Animer une réunion impactante : outils et bonnes pratiques

Animer une réunion efficace : une mission plus complexe qu'il n'y paraît. Maîtriser cet exercice s'avère pourtant capital pour les managers, chefs de projet et, plus généralement, les cadres de l'entreprise. Quel que soit le type de réunions, l'issue de cette dernière impacte l'activité mais aussi l'état d'esprit et la motivation des collaborateurs.

Qu'est-ce qu'une bonne réunion ? Quelles compétences l'animateur doit-il posséder ? Comment engager les participants et rendre ces temps de travail en groupe constructifs ? Quelles sont les meilleures pratiques en matière d'animation de réunion ? Tour d'horizon complet avec Rise Up.

Animer une réunion : définition et points essentiels

L'animation de réunion, ou conduite de réunion, consiste à piloter et structurer son déroulement, à aborder chaque point de l'ordre du jour en veillant à une transmission claire des informations, à susciter, encadrer et modérer les discussions, et ce dans le but d'atteindre un ou plusieurs objectifs définis au préalable. Il peut s'agir de résoudre un problème, de transmettre des informations (par exemple un changement de stratégie), de prendre une décision collectivement, de planifier un projet, de coordonner une action entre plusieurs équipes ou encore de renforcer la cohésion d'un groupe de travail.

Une bonne réunion, c'est quoi ?

De l'invitation à une réunion à la mise en application des décisions prises à son issue, chaque étape doit faire l'objet d'un soin particulier. Voici les marqueurs d'une bonne réunion :

• Des objectifs clairs, annoncés en début de réunion et atteints à son terme.
• Un ordre du jour structuré et réaliste compte tenu du temps imparti.
• Une gestion adéquate des temps de parole des participants, avec la possibilité pour chacun de s'exprimer.
• Une atmosphère positive et constructive.
• Des participants concentrés et engagés, tournés vers la collaboration et faisant preuve d'un esprit d'équipe.  
• Un timing maîtrisé.
• Une visibilité sur la suite : planification des prochaines réunions d'étape, listing des rendez-vous à prendre, définition d'un plan d'actions faisant apparaître les tâches à mener par les différents participants, assorties de deadlines, etc..
• Une synthèse envoyée rapidement, par e-mail ou via tout autre outil.

Comment bien débuter une réunion ?

Animer efficacement une réunion d'information, une réunion de travail, une réunion commerciale, une réunion de service ou encore une réunion d'équipe passe toujours par les mêmes principes. La qualité de l'entrée en matière joue un rôle non négligeable : elle donne le ton, met les collaborateurs à l'aise, en confiance, et capte leur attention (ou non). La crédibilité de l'animateur est également en jeu.

Dans ce contexte, la première des règles : débuter la réunion à l'heure ! Il convient ensuite de décliner le programme de cette rencontre de manière synthétique et de spécifier son objectif. Ne pas lire ses notes (ou simplement par petites touches), émailler ses propos d'exemples concrets, poser son regard sur l'ensemble des participants : des bonnes pratiques qui laisseront augurer d'une réunion productive, avec une audience engagée.

Afin de mettre à l'aise les participants, une touche d'humour reste la bienvenue, si le contexte de la réunion le permet bien évidemment. Une activité brise-glace se révèle également judicieuse. Elle fait naître une ambiance conviviale tout en permettant aux collaborateurs d'être d'emblée dans l'action. Citons le jeu de rôle (chaque participant en incarne un autre) et le jeu du Pecha Kucha (il s'agit de présenter un sujet en 20 slides de 20 secondes, ce qui correspond à un pitch d'un peu plus de 6 minutes par participant). 

Le rôle de l'animateur dans une réunion

L'animateur se positionne comme le chef d'orchestre de la réunion. C'est lui qui a en main l'ordre du jour, donne le ton, assure le bon déroulement des échanges et veille à ce que les objectifs soient atteints. Son rôle principal est donc de diriger. Il introduit chaque sujet, déroule son discours, gère les temps de parole, s'assure de l'attention et de la participation de tous, suscite et oriente les interventions selon le but qu'il s'est fixé, par exemple favoriser les échanges d'idées, présenter un nouveau projet ou faire adhérer le groupe à une décision inéluctable. Il peut déléguer à un participant la prise de notes pendant la réunion puis la rédaction du compte-rendu. En fin de réunion, il s'assure de la mobilisation de tous, synthétise les points clés et assigne les tâches aux différents collaborateurs présents. 

