3 conseils pour des projets e-learning réussis

L'e-learning n'a jamais été autant d'actualité dans les centres de formation et services ressources humaines des entreprises. Dans son étude "Les chiffres 2024 du digital learning", l'ISTF (Institut des métiers du blended learning) révèle que 90 % des salariés ont déjà expérimenté l'e-learning. En outre, l'optimisation de la formation digitale asynchrone constitue la priorité des professionnels de la formation en 2024 pour faire évoluer leur offre. Toutefois, il existe des freins au développement des projets e-learning : les répondants citent notamment le manque de temps, le manque de compétences et le manque de budget. Dans ce contexte, comment assurer la production de contenus de formation digitaux pertinents ?

Anne-Claire Prévost, experte en digital learning depuis près de 20 ans, partage ses techniques pour concevoir un projet e-learning de qualité. Comment réussir un projet e-learning ? Comment créer des modules de formation attrayants ? Quelle pédagogie utiliser pour garantir l'efficacité de l'apprentissage en ligne ? Réponses dans cet article !

Comment s'organise la gestion de projet e-learning ?

La gestion de projet e-learning : un sujet crucial pour les entreprises dans le cadre de la montée en compétences de leurs collaborateurs. Le baromètre de l'ISTF l'illustre encore une fois : la priorité des formateurs pour 2024 est de créer des contenus digitaux asynchrones. Autre statistique de l'étude à relever : 75 % des organisations réalisent la production de leurs contenus digitaux en interne.

Dès lors, quelle ligne de conduite suivre pour aboutir à des contenus de formation de qualité ? Anne-Claire Prévost synthétise l'approche à adopter ainsi : "Qu'est-ce qu'un projet e-learning réussi ? C'est un projet bien défini, bien écrit, bien fini !" De l'ingénierie pédagogique jusqu'à la finalisation des contenus, chaque étape est cruciale.

Il convient tout d'abord d'avoir en tête le cadre du projet e-learning. En effet, le module de formation digital peut constituer un parcours d'apprentissage à lui seul ou bien intégrer un programme plus large. Il semble en effet de plus en plus pertinent d'insérer les modules e-learning dans un dispositif en blended learning. Il s'agit d'une approche mixte, hybride, combinant sessions de cours en présentiel et sessions de cours en distanciel. Associer les deux, c'est profiter de deux méthodes pédagogiques complémentaires, qui s'enrichissent l'une l'autre. Aux échanges directs, en salle ou en situation, avec un formateur et d'autres apprenants, qui se sentent dès lors accompagnés, s'ajoutent des contenus supplémentaires, accessibles à tout moment en ligne, venant enrichir et valider les acquis. L'apprenant se voit responsabilisé et challengé : il agit en autonomie, en utilisant les ressources pédagogiques disponibles sur une plateforme e-learning.

Ajoutons qu'une formule en blended learning permet d'injecter du digital petit à petit, donc de laisser le temps aux parties prenantes de gagner en compétences sur ce terrain. 

Quel budget déterminer pour un projet de formation en e-learning ?

Développer des dispositifs en e-learning conduit généralement à une baisse des coûts de formation. Reste toutefois à bien orienter ses investissements. Il faut pour cela être au clair avec ses objectifs et élaborer une stratégie cohérente (au regard des besoins en compétences, du volume et des caractéristiques du public cible, des moyens techniques dont disposent, ou pas, l'entreprise, etc.). L'ingénierie pédagogique joue ici un rôle fondamental. 

Première démarche concrète à mener pour déterminer le budget d'un projet e-learning : différencier coûts fixes (en particulier les frais d'infrastructures : achat et maintenance de matériel, frais de bureau par exemple) et coûts variables (notamment l'abonnement à une plateforme e-learning ou à une plateforme LMS - Learning Management System).

Autre poste de dépense important : la création et la production des contenus. Qu'elles soient internalisées ou externalisées, ces missions engendrent plusieurs types de coûts, comme la rémunération du concepteur pédagogique et l'acquisition d'outils et d'applications de conception. Bon à savoir : les LMS les plus performants facilitent grandement la tâche de création des modules de formation. La solution Rise Up par exemple offre un outil auteur propulsé par l'intelligence artificielle et enrichi d'un catalogue de formations  prêtes à l'emploi. Il est également possible de retravailler, directement sur la plateforme, des contenus e-learning déjà existants pour les transformer en parcours de formation interactifs et engageants.

Autres frais à prendre en compte : la communication et la promotion, notamment pour les centres de formation qui doivent faire connaître leur offre à leurs clients potentiels. Publicité en ligne et création d'un site internet constituent souvent des passages obligés. 

Une fois un budget adéquat alloué au projet e-learning, il convient de le suivre avec attention et de l'ajuster au fil du temps.

