Quel est l’intérêt du travail collaboratif dans un contexte hybride ?

Des réunions frustrantes, car chronophages et ne débouchant sur rien de constructif : tous les salariés en ont déjà fait l’expérience. De plus en plus érigées en mauvais exemple du travail collaboratif, elles conduiraient à de la passivité et à un désintérêt croissant des collaborateurs.

Une étude américaine a même révélé que la majorité d’entre eux travaillent sur autre chose (73 % des personnes interrogées) lorsqu’ils sont en réunion. Par ailleurs, les séances de brainstorming, donc impliquant un véritable échange d’idées, ne concerneraient selon cette enquête que 5 % des réunions.

La collaboration au sein de l’entreprise est aujourd’hui en plein renouveau. Les plateformes de travail collaboratif en ligne se sont massivement développées avec l’essor du télétravail. De plus, les espaces de travail collaboratif “physiques” se diversifient et misent sur la convivialité pour favoriser la créativité et des discussions productives. Rise Up fait le point sur les avancées et les atouts du travail collaboratif en entreprise !

Quel est le principe du travail collaboratif ?

Travail collaboratif : définition

Le travail collaboratif se définit comme la collaboration entre plusieurs salariés en vue d’élaborer et mettre en œuvre un projet commun. Il s’agit souvent de projets de grande ampleur et/ou stratégiques, impliquant un nombre conséquent de collaborateurs. La hiérarchie n’entre ici plus en jeu. Chacun apporte ses compétences techniques, sa créativité et ses compétences comportementales pour mener à bien une mission collective. Bien entendu, la qualité de la communication interpersonnelle est primordiale.

Le travail collaboratif se déploie aussi bien en distanciel, grâce à des plateformes et autres outils de collaboration dédiés, qu’en présentiel. L’entreprise réorganise et décloisonne souvent les bureaux afin de créer de véritables espaces de travail collaboratif, invitant à communiquer plus et mieux. 

Cette manière de travailler repose sur une culture de la collaboration. Cela nécessite un état d’esprit dans lequel l’écoute, le partage, l’entraide et l’agilité deviennent les maîtres-mots. 

Une nouvelle façon de travailler basée sur les plateformes collaboratives

Une révolution est-elle en train de toucher le monde du travail, qui voit les frontières géographiques s’abolir et, malgré tout, la collaboration se renforcer grâce à une multitude d’outils en ligne ? Il est en tout cas évident que la digitalisation des entreprises et les progrès constants des technologies bouleversent les méthodes de travail. Les plateformes collaboratives en sont l’un des symboles. Aujourd’hui, pour bon nombre de salariés, consulter un calendrier partagé, converser au sein d’un groupe de travail à distance, envoyer et recevoir des messages à des personnes internes ou externes à l’entreprise au sein d’un espace de travail digitalisé font partie des réflexes quotidiens. 

Digital workplace (environnement de travail unifié), cloud, espaces de stockage mutualisés, applications de messagerie, plateformes de visioconférence, logiciels de collaboration : autant de termes devenus presque banal dans le monde de l’entreprise, où le travail hybride tend à devenir la norme. Désormais, les relations professionnelles sont dominées par l’instantanéité des échanges et le partage d'informations. Résultat : un “bouillonnement” d’idées, une émulation et une implication renforcées des collaborateurs. De plus, les outils de travail collaboratif permettent de mieux faire face aux urgences et aux changements impromptus. 

En un mot, le travail collaboratif devient synonyme de créativité et de flexibilité.

Quels sont les objectifs du travail collaboratif ?

Nous avons déjà entraperçus les atouts du travail collaboratif, à la fois pour le collaborateur et l’entreprise. Allons plus loin en voyant plus précisément ses objectifs. Grâce aux outils de travail collaboratif, les salariés sont non seulement plus impliqués dans les projets mais se retrouvent aussi responsabilisés. Ils échangent bien souvent “d’égal à égal” entre eux : chacun est tout aussi légitime qu’un autre membre du groupe pour apporter sa pierre à l’édifice. 

À l’émulation et à la créativité répondent une confiance et une reconnaissance mutuelles. Cette cohésion d’équipe se traduit de différentes manières :

• excellente ambiance de travail ;
• efficacité et productivité renforcées ;
• partage constant d’informations et de connaissances.

Cette mise en commun des savoirs et des savoir-faire se révèle stimulante ; elle conduit les salariés à gagner en compétences techniques mais aussi à améliorer leurs soft skills. En effet, travailler à plusieurs de manière récurrente, voire au quotidien, amène à améliorer ses qualités de communicant, à faire preuve de souplesse mentale et d’ouverture d’esprit.

Quelles différences entre travail coopératif et travail collaboratif ?

Collaboration et travail à plusieurs ne signifient pas forcément travail collaboratif… Cela peut surprendre mais c’est pourtant bien le cas ! Nous en venons à un autre concept : le travail coopératif. Comme dans le travail collaboratif, la volonté collective de mener à bien une mission sous-tend bien entendu le travail coopératif. Toutefois, il existe des nuances importantes. 

