Plateformes de travail collaboratif : maximisez l’efficacité de vos projets

Une enquête de Wakefield Research commandée par Slack montre la montée en puissance qu’ont connu les plateformes de travail collaboratif ces dernières années. Avant la pandémie, près de la moitié des entreprises (47%) n’avaient pas fait l’acquisition d’une plateforme collaborative. Dès 2021, 79% des collaborateurs disent en utilisent une et, en plus, qualifient celle-ci de “très importante pour leur travail”. Il n’a donc fallu que quelques mois pour que ces espaces de travail numériques occupent une place prépondérante dans le quotidien des salariés.

Cette évolution est corrélée à l’expansion du télétravail et du travail hybride, qui ont engendré un besoin de communication et de collaboration à distance accru. Par ailleurs, toujours selon la même étude, plus de la moitié des décideurs IT estiment qu’à partir de 2024, l’e-mail ne sera plus le principal outil de communication professionnelle. En un mot, la plateforme de travail collaboratif semble aujourd’hui incontournable.

Quels sont les avantages et les fonctionnalités clés d’une plateforme collaborative ? Comment bien choisir sa plateforme de travail collaboratif ? Rise Up vous délivre toutes les informations utiles !

Qu’est-ce qu’une plateforme de travail collaboratif ?

Plateforme de travail collaboratif : définition

Une plateforme de travail collaboratif désigne un espace de travail numérique sécurisé, auquel accède tout ou partie du personnel de l’entreprise. Ce type de plateforme rassemble une série d’applications et d’outils collaboratifs. L’objectif est de centraliser l’activité quotidienne et de rendre possible l’exécution d’un maximum de tâches :

• conduite de projet ;
• réunions par visioconférence ;
• stockage, partage et édition de fichiers ;
• gestion des connaissances.

À noter : les données sont synchronisées entre les utilisateurs. En d’autres termes, à chaque fois que des modifications sont apportées à un fichier, celui-ci est automatiquement mis à jour pour tous les utilisateurs qui y ont accès.

Les plateformes collaboratives sont indissociables de l’avènement du travail en distanciel et en mobilité. Une bonne connexion Internet suffit pour accéder à toutes les fonctionnalités. Accessibles même sur smartphone, ces espaces de travail sont d’une grande souplesse d’utilisation.  

À la clé : une communication plus fluide, une collaboration facilitée et accélérée, donc une hausse de la productivité.

Quels sont les avantages d’une plateforme de travail collaboratif ?

Au sein d’une entreprise, l’adoption et l'utilisation massive d’une plateforme de travail collaboratif témoigne d’une transition digitale réussie. Véritable pilier de l’activité quotidienne, elle héberge également une grande partie de la richesse documentaire de l’organisation. Support idéal des échanges transversaux, de l’émergence d’idées et du partage d’expertises, la plateforme collaborative occupe une place centrale dans la vie de l’entreprise. Une place qui ne fera que croître, avec les possibilités toujours plus grandes offertes par ces espaces de travail virtuels. Désormais indissociables d’une communication efficace au sein des équipes et entre les équipes, les plateformes collaboratives accélèrent indéniablement le déploiement des projets.

Voyons en détail les avantages d’une plateforme de travail collaboratif.

Amélioration de la productivité

Des échanges d’emails chronophages remplacés par une conversation sur un canal de discussion dédié ? Des documents numériques volumineux envoyés à des dizaines de membres, qui potentiellement souhaiteront y apporter des modifications, remplacés par un dossier sur le cloud, consultable et éditable par tous les utilisateurs bénéficiant d’une autorisation ? Des dizaines de fichiers mal rangés sur son ordinateur remplacés par un contenu structuré et sécurisé ? Les plateformes de travail collaboratif réalisent tout cela (et bien plus encore). 

Ces quelques exemples montrent l’évident gain de productivité engendré par l’utilisation d’un espace de travail numérique. La centralisation de l’activité dans un QG numérique, où tous les collaborateurs sont présents chaque jour, contribue grandement à casser les silos et à supprimer les points de friction dans la circulation de l’information. De plus, la collaboration a lieu en temps réel, faisant gagner un temps précieux dans la réalisation de tâches communes. Enfin, les plateformes collaboratives disposent de fonctionnalités telles que l’envoi de rappels et de notifications, ce qui permet d’automatiser des tâches répétitives. Une autre source d’amélioration de la productivité. 

Facilitation de la communication et de la coordination

Communication et coordination jouent un rôle capital dans l’activité de l’entreprise. Ce sont deux vecteurs essentiels d’efficacité : des messages clairs, transmis de manière fluide, ainsi qu’une organisation optimale des missions contribuent à atteindre les objectifs rapidement. En outre, la capacité à bien communiquer et à se coordonner a des répercussions positives sur le climat de travail. 

