E-learning open source : avantages et inconvénients

La formation en ligne ne cesse d'évoluer. L'un des aspects sur lesquels l'apprentissage à distance progresse notablement : l'accessibilité. Pour les utilisateurs, qu'il s'agisse des formateurs ou des apprenants, la prise en main des outils online devient de plus en plus intuitive, rapide et fluide. Et ce malgré le développement d'une multiplicité de méthodes pédagogiques (social learning, microlearning, serious games, classes virtuelles...) Désormais, concevoir des modules de formation de qualité professionnelle ne nécessite plus de compétences techniques spécifiques. De même, suivre un cours en ligne est à la portée de tous.

Cette massification de l'e-learning conduit à la question de l'acquisition de l'outil de formation. En d'autres termes, comment les entreprises et établissements d'enseignement se procurent-ils et implémentent-ils leur plateforme d'apprentissage en ligne ? C'est ici que viennent se positionner les plateformes e-learning open source. La promesse : offrir aux organisations un support de formation en ligne complet et gratuit. Cette solution s'oppose aux plateformes propriétaires, conçues par des éditeurs spécialisés. Celles-ci disposent également de nombreux avantages.

Point complet dans cet article.

Une plateforme e-learning open source ?

Commençons par décomposer le terme. Une plateforme e-learning désigne un système d'apprentissage accessible en ligne. Il s'agit donc d'un logiciel hébergé sur le cloud auquel se connectent formateurs et apprenants pour préparer et suivre des cours à distance. "Open source" signifie "code source ouvert". En clair, open source fait référence à un logiciel dont le modèle de développement est décentralisé : le code source est accessible à tous, et ce gratuitement. Toute personne a la possibilité de voir, de modifier et de distribuer le code informatique du logiciel. Ainsi, une communauté se crée et s'élargit au fil du temps, ce qui conduit à une collaboration à plus ou moins grande échelle pour faire vivre le logiciel, lui ajouter des fonctionnalités, etc.. Les plateformes les plus développées comptent des utilisateurs dans le monde entier.

À partir de là, on devine qu'une plateforme e-learning open source correspond à une solution logicielle dédiée à l'apprentissage en ligne que n'importe quelle organisation peut s'approprier. Reste ensuite à la configurer et à la mettre à disposition des apprenants. Les plateformes e-learning les plus puissantes possèdent des dizaines de fonctionnalités. Elles se présentent ainsi comme une boîte à outils. L'entité souhaitant utiliser une plateforme d'apprentissage open source construit ainsi sa propre plateforme en sélectionnant et en "empilant" un certain nombre de briques. 

Les plateformes e-learning open source sont assez répandues dans les établissements d'enseignement supérieur notamment. De leur côté, les petites et moyennes entreprises ainsi que les grands groupes utilisent souvent des solutions LMS propriétaires (nous aborderons ce thème plus loin dans l'article). 

Quelle est la différence entre plateforme e-learning (e-learning platform) et LMS (Learning Management System) ?

Une  plateforme e-learning est une plateforme dédiée à la formation en ligne. Elle regroupe ainsi les ressources pédagogiques et constitue l'outil utilisé par les apprenants pour s'inscrire et suivre leurs parcours de formation. Les formateurs ont accès à ce support pour la création des cours, leur diffusion mais aussi pour le suivi des apprenants et l'analyse des résultats des sessions d'apprentissage via la génération de rapports. 

Un LMS se définit lui comme un système de gestion de la formation. LMS est le sigle de Learning Management System, que l'on peut traduire en français par : Système de Gestion de l'Apprentissage. Il comprend donc un volet supplémentaire : la gestion administrative des dispositifs de formation. Le LMS est largement plébiscité par les entreprises et leurs employés. Toutes les parties prenantes l'utilisent : équipe RH, équipe formation, concepteurs pédagogiques, formateurs, apprenants, managers. Outil tout-en-un, il s'intègre en outre facilement à l'écosystème informatique de l'organisation et se décline sur tous les écrans. 

Important : il est de plus en plus commun de confondre les deux termes et de considérer le LMS comme la plateforme e-learning de référence.

Quels sont les avantages du LMS open source ?