En effet, dans le cadre du travail coopératif, la verticalité des rapports n’est pas tout à fait gommée. L’équipe reste supervisée par un ou plusieurs de ses membres, qui se positionnent en pilotes du projet. Les missions incombant à chacun sont hiérarchisées et placées sous la responsabilité d’une personne ou d'un groupe de personnes précis. De plus, on note une division claire des tâches incombant à chaque collaborateur. 

En somme, le travail coopératif se définit comme l’accumulation d’activités individuelles. Le travail collaboratif de son côté fait intervenir plus de fluidité et de perméabilité.

Quels sont les espaces de travail collaboratifs ?

Vous l’avez compris, la qualité des échanges et la mixité des participants constituent le socle du travail collaboratif. Or, l’organisation classique des locaux d’une entreprise, marquée par un cloisonnement des bureaux, s’avère peu favorable à une communication spontanée et des discussions entre salariés de différents services. 

Pour répondre à cette problématique, la solution la plus ancienne et la plus répandue consiste à ouvrir les bureaux, c’est-à-dire à opter pour l’open space. S’ajoutent de plus en plus d’autres types d’installations destinées à fluidifier et libérer les échanges. Espaces de détente et de repos confortables, box et bulles de réunion (cabines insonorisées permettant de se concentrer et d’échanger dans le calme) viennent enrichir et structurer l’open space.

En dehors de l’entreprise, les espaces de coworking se présentent également comme d’excellents espaces de travail collaboratif. On l’a vu, ces bureaux partagés favorisent le “brassage” d’idées et permettent de créer des liens avec d’autres professionnels.

Comment organiser le travail collaboratif ?

Aligner culture d’entreprise et travail collaboratif

Convertir son personnel au travail collaboratif ne s’improvise pas. Plusieurs conditions se font jour :

• s’assurer que les méthodes de travail basées sur la collaboration entrent en cohérence avec les objectifs et la stratégie d’entreprise ;

• accepter de rompre avec la structure pyramidale classique pour laisser place à plus d’horizontalité dans les échanges, ce qui suppose un changement profond du rapport hiérarchique ;
• plus généralement, mettre en accord la culture et les valeurs de l’organisation avec l’état d’esprit nécessaire pour bien collaborer. 

L’idée est de supprimer les barrières pour débloquer la communication, favoriser les discussions informelles et ouvertes, mais aussi faire prendre conscience à chacun de son potentiel créatif dans l’entreprise.

L’indispensable formation des managers et des collaborateurs

Les managers apparaissent en première ligne car ils doivent favoriser les synergies en assouplissant le cadre de travail. Déléguer, fédérer et favoriser la cohésion d’équipe prennent clairement le pas sur les missions plus classiques de direction, de pilotage et de validation des différentes tâches accomplies par les collaborateurs de manière cloisonnée. Le manager, plus qu’un chef au sens strict, devient un guide, un animateur.  Le travail collaboratif implique ainsi une évolution des pratiques, donc des compétences managériales.

Être capable d’assurer ce nouveau rôle passe, pour la plupart d’entre eux, par la formation. Les managers doivent élargir aussi bien leurs hard skills (notamment en matière de maîtrise des outils digitaux) que leurs soft skills, axées sur la communication, l’organisation et la délégation des tâches.   

La mise en place du travail collaboratif nécessite également la préparation de l’ensemble des collaborateurs, qui voient eux aussi, bien sûr, leurs méthodes de travail changer. Avant tout, il s’agit de s’assurer qu’ils disposent des compétences attendues pour bien travailler en groupe. Le recours à la formation est à ce titre indispensable. Il convient également de repenser l’évaluation des salariés en fonction de ces nouvelles aptitudes. 

Le digital workplace, essentiel pour le développement du travail collaboratif

Dernière étape : mettre en œuvre concrètement une activité basée sur la collaboration. On l’a vu, cela passe en particulier par la mise à disposition d’espaces de travail collaboratif, via la réorganisation de l’open space et le coworking. Pour les échanges à distance, devenus le quotidien de quasiment tous les salariés, l’utilisation d’un portail collaboratif est incontournable. Appelé aussi digital workplace, il s’agit d’un espace de travail unifié accessible en ligne, comme nous l’avions indiqué précédemment. Microsoft Teams en constitue un excellent exemple. 

Fort de ces constats, Rise Up a fait évoluer ses services et propose désormais l’intégration de Rise Up LMS directement dans Teams. Autrement dit : collaborateurs et managers peuvent se former à n’importe quel moment, tout en restant “connectés” à leur écosystème professionnel et en continuant à collaborer avec leurs collègues.

Accompagner les équipes vers le travail collaboratif

Le déploiement des outils de travail collaboratif et l’acquisition de nouveaux réflexes dans l’activité professionnelle de tous les jours rendent obligatoire un accompagnement des salariés. Au-delà de la formation, le top management et les ressources humaines doivent œuvrer dans trois directions :

• communiquer et faire valoir le travail collaboratif comme un enjeu stratégique dans la vie de l’entreprise ;
• aborder la collaboration sous un angle pragmatique, en favorisant l’expérimentation et la pratique via les plateformes collaboratives. Cette démarche viendra compléter l’apprentissage plus théorique issu de la formation ;
• inciter à la prise d’initiatives collectives tout au long du développement du projet et réaliser des points d’étape pour ajuster la méthode de travail si besoin.
  
