Certification Qualiopi : comment l’obtenir ?

Obtenir la certification Qualiopi est désormais incontournable pour les organismes de formation car celle-ci est obligatoire depuis le le 1^er janvier 2022 pour recevoir des fonds publics (État, région, Pôle Emploi…) et/ou mutualisés (Agefiph par exemple).

Ne tardez pas avant de commencer les démarches, car celles-ci peuvent être longues ! Qualiopi exige en effet de respecter une trentaine d’indicateurs de qualité, qui seront vérifiés au cours d’un audit mené par un organisme certificateur. Pas de panique toutefois, Rise Up décrypte pour vous toutes les étapes pour obtenir votre certification Qualiopi ! 

Qualiopi : qu’est-ce que c’est ? 

Qualiopi est une certification qui atteste de la qualité du dispositif développé par un organisme de formation. Elle repose sur un référentiel national qualité, mentionné dans le Code du travail (article Q L. 6316-3). Qualiopi concerne en fait l’ensemble des Organismes Prestataires d’Actions qui concourent au développement des Compétences (OPAC), ce qui couvre les champs suivants : formation professionnelle, VAE, bilan de compétences et apprentissage.

L’objectif de la certification Qualiopi est multiple :

• délivrer une information plus lisible sur les dispositifs et contenus pédagogiques proposés par les organismes de formation ; 
• offrir une indéniable garantie de qualité aux entreprises et aux futurs collaborateurs formés ;
• harmoniser l’offre de formations sur l’ensemble du territoire.
  
   

Certification Qualiopi : les indicateurs validables grâce à un LMS 

Les fonctionnalités de certains LMS permettent de valider une série de pré-requis exigés pour l’obtention de la certification Qualiopi. Ainsi, la plateforme LMS Rise Up en couvre 10 en intégralité et 2 partiellement, sur un total de 32 indicateurs évalués au cours de l’audit (tous les détails de l’audit Qualiopi un peu plus loin dans l’article !). Voici quelques exemples d’indicateurs auxquels répond Rise Up : 

• adaptation de la prestation de formation au public visé (de par sa nature même, le LMS a pour vocation de mettre en place des parcours de formation ciblés) ;
• mise en place d’évaluations adaptées (via, par exemple, des quiz et autres méthodes de vérifications des connaissances disponibles sur le LMS tout au long du parcours de formation) ;
• actions favorisant l’engagement des apprenants (le LMS offre une palette d’outils collaboratifs, un espace communautaire et permet la gamification du parcours de formation).
  
  
  

Obtenir la certification Qualiopi
en 5 étapes !

Prendre connaissance du processus d’obtention de la certification Qualiopi vous permettra de vous préparer sereinement avant de vous lancer ! 

Déposer une demande auprès d’un organisme certificateur

La première étape à accomplir pour tous les organismes de formation est le dépôt d’une demande auprès d’un organisme certificateur. Concrètement, vous devrez contacter un organisme répertorié dans la liste officielle et lui adresser un dossier de demande de certification initiale. 

Signer le contrat avec l’organisme  

Une fois cette démarche accomplie, il convient de signer un contrat avec l’organisme certificateur retenu. Ce dernier travaille ensuite sur un plan d’audit, qu’il vous soumettra pour validation. Celui-ci comporte notamment la date de l’audit, son périmètre (c’est-à-dire le ou les types d’actions) et les indicateurs qui seront évalués. 

Il faut compter au minimum 3 semaines entre la signature du contrat et le déroulement de l’audit. Une période que vous pourrez mettre à profit pour vérifier que vous répondez aux critères de qualité demandés.

Préparer et passer l’audit Qualiopi

Il est conseillé aux organismes de formation candidats à la certification Qualiopi, sur la base du plan d’audit reçu : 

• de mener un diagnostic qualité de leur structure ;
• d’identifier et de remédier aux non-conformités. 
  
  

Lors de l’audit, l’organisme certificateur vérifie que l’organisme de formation remplit les 7 critères de certification - chacun comportant un certain nombre d’indicateurs - requis par le référentiel national qualité. Il s’agit de :

• la qualité de l’information délivrée au public concernant les différents aspects de la formation, par exemple : conditions et durée d’accès, tarifs, méthodes d’enseignement, indicateurs de résultats (s’il s’agit d’une certification professionnelle, l’organisme doit communiquer son taux d’obtention) ; 
• l’identification précise des objectifs de l’offre de formation ainsi que l’adéquation entre les contenus et modalités pédagogiques, les objectifs et le public visé par le programme de formation ;
• l’adaptation du dispositif à l’audience ciblée : modalités d’accueil, accompagnement, actions mises en place pour favoriser l’engagement de l’apprenant, méthodes d’évaluation ; 
• l’utilisation de moyens (pédagogiques, techniques et d’encadrement) cohérents avec la prestation de formation proposée ;
• le niveau de compétences du personnel chargé de mettre en œuvre le dispositif de formation ;
• le niveau d’expertise de l’organisme dans son domaine d’activité (veille régulière portant sur la législation de la formation professionnelle et l’évolution des métiers de ce secteur, etc.) ;  
• l’intégration au processus de formation des feedbacks et analyses des parties prenantes (apprenants, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées) afin d’améliorer le dispositif. 
  
  

Le déroulement de cet audit initial (durée, modalités) diffère selon le profil de l’organisme de formation ayant déposé la demande. Sont pris en compte le chiffre d’affaires, le type de dispositif de formation ainsi que le nombre de sites audités. Dans tous les cas, l’audit a lieu sur 1 journée au minimum. 

Recevoir la certification Qualiopi 

Quelles que soient les conclusions de l’audit, vous recevrez un rapport établissant la conformité ou non de votre organisme avec les exigences de qualité requises, indicateur par indicateur. Si le résultat de l’audit initial est conforme aux attentes de l’organisme certificateur, celui-ci délivre la certification Qualiopi pour une durée de 3 ans.  Si l’auditeur a relevé des non-conformités, 2 cas de figure se présentent :

• en cas d’écart(s) majeur(s) avec le référentiel national qualité, vous avez 3 mois pour les corriger ;
• en cas d’écart(s) mineur(s) (pas plus de 3), vous avez 6 mois pour lancer des mesures correctives et ces écarts doivent obligatoirement être corrigés avant l’audit de surveillance. 
  
  
  

Anticiper les audits de surveillance et de renouvellement 

Pour conserver la certification, l’organisme de formation a l’obligation de prouver qu’il continue à se conformer aux exigences de Qualiopi. Une fois le précieux sésame reçu, vous devrez donc vous tenir prêt pour de nouveaux audits :

• un audit de surveillance, effectué la plupart du temps en ligne, qui intervient environ 18 mois après la délivrance de la certification ;
• un audit de renouvellement, avant la fin de la période initiale de 3 ans.