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Le catalogue e-learning de votre entreprise ou organisme de formation regroupe l’ensemble des formations en ligne que vous proposez à vos collaborateurs ou à vos apprenants. Ces derniers ont accès en quelques clics à l’intégralité de l'offre de cours puis effectuent très simplement une recherche personnalisée. Le catalogue de formations met en avant les différentes catégories de compétences et s’enrichit au fur et à mesure des années.
Que recouvre exactement le terme "catalogue e-learning" ? Comment bâtir un catalogue de formations efficace, pertinent et le mettre à jour sans difficultés ? Comment Rise Up peut vous aider dans votre projet ? Réponses dans cet article.
Le catalogue e-learning
Un catalogue e-learning recense l'ensemble des formations de l'organisation disponibles en ligne. En d'autres termes, il s'agit d'un répertoire listant l'intégralité des formations accessibles à distance par un public cible. Les organismes de formation mais aussi toute entreprise proposant des parcours de formation à ses salariés doivent disposer d'un catalogue e-learning. Les apprenants consultent le catalogue, sélectionnent la formation répondant à leur besoin puis s'inscrivent, et ce en toute autonomie via une plateforme e-learning ou une plateforme de gestion de la formation de type LMS. (Learning Management System).
Un catalogue e-learning se compose de formations conçues en interne, de formations créées par une société extérieure spécialisée en contenus de formation, ou d'un mélange des deux : mix de contenus internes et externes. Ajoutons que cette bibliothèque s'utilise seule ou bien dans un dispositif en blended learning. Il s'agit alors de "piocher" dans les formations disponibles et de les intégrer dans un parcours de formation mixte (c'est-à-dire réunissant des sessions en présentiel et des cours en ligne).
Exemple de catalogue de formations en informatique
Un catalogue de formations se présente généralement sous la forme d'une arborescence. Ce type de structure garantit un classement clair et lisible. Un catalogue e-learning en informatique s'organise par exemple autour des thématiques suivantes :
- Bureautique.
- Culture digitale.
- Big data.
- Programmation informatique.
- Cybersécurité.
Lorsque le nombre de formations est important, les thématiques se décomposent en sous-thématiques. Ainsi, des sous-thématiques telles que "Microsoft 365" et "outils collaboratifs" viendront alimenter la thématique "bureautique". De même, une sous-thématique se divise en catégories si nécessaire. On retrouve ainsi dans la sous-thématique "Microsoft 365" les catégories suivantes : Word, Excel, PowerPoint, Outlook... Le catalogue e-learning de Rise Up propose par exemple plusieurs dizaines de formations ciblées sur Microsoft 365. À l'intérieur des catégories, chaque formation est listée par sujet et/ou par niveau. On peut trouver les formations suivantes :
- "Outlook - Découvrir le calendrier et les tâches"
- "Outlook - Optimiser son organisation"
- "Word - initiation"
- "Word - perfectionnement", etc..
Exemple de catalogue de formations en management
Même principe avec un catalogue de formations en ligne centré sur le management. Chaque formation est associée à une thématique et, le cas échéant, à une sous-thématique, puis une catégorie et un sujet. Management d'équipe, management opérationnel, management hybride, conduite du changement : autant de thématiques possibles. Prenons par exemple la thématique "management d'équipe". Peuvent y figurer les sous-thématiques suivantes :
- Management bienveillant.
- Management inclusif.
- Dynamiser ses équipes.
- Mener efficacement un entretien de recrutement.
- Optimiser les réunions.
Catalogue de formations et CPF
À noter : les salariés ont également accès à des catalogues de formation en dehors de leur entreprise puisqu'ils peuvent utiliser leurs droits à la formation en toute indépendance via leur CPF (compte personnel de formation). Les demandeurs d'emploi ont également accès au CPF. Il est possible de l'utiliser à tout moment de sa vie professionnelle pour acquérir ou développer les compétences de son choix.
Construire un catalogue de formations en ligne ?
L'analyse des besoins
Entreprises et centres de formation partent nécessairement de leurs besoins avant de définir le contenu de leur catalogue de formations. Il faut prendre en compte ici à la fois les objectifs stratégiques de l'organisation, le cœur de métier et les attentes des apprenants. On comprend donc qu'un catalogue e-learning n'est pas figé. Mouvements de personnel, mutation des métiers, changement au sein de l'entreprise, contexte concurrentiel, redéfinition de la stratégie : ces paramètres influent directement sur la composition des programmes de formations.
Créer un catalogue de formations à partir de modules conçus en interne
La conception de modules en interne s'avère bien souvent indispensable pour "coller" exactement aux besoins des collaborateurs. Certains postes de travail ou domaines d'activité très spécifiques exigent la création de formations pointues ou spécialisées. Ces formations, en lien direct avec un métier ou une mission précise, forment le socle de la montée en compétences des collaborateurs et jouent un rôle capital dans la compétitivité de l'entreprise ou l'action d'une structure associative par exemple. Ainsi, Rise Up a assuré l'accompagnement d'UNICEF France dans la refonte de sa stratégie de formation. Grâce à l'outil auteur intégré à la plateforme Rise Up, l'association a pu créer rapidement, en autonomie, des modules de formation engageants et impactants 100 % dédiés à ses bénévoles.