Or, le travail hybride (et l’éclatement géographique des collaborateurs qu’il entraîne) challenge cette capacité à échanger et à avancer ensemble sereinement. C’est ici que les plateformes collaboratives trouvent leur intérêt premier : faire vivre les équipes, dynamiser et structurer leur travail, accompagner les managers dans leur mission d’animation et d’organisation de l’activité. De multiples outils, faciles à prendre en main, sont à la disposition des salariés (messagerie instantanée, solution de vidéoconférence, création de groupes de projet, appels audios et vidéos, etc.). 

Gestion de projet plus efficace

Autre avantage d’une plateforme de travail collaborative : une gestion de projet facilitée. Attribuer un rôle précis aux différents membres de l’équipe, suivre les tâches au fur et à mesure de leur avancement, planifier les étapes, fixer des échéances et des objectifs intermédiaires, assurer un pilotage du projet en toute simplicité : autant de possibilités offertes par des outils collaboratifs dédiés. Chaque membre de l’équipe a une vision claire de son rôle, sait exactement ce qu’il doit produire et dans quel délai. Une visibilité qui permet de s’organiser en conséquence et de travailler efficacement.

De plus, grâce à l’instantanéité des échanges, les plateformes collaboratives stimulent la créativité et le partage d’idées, ce qui vient enrichir les projets en cours et en fait potentiellement naître de nouveaux. 

En synthèse, utiliser une plateforme collaborative dans le cadre de la gestion de projet apporte deux bénéfices : un gain de temps substantiel et une qualité de travail optimisée. 

Promotion de la transparence

Enfin, les plateformes de travail collaboratif apportent visibilité et transparence. L’ensemble des ressources étant centralisées, les utilisateurs ont facilement accès à l’information et cette information est la même pour tous ! Une excellente solution pour éviter certaines difficultés courantes, comme une communication non homogène, des incompréhensions et malentendus, ce qui débouche potentiellement sur des tensions et un manque de confiance entre collègues. Il existe en outre une traçabilité des décisions prises puisque les documents conservent l’historique des modifications qui y ont été apportées.

Une plateforme de travail collaboratif offre donc de nombreux avantages, qui rendent cet outil incontournable à l’heure actuelle. 

Les fonctionnalités clés d’une plateforme de travail collaboratif

Grâce à leurs fonctionnalités, les plateformes de travail collaboratif replacent l’humain au cœur de l’activité, et ce même à distance. La promesse : simplifier et accélérer le travail au sein d’équipes multi-sites, renforcer les liens entre les différents départements de l’entreprise, donc améliorer la communication et gagner en productivité, comme on l’a vu.

Dans un monde professionnel qui se complexifie et évolue en permanence, où la digitalisation ne cesse de croître, ce type d’outils fournit un support de travail solide, sécurisé et à même d’être déployé à grande échelle.  

Gestion de projet

La gestion de projet constitue l’une des fonctionnalités plébiscitées par les collaborateurs et leurs managers. La raison est évidente : le management et l'ingénierie de projet sont complexes à mener, car ils font entrer en jeu plusieurs acteurs, un grand nombre de tâches, des contraintes de temps et de budget. Une application digitale facilitant ces missions répond donc à une vraie demande. 

Planification, suivi, coordination, pilotage : l’ensemble du processus peut s’appuyer sur un outil de gestion de projet en ligne. Concrètement, ce type d’applications propose par exemple :

• la création et l’attribution de tâches, complétées d’échéances à respecter ;
• un tableau de bord pour suivre l’avancement du projet et détecter les éventuels retards et points bloquants ;
• un diagramme de Gantt, pour visualiser dans le temps les différentes tâches composant le projet ;
• la gestion des ressources allouées au projet, en particulier le budget.

Messagerie instantanée et vidéoconférence

Les fonctionnalités centrées sur la communication constituent l’un des piliers d’une plateforme de travail collaboratif. L’idée est de pouvoir entrer en contact avec une ou plusieurs personnes de manière immédiate, où que celles-ci se situent géographiquement. Au quotidien, les salariés échangent en direct via une messagerie instantanée. Pour organiser les échanges, des fils de discussion thématiques sont souvent mis en place. 

Autre solution largement utilisée : le système de vidéoconférence (ou visioconférence). Il suffit de quelques clics pour planifier et assister à une réunion virtuelle. Ce support s’avère également parfaitement adapté aux entretiens individuels. Réaliser une présentation ou effectuer une démonstration par visio est tout aussi pertinent, la plupart des outils disposant d’une fonction de partage d'écran. Autre bénéfice d’une solution de vidéoconférence : une audience qui s’étend au-delà du périmètre de l’entreprise. Clients, fournisseurs, partenaires peuvent tout à fait rejoindre une réunion virtuelle organisée par un collaborateur.

Une fois de plus, on constate la puissance des plateformes de travail collaboratif en matière de simplification des tâches et d'accélération de l'activité au quotidien.