Les qualités de l'animateur

Les qualités d'un excellent animateur sont nombreuses. Citons entre autres : 

• La communication. Il s'agit bien évidemment de la compétence numéro 1. Prise de parole en public aisée, capacité à captiver l'audience, adaptation du ton et du style au profil des collaborateurs grâce à l'écoute active : autant de savoir-faire indispensables.

• La pédagogie. Il doit rendre claire une information complexe, dérouler une démonstration de manière fluide et logique, expliquer une notion si besoin, vulgariser, reformuler...

• Le leadership. L'animateur de la réunion sait fédérer tout en conservant sa fonction de décideur et dispose d'une autorité naturelle afin de susciter l'adhésion de son public.

• La neutralité : il met tous les membres de l'équipe sur un pied d'égalité et évite de prendre parti. Respect et équité : deux maîtres-mots d'un temps collectif productif.

• La gestion des conflits et la résolution de problèmes. Qu'il s'agisse d'échanges en petits groupes ou d'une réunion de plus grande envergure, il y aura dans la plupart des cas un échange de points de vue. Le risque : une mésentente entre les parties prenantes voire l'émergence d'un conflit. Une réunion peut vite "dégénérer" si le contexte est tendu ou le sujet à aborder source de dissensions. L'une des missions de l'animateur : maîtriser les débats et réguler les interventions.

• Le sens de l'organisation et la gestion du temps. Il lui revient de cadrer son intervention, d'imposer un rythme et d'assurer le déroulé de l'ordre du jour tel qu'il a été prévu, et ce sur une durée prédéfinie. 

Quels sont les outils d'animation d'une réunion ?

L'animateur s'appuiera certes sur ses soft skills pour mener efficacement sa réunion, mais cela ne suffira probablement pas. Il lui faudra également sélectionner un ou plusieurs outils afin d'enrichir son discours ainsi que la collaboration entre les participants. Voici les principaux types de support à connaître.

Outils pour les réunions en présentiel

• Le tableau blanc, qui reste incontournable pour visualiser, imager les idées ou lister les points importants.
• Les post-it, utilisés par les participants puis collés sur un support afin de brainstormer et de catégoriser les idées.
• Les supports de jeu : balle de parole (passée entre participants, elle permet de réguler les échanges et de faire participer tout le monde), jetons de vote (à apposer sur des idées par exemple), talking stick, ou bâton de parole (celui qui le tient est le seul à pouvoir parler), cartes de discussion comportant des questions, à tirer au hasard par chaque collaborateur.
• Le minuteur ou le sablier, pour cadrer les temps de parole et les activités.
• La boîte à idées.

Outils pour les réunions en ligne

• Les outils de visioconférence (la référence : Zoom) et les applications de communication, comme Teams.
• Le tableau blanc virtuel pour le brainstorming : Mural, Stormboard...
• Le chronomètre en ligne pour une meilleure gestion du temps.
• Les outils de prise de notes, de gestion des tâches et de suivi : Notion, MeetingBooster...
• Les outils favorisant la créativité et la prise de décisions collective : Loomio, qui a pour fonction de présenter des propositions, voter, commenter, ou Klaxoon, une plateforme de travail collaboratif. 

Comment animer une bonne réunion ? 5 conseils clés

En amont : une préparation minutieuse

Préparer une réunion est indispensable pour qu'elle soit constructive. Plusieurs éléments sont à prendre en compte ici : la définition d'un objectif précis, le choix des collaborateurs, qui doivent tous y trouver un réel intérêt et apporter une contribution pertinente, le choix de la date (convient-elle à tout le monde ? Le délai est-il suffisant pour permettre à chacun de se préparer s'il y a lieu ?), le choix du format (réunion classique, atelier, brainstorming...), la sélection des outils, mais aussi la disponibilité du matériel nécessaire et l'anticipation des réactions de l'audience.

