui mènerait à une démotivation du salarié et à un niveau de compétences acquis insuffisant). 

Il est également conseillé de jalonner le parcours d'objectifs intermédiaires, afin d'accompagner et de stimuler le collaborateur tout au long de son apprentissage.

Au-delà de ces actions concrètes, l'une des conditions à la réussite du développement des compétences reste la communication : il faut échanger avec l'apprenant, établir avec lui la méthode à employer et être clair sur les résultats attendus. Une fois de plus, les managers ont un rôle clé à jouer.

Effectuer un suivi et accompagner la montée en compétences

Ce rôle se prolonge dans le suivi de l'apprenant. La progression de ce dernier est graduelle. Pour avancer et rester impliqué, il doit bénéficier d'un soutien, d'une attention régulière et de conseils concrets. Un comportement constructif de la part des équipes RH et du manager consiste à faire des points réguliers et, en conséquence, à réajuster si nécessaire les actions de formation. Grâce à ces feedbacks, les risques de frustration sont évités et la confiance en soi de l'apprenant se renforce. 

À ce titre, réaliser régulièrement une évaluation à 360° est riche d'enseignements. Ce type d'évaluation s'appuie sur les retours de tous les acteurs professionnels ayant un lien avec le collaborateur : manager mais aussi collègues, subalternes, clients, etc.

Adapter la formation en fonction des besoins afin d'assurer la montée en compétences

Combler le déficit de compétences exige d'adapter la formation au besoin et au contexte de chacun. Le "Sondage Pulse of L&D" de Rise Up montre que la personnalisation de la formation doit servir la performance. Cette personnalisation ne fait plus référence seulement à l'individualisation des contenus d'apprentissage. Elle intègre désormais les dimensions :

• Temporelles : proposer le bon contenu au bon moment, pour favoriser une montée en compétences rapide et directement utile.
• Matérielles : proposer le bon contenu directement dans l'environnement de travail de l'apprenant, via une solution de formation intégré aux outils digitaux du quotidien. C'est dans ce but que le LMS Rise Up s'intègre dans Microsoft Teams.

Cette évolution fait écho aux résultats du "Global Talent Trends 2022 : Rise of the Relatable Organization" dévoilés par Mercer : 42% des professionnels RH sondés estiment que les stratégies de formation ciblées sont les plus efficaces pour réduire le skill gap. Dans le même temps, seule une minorité dispose des outils technologiques nécessaires à la personnalisation de l'expérience de formation. Selon l'étude " Digital Learning Realities 2023" menée par le groupe Fosway, 10% des organisations jugent leur niveau "avancé" en termes d'exploitation des technologies pour soutenir l'expérience de formation. 

Comment l'Intelligence Artificielle peut-elle aider à accélérer la montée en compétences des collaborateurs ? 

L'introduction de l'intelligence artificielle dans la formation professionnelle suscite encore quelques réticences. Toutefois, les professionnels du secteur qui ont commencé à l'utiliser y voient de grandes possibilités. Il est évident que l'IA, en particulier l'IA générative, jouera un rôle de plus en plus important au cours des années à venir. Bien maîtrisée, utilisée à bon escient, elle constitue un outil d'aide extrêmement précieux, aussi bien pour les responsables formation, les concepteurs pédagogiques, les managers que pour les apprenants. 

Son apport est notamment indéniable sur l'accélération de la montée en compétences. Le LMS Rise Up assiste ainsi les professionnels de la formation au quotidien sur des activités telles que la traduction multilingue, la synthèse de contenus et la création de visuels. Ce gain de temps permet aux équipes formation de se consacrer pleinement à des tâches à haute valeur ajoutée. Du côté des apprenants, les recommandations de contenu s'affinent car elles prennent automatiquement en compte leur historique de formation en le couplant à leurs besoins immédiats. 

Ajoutons qu'une étude menée par Gartner montre que les équipes RH prennent conscience des bénéfices de l'IA dans leur activité. Ainsi, à la question "Quel est le but principal de votre utilisation de l'IA générative dans les processus RH ?", 63% des responsables des ressources humaines répondent "améliorer l'efficacité" et 52% "améliorer l'expérience collaborateur". 

Les outils de montée en compétences pour lutter contre le Skill Gap

Terminons par l'élément central qui sous-tend toute action dirigée vers la montée en compétences : l'interdépendance entre le skill gap et la formation. En clair, le skill gap, ce déficit de compétences qui inquiète les entreprises, doit absolument être corrélé aux programmes de formation. Objectif : orienter le développement des compétences de manière à combler les manques nuisant à la capacité de croissance de l'entreprise.

Les acteurs de la formation l'ont bien compris : selon l'étude " Digital Learning Realities 2023" de Fosway, l'alignement entre formation et développement des compétences constitue une priorité "haute" des répondants pour améliorer l'expérience d'apprentissage. Dans le même temps, il apparaît que la grande majorité des organisations sont peu outillées. D'après le "Sondage Pulse of L&D", les deux tiers d'entre elles ne mesurent pas leur skill gap. De plus, seules 13% synchronisent dans leurs outils le programme de formation et la stratégie de développement des compétences. 

Comment agir pour réduire le skill gap via la formation ? Il est capital d'adopter deux outils :

• Le référentiel de compétences, dont nous avons parlé. Grâce à lui, l'entreprise a une vision claire des compétences nécessaires qui lui font défaut. À l'heure actuelle, plus de la moitié des organisations l'ont établi.
• Un LMS évolutif, ergonomique et innovant qui s'intègre dans l'écosystème des ressources humaines. Le but : rationaliser les processus et tirer parti de l'ensemble de la data stockée dans les différentes solutions logicielles.