Une plateforme e-learning gratuite

L'open source est un état d'esprit, celui de l'ouverture, de l'accessibilité, du partage et de la collaboration. En conséquence, le code source du logiciel e-learning est gratuit et transférable à n'importe qui en faisant la demande, et ce dans n'importe quel but. Il s'agit là d'une vitrine attrayante, notamment pour les structures ayant des budgets très restreints. D'autant que ce modèle implique une gratuité "à vie". Il n'y a pas de retour en arrière : une fois que l'organisation a téléchargé le logiciel, elle en devient propriétaire et l'utilise comme elle le souhaite, autant de temps qu'elle le souhaite.

La durabilité

Cela induit un deuxième avantage : la durabilité. En effet, la disponibilité d'un logiciel open source ne dépend pas d'une société ou d'un quelconque fournisseur puisqu'il n'appartient par définition à personne, ou plutôt, il appartient en propre à toute personne possédant une copie du code informatique. Aucun risque donc, de se voir supprimer l'accès à la plateforme e-learning. Le possesseur du code source dispose d'une autonomie totale sur le devenir du logiciel, qu'il utilise dans un but qui lui est propre.

La force de la communauté

Une plateforme LMS open source puissante possède derrière elle une vaste communauté de contributeurs. Dans le cas des plateformes les plus développées, celle-ci se compose non seulement de développeurs mais aussi d'éducateurs et d'apprenants, qui partagent idées et ressources pour assurer une amélioration constante de la solution. En conséquence, le logiciel se développe en continu, offrant une bibliothèque de fonctionnalités de plus en plus riche. Création de cours avec prise en charge de tout type de médias (vidéos YouTube, images, podcasts...), déploiement de parcours de formation complets, conception de tests interactifs, rapports sur les progrès des apprenants : autant d'exemples d'actions possibles sur une plateforme e-learning open source. 

La personnalisation

Autre marqueur fort de l'open source : la possibilité de personnaliser l'outil à sa guise. Le code étant libre, l'entreprise qui décide de l'acquérir peut le modifier autant de fois qu'elle le souhaite, à la marge ou en profondeur, afin d'y apporter le degré de personnalisation de son choix. Ce type de solutions offre une flexibilité totale sur le devenir du logiciel en interne. Intégration de la charte graphique de l'organisation, choix des fonctionnalités, sélection des modalités pédagogiques les plus pertinentes, intégration d'options de collaboration, modifications de la plateforme au fil du temps pour suivre l'évolution des besoins : une version open source d'un logiciel conduit à une liberté quasi-totale en termes de configuration. 

Quels sont les inconvénients des plateformes d'apprentissage en ligne open source ?

Certainement le point noir de ce type de solution : le temps et les compétences nécessaires pour mettre en place et faire vivre la plateforme e-learning. Avant de s'engager dans la voie de l'open source, l'entreprise doit réfléchir aux conséquences concrètes sur son organisation interne et avoir listé les coûts induits par ce choix.

Un logiciel e-learning inutilisable sans compétences avancées en informatique

Que faire une fois le code informatique téléchargé ? Pas grand-chose si l'entreprise n'a pas à sa disposition des experts en programmation. Derrière la simplicité affichée et bien réelle de l'acquisition d'une plateforme e-learning open source se cachent des impératifs. Hébergement de la solution, sécurisation et protection des données, intégration des mises à jour, sauvegardes, détection et réparation des bugs, formation et accompagnement des utilisateurs... : autant de missions que devra assurer l'entité qui a acquis le code source du logiciel. 

Le temps passé pour maintenir et faire évoluer la solution

Implémenter un logiciel en open source demande la mobilisation d'un ou de plusieurs employés compétents en matière de développement web. Une mobilisation qui ne s'arrête pas à la configuration du logiciel. Il faudra en effet assurer la maintenance comme on l'a vu, mais aussi apporter des modifications régulièrement (intégration d'un nouveau plug-ins, ajout d'une formation...). Ce travail passe en outre par une collaboration étroite avec les parties prenantes de la formation : services formation et RH, apprenants, formateurs... Échanges d'e-mails récurrents et réunions viendront dès lors encore rallonger les délais de déploiement. 

Les coûts indirects

Un troisième inconvénient se dessine : la (probable) nécessité de financer un certain nombre de prestations pour faire fonctionner la plateforme et assurer sa fiabilité et son efficacité sur le long terme. Sans personnel disposant du temps et/ou des compétences nécessaires en interne, il faudra se tourner vers des fournisseurs de services spécialisés. Certaines plateformes e-learning se sont entourées d'un réseau de partenaires. Le but : proposer des solutions premium, donc payantes, incluant entre autres des services d'hébergement, de sauvegarde et d'assistance. 

