Quels sont les enjeux du travail hybride pour l’entreprise et les collaborateurs ?

L’intégration du travail hybride en entreprise n’est plus un phénomène isolé, réservé à quelques organisations “pionnières”. Désormais, le travail mixte tend à devenir la norme. Pour preuve, une étude menée par le Boston Consulting Group et Cadremploi révèle qu’en France, 78 % des collaborateurs plébiscitent un modèle de travail hybride. Plus finement, l’enquête note que 63 % des répondants préfèrent un temps de travail plus important au bureau. Pour eux, deux jours de télétravail par semaine restent l’idéal. 

Autrement dit, un “mix” s’opère entre présentiel et distanciel. En conséquence, de plus en plus de salariés font l’expérience du flex office, du coworking ou encore du smart office. Autant de notions dont Rise Up fait toute la lumière dans cet article. Autre thématique majeure en lien avec l’organisation hybride : le rôle du manager, qui devient crucial. Plus largement, il est indispensable à l’heure actuelle de cerner les enjeux du travail hybride et, bien sûr, d’y répondre ! Rise Up vous donne toutes les clés pour y parvenir !

Qu’est-ce qu’une organisation hybride ?

Travail hybride : définition

Travail hybride, hybridation du travail, mode de travail hybride : autant de concepts, de plus en plus présents, qu’il convient de définir précisément.

Tous recouvrent une même réalité. Il s’agit d’une organisation de travail mêlant activité en présentiel au bureau et activité en distanciel. Travailler à distance constitue la définition du télétravail et peut bien sûr se faire de chez soi ou depuis n’importe quel autre lieu, dès lors que les équipements digitaux sont adaptés. 

Reste pour les entreprises à trouver le bon “mix”. Combien de jours par semaine, ou par mois, travailler en présentiel ? Être présent dans les locaux de la société doit-il rester le socle de l’organisation du travail… ou pas ? Chaque structure doit s’interroger en fonction de ses objectifs, de sa culture et de ses problématiques propres. 

En outre, il est bien sûr indispensable de réfléchir aux conséquences du travail mixte sur la motivation et la progression des collaborateurs.

Quels sont les différents modes de travail hybride ?

Le flex office

Le travail hybride induit parfois le flex office. Le collaborateur n’a dans ce cas plus de poste de travail défini. En fonction de ses tâches du moment, il peut opter pour un espace libre au sein des locaux de son entreprise, ou bien s’installer dans un café ou un espace de coworking par exemple. Ne confondons pas flex office et desk sharing, qui signifie “partage de bureaux”. Les salariés s’assoient tout simplement où ils le désirent tout en restant dans les “murs” de la société. Le desk sharing n’implique donc pas forcément un mode de travail hybride.

L’espace collaboratif

L’espace collaboratif ou espace de coworking s’intègre parfois lui aussi à un mode de travail hybride. Il s’agit d’un espace de travail partagé et équipé, qui peut être aménagé aussi bien dans un café que dans des bureaux loués. 

Le coworking conduit ainsi à travailler en autonomie tout en échangeant avec les autres “coworkers” (rappelons que “coworking” veut dire “travailler ensemble”). Conséquence : une émulation bénéfique à tous. Au-delà des seuls collaborateurs d’une entreprise, l’espace collaboratif attire des travailleurs indépendants, des consultants, des startupers et offre ainsi des possibilités de networking. Ce mode d’organisation présente donc des atouts intéressants dans le cadre du travail hybride afin de favoriser le travail collaboratif.

Le smart office

S’appuyant sur le digital et les innovations technologiques, le smart office concerne de plus en plus d'entreprises adoptant un mode de travail hybride. Environnement de travail intelligent, connecté et flexible, doté de services répondant aux besoins des collaborateurs, le smart office procure un confort de travail optimal. 

Ce type d’organisation supprime la rigidité des espaces de travail classiques pour replacer l’humain au centre. Objectif : libérer la créativité, favoriser l’épanouissement des collaborateurs et flexibiliser leur activité. Le smart office a donc toute sa place dans le cadre du travail hybride.

Quels investissements sont à prendre en compte pour mettre en place une organisation hybride ?

Avant d’adopter un mode de travail hybride, l’entreprise doit en mesurer les coûts. Ces derniers sont de plusieurs ordres et révèlent toute la complexité de l’hybridation du travail (qui n’est pas qu’une superposition de travail en présentiel et de travail en distanciel !). 

Sur les plans technique et technologique,  il convient de financer les équipements digitaux (ordinateurs portables, smartphones…), les logiciels et outils collaboratifs, mais aussi la maintenance des systèmes et des réseaux. Les investissements concernent également les postes de travail, avec une réorganisation des bureaux souvent nécessaires et une aide financière apportée aux collaborateurs afin qu’ils s’installent dans de bonnes conditions chez eux (par exemple avec des chaises de bureau ergonomiques).