Une réunion organisée, structurée, ayant un objectif clair 

L'organisateur portera également son attention sur l'ordre du jour. Pour ce faire, il établira une liste détaillée des points à aborder et structurera le déroulé de la réunion en hiérarchisant chacun d'entre eux. Attention à ne pas inscrire trop de sujets à l'ordre du jour, sous peine de perdre l'attention des participants et/ou de les noyer sous un trop grand nombre d'informations. Chaque point figurant au programme doit être associé à un objectif concret.

Une bonne gestion du temps

Une réunion qui s'éternise conduit à un désengagement de l'audience. L'animateur doit définir une durée pour chaque point à l'ordre du jour et s'y tenir. Cela signifie : développer un discours synthétique et pédagogique, maîtriser les temps de parole des participants, recentrer la discussion rapidement si nécessaire. Suivre un fil conducteur clair est essentiel pour assurer un déroulement fluide de la réunion. Pour conserver l'attention des collaborateurs et faciliter l'assimilation des informations, l'animateur a tout intérêt à faire des synthèses régulièrement. 

Une animation dynamique favorisant l'implication des participants

Il convient d'éviter un déroulement linéaire de la réunion, susceptible d'"endormir" les collaborateurs. L'orateur veillera à ponctuer son intervention de questions ouvertes, de sondages, d'un travail en petits groupes, de tours de table si cela semble pertinent, voire d'activités ludiques. Il s'attachera également à valoriser toutes les idées soumises et à susciter les échanges. Pour cela, instaurer un climat d'ouverture, de respect et de confiance est indispensable. 

Une conclusion conduisant à des actions concrètes

Une bonne réunion mène nécessairement à des résultats concrets : prise de décision, mise au point d'un plan d'actions, définition d'un échéancier et de tâches à réaliser dans le cadre d'un projet, etc.. Afin de motiver les collaborateurs à engager les actions requises, l'intervenant veille à distribuer le travail équitablement et à donner des deadlines précises.

Les erreurs à éviter lorsque l'on anime une réunion

Les difficultés principales lorsque l'on doit animer une réunion de travail : garder l'attention des participants du début à la fin, poser un cadre clair aux prises de paroles afin d'éviter les digressions, bien gérer les confrontations d'idées et anticiper les sources éventuelles de conflit entre collaborateurs. Pour y parvenir, l'animateur s'attachera à éviter les erreurs suivantes :

• Inscrire trop de points à l'ordre du jour.
• Porter peu d'attention à la hiérarchie des sujets abordés et à la structuration de la réunion.
• Se laisser déborder par des collaborateurs ayant tendance à monopoliser la parole.
• Réduire son audience à la passivité par un manque de rythme, un long monologue et/ou un propos manquant de clarté.
• Ne pas anticiper les potentiels désaccords. 
• Organiser des réunions trop longues.
• Multiplier les réunions.

La plupart de ces éléments se résument à une seule et même erreur : le manque de préparation. Les managers passent parfois rapidement sur cette étape, pourtant cruciale. 

Comment animer une réunion en distanciel (visioconférence avec Zoom et d'autres outils) ?

Maîtriser parfaitement les outils technologiques

Le télétravail et le travail hybride ont bouleversé les habitudes de travail, en particulier la tenue des rencontres collectives. Les salles de réunion disparaissent au profit d'une localisation "éclatée" de l'audience. Chacun se trouve chez soi (ou ailleurs) face à un écran. À charge pour l'animateur de fédérer l'ensemble des participants, de recréer un groupe, en effectuant par exemple un tour de table virtuel, et d'insuffler un esprit de collaboration. 

Animer une réunion en ligne passe d'abord par la parfaite maîtrise d'outils dédiés. Un manager ou un cadre organisant régulièrement des réunions hybrides doit dépasser l'usage "basique" de ces supports. S'approprier l'ensemble de leurs fonctionnalités permet d'élever la qualité des réunions et de les rendre plus productives et intéressantes aux yeux des participants. Ainsi, avec Zoom, l'animateur peut par exemple créer des sondages et des sessions de questions-réponses, se servir de tableaux blancs, inciter les membres à prendre la parole avec l'option "lever la main", organiser des petits groupes de travail en créant plusieurs salles virtuelles, etc.. En complément, l'animateur doit explorer et sélectionner les outils collaboratifs en ligne les plus pertinents au regard de l'objectif de la réunion. Nous avons listé ces derniers précédemment.