Exemple : 3 étapes pour réussir votre projet e-learning

Pour bien comprendre comment mener un projet e-learning, prenons un exemple concret : un organisme de formation a été contacté par un client car il a besoin d'un module sur le thème de la sécurité informatique pour ses collaborateurs.

Établir un cahier des charges pour votre projet e-learning

Créer un bon module e-learning débute toujours par un cadrage du projet, ce qui aboutit à la rédaction d'un cahier des charges. Document essentiel, celui-ci donne le fil conducteur et borde, le plus précisément possible, le périmètre du module. Il s'agit des fondations du projet. Plus elles seront solides, plus le projet sera réussi. 

Premier élément clé à connaître : le contexte. Il faut s'astreindre à poser de nombreuses questions au client afin de comprendre sa demande mais aussi les moyens dont il dispose : pour quelles raisons a-t-il besoin d'un module e-learning sur la sécurité informatique ? Sous quel délai ? Possède-t-il déjà une formation en la matière, des ressources documentaires ou des experts métier pouvant être consultés pour créer les contenus ? ...

Deuxième élément clé à parfaitement cerner : le public cible. La direction que prendra le travail d'ingénierie pédagogique dépendra énormément de ce paramètre. Le distanciel est-il vraiment adapté si l'audience est réduite à 10 apprenants ? Peut-on utiliser la même pédagogie et les mêmes contenus pour un public novice ou pour des collaborateurs ayant déjà une certaine maîtrise de la sécurité informatique ? Dans les deux cas, la réponse est bien évidemment non... Il est également important de connaître la récurrence de l'apprentissage et la durée de vie du module : la formation sera-t-elle suivie par de nouveaux apprenants régulièrement et, si oui, à quelle rythme ? Les techniques enseignées évoluent-elles rapidement (ce qui exigerait une mise à jour fréquente des contenus) ?

Troisième élément clé : les objectifs du module e-learning. "Incitez votre client à utiliser des verbes d'action : à la fin du module, les apprenants doivent savoir créer un mot de passe sécurisé par exemple", conseille l'experte Anne-Claire Prévost. "Aidez votre client à formuler des objectifs atteignables ! S'ils sont très ambitieux, il faudra peut-être partir sur un parcours de formation de plusieurs modules ou un parcours blended, en mélangeant digital et présentiel", ajoute-t-elle. 

Quatrième élément clé à faire apparaître dans le cahier des charges : le délai et les ressources. Ressources financières d'une part, ressources humaines d'autre part (experts métier, concepteurs pédagogiques). In fine s'opère un choix entre le développement du module en interne ou via un sous-traitant.

"Le premier secret pour réussir votre projet e-learning, c'est de bien le définir en amont avec le CoPODeR (Contexte, Public, Objectifs, Délais et Ressources)", conclut Anne-Claire Prévost.

Structurer la conception et le développement de votre projet e-learning

Une fois le cahier des charges terminé, le cadre est posé. Tous les éléments nécessaires au processus de création du ou des modules sont connus. Il est dès lors possible de passer à la phase de conception, structurée par deux étapes : la rédaction d'un synopsis puis la rédaction d'un storyboard. Le deuxième secret d'un projet e-learning réussi est donc de mener un travail d'écriture approfondi. Anne-Claire Prévost en explique les raisons : "la difficulté de la formation digitale réside dans sa capacité à impliquer ses apprenants, à les engager. Et même si vous avez une appli dernier cri ou que vous vous lancez dans la réalité virtuelle, si vous n'avez pas un scénario qui tient la route, en dehors de l'effet waow, il ne restera pas grand-chose à vos apprenants à l'issue du module."

Première étape : l'élaboration du synopsis. Objectif : déterminer le plan de la formation, poser et baliser tous les sujets abordés dans la future formation, afin d'aboutir à un déroulé du module dans sa globalité. L'idée est d'écrire une histoire, d'amener les apprenants d'un point A à un point B en se mettant à leur portée. Le synopsis est ensuite validé par le client et les différentes parties prenantes. 

Deuxième étape : l'écriture du storyboard. De quoi s'agit-il précisément ? Le storyboard décrit la totalité du module écran par écran. Il fait donc apparaître "le texte, les médias à créer (vidéos, animation, voix off…), les exercices et leurs corrections, les documents annexes à télécharger…. ", détaille Anne-Claire Prévost. Ce travail accélère et sécurise la production du module proprement dite. En effet, le client valide le storyboard, donc l'ensemble des contenus. Effectuer des changements à ce stade est bien plus facile qu'une fois la conception mise en route... De plus, le concepteur pédagogique dispose avec ce document de l'ensemble des éléments dont il a besoin pour créer le module.