Suivi des tâches

L’une des fonctionnalités incontournables d’une plateforme collaborative : le calendrier partagé. Cet emploi du temps numérique est précieux. Accessible depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur), il permet de rester en contact permanent avec son agenda. L’envoi automatique de rappels et de notifications évite les éventuels oublis tout en recentrant les collaborateurs sur les actions qu’ils doivent mener en priorité. Autre valeur ajoutée : la possibilité de partager son agenda avec d’autres collaborateurs. Une fonctionnalité idéale pour planifier et suivre un ensemble de tâches. 

Par sa capacité à optimiser la gestion du travail, l’agenda partagé fait gagner du temps et concourt à une collaboration fluide.

Ajoutons que les plateformes de travail collaboratif proposent des tableaux de bord dédiés au suivi des tâches des collaborateurs. Clairs et synthétiques, ils présentent une vision constante et globale des activités en cours.

Partage des documents

Nous l’avons vu, rassembler en un seul et même endroit les ressources documentaires de l’entreprise est l’un des points forts des plateformes collaboratives. Cette fonction de stockage apporte plusieurs avantages : la sécurisation des contenus produits par l’organisation, la possibilité de classer et de hiérarchiser ces derniers très facilement, l’accessibilité (tous les collaborateurs, sauf restrictions voulues par l’organisation, peuvent visualiser les documents). 

L’intérêt du partage de fichiers est également de travailler à plusieurs sur un même document. Les modifications sont intégrées en temps réel et visualisables immédiatement par l’ensemble des collaborateurs autorisés à éditer le fichier. De plus, une nouvelle version “n’écrase” pas la précédente : l’historique du document est enregistré, conduisant, si nécessaire, à restaurer une version ancienne ou simplement à consulter les modifications antérieures.     

Intégration aux autres outils 

Les plateformes de travail collaboratif possèdent en propre ou se connectent à une multitude d’outils tiers. L’idée est bien de centraliser l’activité au sein d’un espace de travail numérique “sans frontière”. S’y rattachent ainsi :

• des outils de gestion de projet. Trello et Asana figurent parmi les leaders dans ce domaine. L’interface intuitive et visuelle de Trello, basée sur des tableaux (un tableau = un projet) et des cartes (une carte = une tâche), est très appréciée. Asana de son côté constitue une solution complète prenant en compte de nombreuses problématiques, par exemple la hiérarchisation des tâches et l'alignement des objectifs individuels sur ceux de l’organisation ;
• des outils de stockage de fichiers, grâce à la synchronisation avec des services tels que Dropbox et Google Drive ;
• des applications de communication comme Slack et Microsoft Teams.

Certaines plateformes collaboratives sont capables d’intégrer un logiciel de gestion de la formation. Ainsi, le LMS Rise Up s’insère dans l’environnement Microsoft Teams. Les collaborateurs se forment dès qu’ils le souhaitent, sans quitter leur espace de travail.

4 conseils pour choisir votre plateforme de travail collaboratif

On l’a vu, une très grande variété de missions peuvent être menées via une plateforme de travail collaboratif. Afin de sélectionner une solution adéquate, il convient de cibler ses besoins. Faut-il surtout combler un manque de productivité lors de la conduite d’un projet ? Est-ce une difficulté générale à communiquer et à faire circuler l'information qui constitue le principal point bloquant ? La priorité est-elle de stocker et de partager des fichiers ? Cette réflexion est incontournable car elle vous permettra d’opter rapidement pour les outils les plus adaptés à votre problématique.

Autre bonne pratique : effectuer un état des lieux des programmes déjà utilisés dans l’entreprise. Assurez-vous de la compatibilité de vos outils avec votre future plateforme de travail collaboratif. Les commerciaux par exemple gagneront en productivité si leur logiciel CRM, comme Salesforce, se connecte à la plateforme collaborative. 

Troisième conseil : veillez à la simplicité d’utilisation. Mener son activité professionnelle dans un espace de travail 100% numérique ne va pas de soi pour tous les collaborateurs.  De plus, la multiplicité des fonctionnalités peut effrayer les salariés les moins à l’aise avec le digital. L’ergonomie ainsi qu’une présentation claire des différentes fonctionnalités sont des éléments à prendre en compte lors du choix d’une plateforme collaborative. Vérifiez également la disponibilité et la qualité du support client.

Enfin, il convient d’impliquer les équipes. C’est en effet les collaborateurs et leurs managers qui utiliseront l’outil au quotidien. Les consulter lors du processus de sélection est donc pertinent. À la clé : un dispositif numérique répondant aux attentes des salariés ainsi qu’une adoption plus rapide de la plateforme. 

Une fois cette dernière choisie, n’oubliez pas d’accompagner vos salariés pour assurer une transition rapide vers un mode de travail 100% digitalisé et optimiser le travail collaboratif.