Ajoutons que la recherche de prestataires, la comparaison de leurs offres, la nécessaire "initiation" à certains termes techniques, la coordination entre les différents fournisseurs accaparent elles aussi énormément de temps. De plus, il s'avère assez difficile de budgéter en amont la totalité des dépenses induites. Vigilance donc sur les coûts indirects des plateformes e-learning open source !

Les bénéfices d'un LMS propriétaire

Bonne nouvelle, un autre modèle existe : les plateformes e-learning propriétaires. Dans cette version, la plateforme est développée par une structure privée. Cet éditeur de LMS vend la solution à des organismes de formation, des entreprises de tout secteur d'activité, des établissements d'enseignement ou encore des associations. Les organisations ont tout intérêt à étudier les deux versions :  LMS open source et LMS propriétaires, afin d'établir quelle formule est la plus adaptée à leur profil, à leur problématique et à leurs contraintes.

La délégation de toute la partie technique

Lorsqu'il fait l'acquisition d'une plateforme e-learning auprès d'un éditeur, le client se voit déchargé de toute la partie technique. La solution lui est fournie clé en main. En outre, le fournisseur met à disposition un support technique et assure en général la formation des utilisateurs de la plateforme. Pas besoin, donc, d'informaticiens ou de développeurs web dédiés au projet en interne.

De plus, l'éditeur fait évoluer son LMS régulièrement. Pour le client, la transition est fluide car il n'a pas à effectuer de manipulations techniques particulières. Les améliorations sont apportées naturellement au produit. Rise Up a par exemple intégré l'intelligence artificielle à plusieurs niveaux de sa plateforme LMS. Des fonctionnalités clés sont désormais portées par l'IA, ce qui décuple leurs possibilités :

• L'outil auteur, destiné à concevoir les modules de formation, assiste désormais les formateurs et concepteurs pédagogiques dans leur travail. Génération de contenus de formation (cours, visuels, évaluations), transformation de ressources brutes en modules interactifs, attrayants et engageants, traduction des formations en plus de 20 langues : l'IA accélère la création de cours qualitatifs.
• Les recommandations de formation à l'attention des apprenants acquièrent une précision et une finesse inégalées. 

Le gain de temps

En toute logique, le gain de temps constitue le deuxième point fort des LMS propriétaires. L'éditeur prend à sa charge les missions techniques chronophages, comme on l'a vu. La mise en place du LMS est donc ultra-rapide. L'interface conviviale assure en outre une prise en main rapide et la grande facilité d'utilisation concourt à une excellente expérience d'apprentissage.

Certaines plateformes aident les différentes parties prenantes dans leurs tâches quotidiennes. L'automatisation joue ici un rôle important. De nombreuses tâches peuvent être automatisées, comme la génération des certificats, les inscriptions aux formations ou encore l'envoi de notifications.

Ajoutons qu'un  catalogue de formations sur étagère est parfois inclus dans la solution LMS. Il s'agit de formations prêtes à l'emploi, conçues en amont par des experts du domaine concerné et déployables en quelques clics sur la plateforme. À ce titre, Rise Up dispose d'un catalogue de formations complet, adapté au niveau et au rythme d'apprentissage des collaborateurs. 

Une configuration spécifique pour chaque entreprise

Comment faire son choix parmi 1 500 plug-ins ? C'est la question à laquelle peut être confrontée une entreprise optant pour une plateforme e-learning open source. Une question qui ne se pose plus lorsque l'on choisit une solution propriétaire. En effet, un bon éditeur de LMS étudie en amont les problématiques de l'entreprise, sa cible apprenante, ses forces et ses faiblesses, puis établit une feuille de route et définit avec elle une stratégie spécifique. Le paramétrage du LMS tient compte de tous ces éléments. Objectif : fournir au client un système de gestion de la formation fait pour lui. En outre, le LMS revêt un nom propre, unique à l'entreprise, et se pare des couleurs de la marque.

L'intégration dans l'écosystème digital de l'organisation

Autre atout des plateformes e-learning propriétaires : leur capacité à s'insérer dans l'écosystème digital de l'organisation. Les équipes RH gagnent un temps précieux et assurent un travail encore plus fiable grâce à l'interconnexion entre le LMS et le SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines). Les services commerciaux ont de leur côté la possibilité de coupler LMS et logiciel CRM. La solution Rise Up s'insère ainsi dans Salesforce, facilitant l'accès à la formation des équipes de vente. 