  

Quelles sont les limites du travail collaboratif ?

Il est important que les entreprises gardent à l’esprit les limites du travail collaboratif. Malgré ses nombreux atouts, celui-ci présente en effet quelques écueils. 

Tout d’abord, les salariés peuvent se mettre une pression excessive car ils ont le sentiment d’endosser une responsabilité plus grande que lorsqu’ils accomplissent leurs tâches “en solo”. Dès lors, ils cherchent à travailler de plus en plus vite et se challengent constamment. À l’inverse, le travail collaboratif engendre parfois un phénomène de paresse sociale : certains individus, une fois impliqués dans un groupe, relâchent leurs efforts.  Enfin, parmi les inconvénients du travail collaboratif, citons le potentiel déséquilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Pourquoi favoriser le travail collaboratif en entreprise ?

Ce style de travail gagne ses lettres de noblesse grâce à ses retombées positives pour l’entreprise. La cohésion d’équipe et les compétences des salariés en sortent renforcées, alors que les projets avancent plus vite et bénéficient du potentiel créatif de collaborateurs aux profils différents. Le climat social s’améliore du fait des nombreux échanges et de la confiance que chacun accorde aux autres membres du groupe. Au-delà, le travail collaboratif induit une meilleure gestion du temps et des coûts. L’une des raisons évidentes en est la suppression des barrières géographiques : les déplacements sont limités, voire inexistants, puisque la communication se fait à distance.

Les avantages du travail collaboratif ne s’arrêtent pas là, comme nous allons le voir tout de suite…

Gagner du temps et améliorer la productivité

Le gain de temps et l’amélioration de la productivité sont bien réels lorsque l’entreprise mise sur le travail collaboratif. Assouplir la hiérarchie lève d’éventuels blocages, rend les échanges plus fluides et rapides. En outre, la communication est spontanée, transparente. 

Grâce aux espaces de travail collaboratifs en ligne, chacun dispose des mêmes informations et toutes les connaissances sont accessibles en un seul et même endroit. Les problèmes que l’on retrouve souvent dans les échanges d’emails (incompréhensions, communications segmentées) disparaissent. 

Enfin, chez les salariés, une émulation se crée entre membres d’un même groupe de travail, ce qui les pousse à être encore plus productifs.

Capitaliser sur l’intelligence collective

Brainstormer, échanger librement, partager des connaissances, mutualiser les idées, bref, casser les silos qui nuisent à la transmission des messages et ont tendance à “scléroser” l’activité : voilà l’un des plus gros atouts du travail collaboratif. 

Ce dernier favorise donc l’intelligence collective. Grâce aux outils de travail collaboratif, la réflexion globale s’accélère : chaque collaborateur, en contact immédiat avec ses collègues, peut rebondir sur une idée, l’enrichir. Les compétences de tous sont mobilisées, une dynamique se crée, poussant les individus à aller toujours plus loin dans leurs pensées. L’action collective est dès lors bien plus efficace que le travail isolé.

Améliorer le bien-être au travail

Dans un contexte d’après-crise et de grande démission, les entreprises sont particulièrement attentives à la qualité de vie au travail, ou QVT. Or, le travail collaboratif est un vecteur d’épanouissement. 

Travailler à plusieurs sur un projet en faisant tomber les barrières hiérarchiques, communiquer librement : une dynamique qui tend à apaiser les tensions, à valoriser et à reconnaître les qualités professionnelles de chaque salarié. L’entraide, la cohésion, l’engagement et, par voie de conséquence, le bien-être au travail, sont clairement valorisés. Plus motivés, trouvant du sens à leurs missions, les collaborateurs se sentent mieux.

Organiser le travail et gérer les projets plus efficacement

Des échanges instantanés et décloisonnés, des informations accessibles par tous au même endroit, une visibilité constante sur l’avancement des tâches : ces spécificités des plateformes collaboratives conduisent à une meilleure organisation ainsi qu’à une gestion de projet plus aisée et fluide. 

Avec le travail collaboratif, la coordination et les synergies entre les équipes s'établissent beaucoup plus naturellement. Les collaborateurs contactent spontanément leurs pairs pour faire progresser le travail de groupe. 

Enfin, évoluer au sein d’espaces de travail collectif conduit à plus de réactivité. Autrement dit, en cas de changement ou de “surprise” en cours de projet, les salariés peuvent corriger le tir ou effectuer les modifications nécessaires rapidement. 

Au terme de cette analyse, l'intérêt du travail collectif en entreprise semble évident. Il est donc temps, pour les organisations qui ne l’ont pas encore adopté, de s’y préparer ! À la clé : des collaborateurs valorisés et motivés, un climat de travail assaini et plus serein, des projets qui avancent rapidement et une fidélisation des employés.