Implémenter votre projet e-learning sur votre plateforme LMS

Une fois le module prêt, il reste des tâches importantes à mener : 

• Relire, corriger puis faire tester le module par une personne extérieure au projet. Soumettre le module à un œil neuf est capital pour détecter un éventuel manque de clarté, des incohérences ou tout autre lacune. 
• Effectuer des tests techniques, c'est-à-dire suivre le module à partir de différents navigateurs mais aussi sur plusieurs types de support (mobile, ordinateur, tablette), avec et sans le son, etc..
• Communiquer et promouvoir la formation afin de la rendre attractive auprès des apprenants, par exemple en organisant un concours ou en créant un teasing. Faire appel au service communication, à des ambassadeurs internes et au client lui-même constitue une bonne pratique.

Le piège dans lequel peut tomber le chef de projet : raccourcir drastiquement cette étape de tests, de prise en main et de promotion, par manque de temps. C'est une erreur ! Le troisième secret pour un projet e-learning réussi : "qu'il soit bien fini !", conclut Anne-Claire Prévost. Il convient donc de bien planifier le déroulement du projet en amont afin d'associer à cette dernière étape une durée d'exécution suffisante.

FAQ

Qu'est ce q'un module e-learning ?

Un module e-learning désigne une unité, ou brique, d'apprentissage, accessible en ligne, généralement via une plateforme e-learning ou LMS (Learning Management System). Il s'agit en d'autres termes d'une séquence de formation digitale (voire d'une formation digitale complète) asynchrone : une fois que le module est mis à disposition, les apprenants peuvent le consulter et suivre le cours à tout moment et à leur rythme, depuis n'importe quel lieu bénéficiant d'une connexion internet. Un module e-learning engageant associe une variété de médias : textes, images, mais aussi (et surtout) vidéos, podcasts, animations... Plusieurs méthodes pédagogiques sont combinées pour assurer les meilleurs résultats : vidéo learning, exercices interactifs...

Comment créer une formation en e-learning ?

Créer une formation en e-learning exige de suivre une méthodologie précise, caractérisée par les séquences suivantes : 

• Le recueil des besoins. Ce travail implique de connaître les apprenants auxquels la formation va s'adresser, afin de connaître leur niveau et les compétences spécifiques qu'ils doivent maîtriser à l'issue de leur parcours d'apprentissage en ligne. L'analyse des besoins est en conséquence associée à la définition d'objectifs pédagogiques.
• La conception du projet de formation. Il s'agit ici d'élaborer le déroulé de la formation et de déterminer précisément les contenus et les méthodes d'évaluation.
• La réalisation des contenus. Vient désormais la phase concrète de création, avec la production de tous les textes et contenus multimédia (animations, vidéos, quiz interactifs...).
• L'intégration de la formation sur une plateforme LMS ou e-learning. Une fois la formation mise en place, les apprenants auront simplement à se connecter à leur compte personnel pour suivre le ou les modules disponibles.
• Les tests techniques. Il est impératif de vérifier, avant le lancement officiel, qu'aucun bug ou autre problème ne vienne perturber le déroulement de la formation.
• Le suivi et l'accompagnement. Dès lors que la formation est accessible aux apprenants, il convient d'effectuer un suivi précis et des bilans réguliers afin de l'améliorer en continu.

Quel est le but de l'e-learning ?

L'objectif premier de l'apprentissage en e-learning est de faciliter l'accès à la formation et à l'éducation. En effet, toute personne disposant d'un ordinateur et d'une connexion internet peut suivre un parcours de formation en ligne. Les barrières géographiques et temporelles tombent. L'e-learning est associé à la flexibilité et à l'autonomie, puisqu'il est possible d'accéder à sa formation à tout moment, de n'importe quel endroit, et d'avancer à son rythme. 

Autres objectifs de l'e-learning : 

• Dispenser un enseignement s'appuyant sur des pédagogies innovantes (gamification, collaborative learning, interactive learning...) afin de renforcer l'attractivité des cours et l'engagement des apprenants.
• Personnaliser les parcours d'apprentissage en s'appuyant sur les nouvelles technologies, comme l'intelligence artificielle.

Quels sont les enjeux de l'e-learning ?

Les enjeux de l'e-learning sont de plusieurs ordres.

Le premier est celui de l'accessibilité, nous en avons parlé. L'e-learning a le pouvoir de décloisonner l'accès à la formation et de toucher une population jusqu'alors éloignée de la formation.

Sur le plan pédagogique, l'enjeu est d'assurer une expérience d'apprentissage optimale, alors même que l'apprenant se retrouve isolé devant son écran. Qualité des cours, diversité des modalités pédagogiques utilisées, accompagnement en distanciel : ces points sont cruciaux. 

L'enjeu technique est bien présent également : derrière la simplicité d'accès aux contenus de formation se cache une dépendance aux supports techniques, qui font nécessairement l'objet d'une maintenance et de mises à jour régulières.

Enfin, il existe un enjeu financier. Si l'investissement de départ est parfois conséquent en termes d'équipements et de création de contenus, l'organisation doit pouvoir le rentabiliser à moyen terme.