Budget de formation en entreprise : comment le calculer

Dans un contexte de transformation rapide des métiers et d’évolution constante des compétences, les entreprises n’ont plus le luxe d’improviser leur stratégie de formation. Le budget alloué à cet enjeu ne peut plus être une simple ligne comptable : il doit devenir un véritable levier de performance. Mais comment bâtir un budget de formation pertinent, à la fois réaliste, pilotable et aligné avec vos priorités stratégiques ? Cet article vous guide pas à pas, de la définition des besoins à l’optimisation du ROI.

Le budget de formation : un investissement, pas une dépense

Trop souvent perçu comme une charge, le budget de formation en entreprise est avant tout un investissement stratégique. Il doit répondre à des besoins concrets, alignés avec la vision de l’entreprise. Selon Frédéric Hebert, Chief Learning Officer chez Rise Up, la définition du budget commence par une analyse approfondie des compétences à développer : « Avant de travailler sur le budget, on travaille sur les besoins concrets et la stratégie de la société ». « Un budget de formation efficace ne doit pas être une réponse automatique à des demandes individuelles. Il doit découler d’une analyse des besoins réels et être pensé pour maximiser son impact sur les métiers et l’organisation », poursuit-il.

Plusieurs éléments sont donc à prendre en compte pour estimer un budget : 

• Les objectifs stratégiques et projets de transformation

• La masse salariale

• Les obligations légales et les accords collectifs

« L’important est de considérer la formation comme un outil de performance et d’anticipation des évolutions du marché, et non comme une simple obligation réglementaire », rappelle Frédéric Hebert.

Comment bien calculer son budget de formation ?

L’estimation du budget de formation repose sur plusieurs postes de dépenses, qu’il convient d’anticiper :

• Les coûts directs : achat de formations externes, développement de contenus pédagogiques internes, rémunération des formateurs.
• Les coûts indirects : temps passé en formation par les salariés, impact sur la productivité.
• Les frais annexes : déplacements, hébergement, accès à des plateformes numériques.

Une erreur fréquente consiste à ne pas intégrer la conception pédagogique dans le budget global. « Le budget formation est souvent perçu uniquement comme une enveloppe pour acheter des formations, mais la conception elle-même n’est pas toujours prise en compte », explique Frédéric Hebert.

Par ailleurs, la taille de l’entreprise influe directement sur le budget. Les TPE/PME doivent souvent prévoir des formations sur mesure, coûteuses en conception, alors que les grandes entreprises peuvent mutualiser leurs besoins et opter pour des solutions à plus grande échelle.

Optimiser et piloter son budget de formation

Une fois le budget défini, encore faut-il le piloter efficacement. Plusieurs bonnes pratiques permettent d’optimiser les ressources sans compromettre la qualité des formations :

• Mixer les modalités pédagogiques : alterner présentiel et e-learning pour maîtriser les coûts tout en garantissant une formation efficace.
• Prioriser les besoins stratégiques : certaines formations répondent à des enjeux de transformation majeurs et doivent être priorisées.
• Différencier formation continue et formation ad hoc : le budget formation doit inclure à la fois le développement de compétences récurrent et les formations liées à des évolutions rapides (IA, nouvelles réglementations, transformation digitale, etc.)
  
  

Par ailleurs, comme pour tout investissement, la performance de l’investissement en formation doit être suivie de près. « Un budget formation ne doit pas être un bloc figé. Il doit évoluer en fonction des besoins réels et de l’impact mesuré. Sans suivi précis, on prend le risque d’investir dans des formations peu efficaces ou inadaptées », commente Frédéric Hebert.

Pour cela, l’un des meilleurs indicateurs reste le Time-To-Skill, un concept déposé par Rise Up. Cet indicateur mesure le temps nécessaire pour qu'un employé puisse acquérir et appliquer une nouvelle compétence en situation de travail. C’est une mesure globale qui couvre tout le processus : de l’identification des besoins en compétences à la conception des formations, leur déploiement et l’atteinte et la vérification d’un niveau de maîtrise au sein des équipes. Cet indicateur est, selon Rise Up, le plus pertinent pour mesurer le ROI d’une formation.

« Le budget formation doit être le reflet des enjeux stratégiques de l’entreprise. La vraie question n’est pas combien investir, mais comment faire en sorte que chaque euro dépensé contribue réellement à la montée en compétences des collaborateurs et à la croissance de l’entreprise », conclut Frédéric Hebert.