Autre exemple : la mise à disposition de la plateforme d'apprentissage en ligne dans l'environnement de travail quotidien. L'idée : consulter ses ressources de formation sans quitter ses tâches en cours. Formation et travail ne sont plus cloisonnés mais s'enrichissent l'un l'autre. En quelques clics, depuis leur écosystème digital, les employés accèdent à des  contenus de formation afin de trouver une solution ou une réponse à un besoin immédiat. C'est pourquoi les experts Rise Up ont choisi d'intégrer la solution dans Microsoft Teams.

Cette évolution s'inscrit dans une tendance entamée avec le mobile learning (apprentissage via une application mobile, même hors connexion), celle de l'accessibilité totale de la formation. Où que l'on soit, quelle que soit l'heure et quel que soit le contexte dans lequel on se trouve, il reste possible de consulter des ressources pédagogiques et de poursuivre un programme de formation.

Un outil tourné vers la performance de l'entreprise

L'expertise d'un éditeur de LMS se lit également dans sa capacité à aider les entreprises à augmenter l'impact de leurs formations et à favoriser des retombées directes sur la performance économique. Assurer la cohérence entre formation et business passe par une mesure concrète de la montée en compétences à l'issue des programmes d'apprentissage. Rise Up fait remonter des tableaux de bord et rapports personnalisés alimentés en temps réel. En un minimum de temps, les managers et administrateurs visualisent les metrics qui comptent et les comparent sur plusieurs périodes (progression des apprenants dans chacune des formations, nombre de tentatives aux évaluations, performance des différents types de contenu...). 

L'accompagnement du client

Enfin, une société éditrice de LMS va accompagner son client tout au long de leur "histoire" commune. Ses experts s'attacheront dès le départ à découvrir et à comprendre l'écosystème du client, puis à bâtir avec lui une stratégie de formation claire, comme nous l'avons dit. C'est sur cette base que sera déployée la plateforme e-learning. Insuffler une culture d'apprentissage dans l'organisation, améliorer l'onboarding, moderniser les dispositifs de formation, personnaliser les parcours d'apprentissage, accompagner le changement... : de nombreuses problématiques exigent un accompagnement du client dans toutes les étapes de son projet. 

Quelle est la meilleure plateforme LMS pour les centres de formation et les entreprises ?

La meilleure plateforme LMS pour les organismes de formation et les entreprises est avant tout celle qui répondra parfaitement à l'intégralité de leurs besoins pédagogiques. Il faut également prendre en compte les éléments suivants (liste non exhaustive) :

• Le type et le profil de la structure.
• La stratégie d'entreprise, ses projets et perspectives à court, moyen et long termes.
• La taille, les compétences et les attentes de la cible apprenante.
• Les objectifs attendus.
• Les résultats actuels des dispositifs de formation, ce qui marche et ce qui ne marche pas.
• Le délai de mise en place souhaité.
• Le budget alloué à la formation.

Une TPE spécialisée en informatique, une association caritative, une université ou encore un grand groupe privé évoluant à l'international dans le secteur du conseil auront bien évidemment besoin de plateformes e-learning totalement différentes. Cela semble évident, rappelons malgré tout qu'il faut cibler d'entrée de jeu une solution réaliste au regard de sa situation. Une grande entreprise aura par exemple tout à gagner à opter pour un LMS propriétaire solide et évolutif, sur lequel elle pourra :

• Concevoir et déployer facilement ses formations sur mesure.
• Mixer ces dernières avec des formations généralistes sur étagère déployables à grande échelle, par exemple sur les thématiques du management, de la communication, du RGPD (règlement général de protection des données)... 
• Distribuer des rôles précis à chacun et favoriser l'apprentissage collaboratif, qui consiste à donner la possibilité aux salariés de créer eux-mêmes leurs formations, ce qui permet une diffusion des expertises au sein de l’organisation.
• Créer des parcours mêlant e-learning et présentiel (blended learning).

Gardons à l'esprit que le choix de la solution logicielle impactera l'entreprise à plusieurs niveaux : engagement collaborateur, réduction, ou pas, du skill gap (déficit de compétences), mobilité interne, pour n'en citer que quelques-uns. In fine, l'incidence sur les résultats financiers et l'image de marque sera bien réelle.