Alimenter son offre de formations avec des contenus sur étagère
Il existe également des catalogues de formation prêts à l'emploi. On parle alors de formations sur étagère. L'organisation cliente a accès à un catalogue de modules e-learning fourni par un prestataire spécialisé. Elle recherche et choisit les formations de son choix puis les intègre à son propre catalogue. Il est possible d'acheter des formations sur étagère mais aussi de les louer. Ce type de contenus est disponible auprès d'organismes de formation ou intégré directement dans une plateforme LMS.
Les formations sur étagère constituent une solution idéale pour toutes les formations généralistes, qu'elles soient dédiées aux soft skills (gestion du stress, leadership, communication, management...) ou aux hard skills (bureautique, comptabilité, langues étrangères...). Fournies clés en main, elles sont déployables quasi-instantanément. Résultat : un gain de temps considérable. Conçus par des experts métiers, ces contenus sont mis à jour et intègrent les dernières innovations en matière de pédagogie. Objectif : optimiser l'engagement des participants.
À noter : il est tout à fait possible de créer une formation e-learning intégrant à la fois des contenus externes et des contenus internes (documents, podcasts, vidéos YouTube...).
Comment organiser et gérer un catalogue de formations en entreprise ?
Il est conseillé d'utiliser un logiciel pour faciliter l'organisation et la mise à jour d'un catalogue e-learning. Le SIRH (Système d'information de gestion des ressources humaines) constitue une option exploitable, même si le LMS reste la solution numéro 1, puisqu'il s'agit d'un outil dédié à la gestion de la formation. Voici les avantages d'une plateformes LMS pour créer et faire vivre un catalogue de formations e-learning :
- Une manipulation extrêmement aisée du catalogue. Structurer sa bibliothèque et catégoriser les cours se font de manière intuitive.
- La possibilité de l'enrichir et de l'actualiser en quelques clics mais aussi de supprimer des cours ou d'en rendre certains invisibles pour une durée limitée.
- L'activation d'une option "auto-inscription" sur les formations de son choix, ce qui permet aux apprenants de s'inscrire directement.
- La mise à disposition des contenus instantanément. Les apprenants, depuis leur interface, trouvent rapidement les modules de formation adaptés à leur besoin via un moteur de recherche interne. La solution Rise Up utilise l'IA pour recommander les contenus les plus pertinents aux apprenants : l'outil scanne le catalogue puis sélectionne les formations les plus intéressantes. Il reste également tout à fait possible d'effectuer une recherche manuelle sur le LMS Rise Up en appliquant des filtres (recherche par catégorie ou mot-clé).
À retenir : la bonne tenue d'un catalogue e-learning passe par une révision régulière de son contenu.
Construction et intégration d'un catalogue e-learning dans le cadre de la formation professionnelle continue : l'expertise Rise Up
Rise Up a mené ce travail avec l'institution publique belge Sciensano, dont les missions sont très spécifiques. Spécialisée dans la santé (santé humaine et animale, sécurité alimentaire, surveillance des maladies...), Sciensano est aussi un organisme de recherche. Le défi : bâtir un e-campus, véritable "hub" de contenus pour les 900 collaborateurs, dont le développement professionnel nécessite à la fois des formations personnalisées et des formations plus généralistes, notamment sur les soft skills.
Rise Up a donc aidé l'organisation à créer un tout nouveau catalogue e-learning, constitué de deux piliers : l'e-learning sur étagère et l'e-learning sur mesure. La première partie du catalogue correspond donc à des contenus externes, sélectionnés chez des partenaires de confiance de Rise Up et répondant parfaitement aux objectifs pédagogiques de Sciensano. Ces formations sur étagère sont intégrées dans le catalogue en plug and play. Cela signifie qu'elles sont détectées et reconnues spontanément par le LMS, qui les place donc automatiquement dans la "banque" de formations de Sciensano. La deuxième partie du catalogue est réservée à des modules e-learning sur mesure.
Ces derniers ont été créés directement par les experts de Sciensano grâce à l'outil auteur de la plateforme Rise Up et portent sur des thématiques plus techniques et propres à l'organisation. Le catalogue s'enrichit de nouvelles formations au fil du temps ; celles-ci sont automatiquement classées dans l'une des deux catégories : formations sur étagère ou formations personnalisées. Les collaborateurs de Sciensano ont accès au catalogue via leur tableau de bord personnel lorsqu'ils se connectent au LMS.
En conclusion, les organisations doivent faire vivre leur catalogue de formations e-learning sur étagère ainsi que leur formations sur mesure. Il convient de veiller à sa structuration et de l'adapter constamment aux besoins des apprenants. À la clé, une montée en compétences harmonieuse des collaborateurs, en phase avec l'évolution des métiers et du secteur d'activités de l'entreprise.