Préparer son poste de travail et les interventions des collaborateurs

Animer une réunion à distance efficace et fluide impose également de se trouver dans un endroit calme, où l'animateur se sent à l'aise et sera sûr de ne pas être dérangé. Pour impliquer les participants, l'animateur a tout intérêt à déléguer un rôle à certains d'entre eux, par exemple contrôler la durée de la réunion ou prendre des notes. L'une des difficultés des réunions à distance : conserver l'attention de tous les collaborateurs jusqu'au bout. Isolés derrière leur écran, ils décrochent facilement, par manque d'interactions ou en raison des sources de distraction qui les entourent (notifications qui arrivent sur leur smartphone, Internet à portée de clic...). L'animateur veillera donc à assigner un temps de parole à tous et à encourager la participation.

Comme pour une réunion en présentiel, la préparation revêt ici une grande importance. La spécificité réside dans la mise en place de l'outil de travail : ordinateur chargé et connecté à l'application de réunion, micro et caméra testés, ordre du jour et documents nécessaires à portée de main, carnet pour consigner les questions ou remarques émergeant au cours de la réunion, téléphone mis sur vibreur. 

Comment animer une réunion participative ?

Il existe plusieurs styles d'animation de réunion : style explicatif, directif, non directif (pas de rapport hiérarchique entre les participants). L'une des plus productives reste la réunion participative, car elle met en avant l'intelligence collective, conduit à la co-création de solutions et à un haut degré de collaboration. La contribution active de chacun élargit le champ des possibles et enrichit donc considérablement les résultats de la réunion.

L'animateur doit ici faire preuve de flexibilité, en acceptant de se détacher d'un ordre du jour et d'un timing stricts, tout en évitant de se laisser déborder. Il avance donc sur une ligne de crête, lui imposant d'avoir constamment la maîtrise des débats. Une attention particulière sera en outre portée sur la mise en confiance des collaborateurs dès leur arrivée en réunion.

Dans le contexte d'une réunion participative, l'utilisation d'outils d'animation est fortement recommandée car elle va stimuler les interactions et pousser les participants à être créatifs et à avancer ensemble dans la réflexion. Lors de la préparation de la réunion, l'organisateur prendra un soin particulier au choix des outils, afin d'éviter l'effet "gadget" et de cibler uniquement son besoin principal. 

Se former pour apprendre à animer une réunion efficace et dynamique

La perspective d'animer sa première réunion d'équipe, un sentiment de ne pas être assez "bon" pour captiver son audience, des difficultés à gérer son temps... : les raisons de se former à l'animation de réunion sont nombreuses. L'utilisation d'une plateforme e-learning complète, telle que le LMS de Rise Up, fournit une réponse simple, rapide et efficace aux besoins des managers. Depuis leur interface, les apprenants ont accès à un catalogue de formations sur étagère, c'est-à-dire à des modules e-learning prêts à l'emploi, et ce dans une variété de domaines.

Ils ont la possibilité de se former directement sur la thématique de l'animation de réunion, mais aussi sur des soft skills spécifiques, en fonction de leurs points forts et de leurs points faibles : prise de parole en public, pédagogie, négociation, gestion du temps, gestion des conflits, leadership...

Par ailleurs, dans le cadre des réunions à distance, une formation aux outils digitaux s'avère bien souvent pertinente, d'autant que ces derniers évoluent rapidement. Il peut dès lors s'agir d'une remise à niveau sur des applications du quotidien (Zoom, Microsoft Teams par exemple) afin d'en exploiter tout le potentiel, ou d'une montée en compétences sur des supports plus spécifiques, que nous avons détaillés précédemment.

En synthèse, animer une réunion productive ne s'improvise pas. Les cadres de l'entreprise doivent développer un vrai savoir-faire en la matière afin d'assurer un développement harmonieux des projets d'entreprise, de renforcer la cohésion d'équipe et de favoriser l'engagement des collaborateurs.