Par ailleurs, une organisation hybride impose bien souvent la mise en place de formations. Celles-ci s’adressent aussi bien aux collaborateurs afin qu’ils prennent en main l’organisation du travail hybride, mais aussi aux managers, qui doivent adapter leurs méthodes d’encadrement. Nous en parlerons en détail dans la suite de l’article…

Enfin, le travail hybride fait plus que jamais entrer en jeu la sécurité des données et la protection des données personnelles, ce qui implique là aussi un coût.

Hybridation du travail et adaptation des salariés

La mise en place du travail hybride est lourde d’enjeux pour les salariés. Ces derniers voient en effet leur organisation de travail bouleversée et la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle s’atténuer. Entre ici en jeu l’importance des compétences. 

Les collaborateurs doivent en particulier faire preuve de capacités d’adaptation, d’autonomie et de flexibilité. À quoi vient s’ajouter la maîtrise indispensable des outils digitaux, en particulier des solutions de communication collaborative. Un fossé sépare encore les salariés à l’aise avec le travail mixte et ceux pour qui l’adoption du télétravail se révèle plus difficile. La formation est bien sûr là pour répondre à ces besoins.

Il n’est ainsi pas surprenant que la plupart des responsables RH considèrent l’hybridation du travail comme n’allant pas de soi. C’est ce que révèle l’enquête menée par Incitu et MIS Group, dans laquelle 75 % d’entre eux estiment que l’acquisition de compétences spécifiques est nécessaire.

Comment le manager peut-il organiser le travail hybride ?

Le manager occupe un rôle clé dans un modèle de travail hybride. Encadrer au niveau individuel, mais aussi créer et maintenir la cohésion d’une équipe ne peuvent plus se faire de la même manière dès lors que s’installe le travail en distanciel. 

Une enquête menée par le Boston Consulting Group (BCG) et l'Association Nationale des Directeurs des Ressources Humaines (ANDRH) montre, presque sans surprise, que 93 % des répondants jugent que le travail hybride a fait évoluer le rôle du manager. Les raisons essentielles : une indépendance et une autonomie accrues des collaborateurs. 

Alors que le travail hybride est amené à s’imposer (près de 80 % des dirigeants dans le monde le pensent, selon une étude du groupe Adecco), comment définir le manager hybride ? Quelles compétences sont nécessaires à un management hybride efficace ? C’est ce que nous allons voir maintenant !

Management hybride : définition

Le management hybride a fait son apparition lors de la pandémie, alors que les salariés ont dû, presque du jour au lendemain, travailler depuis leur domicile au moins une partie du temps. Le manager s’est transformé en “manager hybride”, devant jongler entre encadrement sur site et encadrement à distance, et ce sans véritable préparation en amont. Le management hybride introduit donc une manière de diriger différente, impose des pratiques, une organisation inédites et conduit à instaurer de nouvelles habitudes.

L’impérative montée en compétences du manager hybride

Un rôle qui change implique forcément l’acquisition de nouvelles aptitudes et capacités. Les compétences clés s’élargissent pour s’adapter aux enjeux du travail hybride et notamment les compétences managériales. Objectif du manager : garantir l’épanouissement de ses collaborateurs, une ambiance saine et stimulante ainsi que la performance de l’équipe, et ce avec des salariés séparés géographiquement. 

Dans ce cadre, les soft skills occupent une place cruciale. L’éloignement implique par exemple une capacité à faire confiance à son équipe. L’étude d’Adecco cité précédemment a d’ailleurs montré que pour 75 % des salariés, c’est la compétence interpersonnelle la plus importante du manager hybride. Arrivent ensuite l’agilité, la capacité à communiquer à distance, l'aptitude à assurer une cohésion d’équipe et l’empathie.  

Pour favoriser un management hybride efficace, Rise Up propose des solutions de formation pensées pour les encadrants. Le but est de favoriser une acquisition rapide des compétences, en particulier grâce au learning in the flow of work (apprentissage dans le flux de travail). L’idée : apprendre tout en continuant à travailler. La formation n’interrompt pas les tâches en cours, elle s’insère naturellement dans le rythme de travail du professionnel. Le learning in the flow of work permet de lever des blocages immédiats mais aussi, lors d’une pause par exemple, de poursuivre une formation au long cours. 

C’est pourquoi le LMS Rise Up s’intègre dans Microsoft Teams. L’intérêt pour le manager : trouver l’information qu’il recherche, se former tout en restant dans son écosystème quotidien, dans son environnement de travail “naturel”.

Capitaliser sur la communication

Parmi les compétences clés du manager hybride : la communication interpersonnelle, nous l’avons évoqué. La capacité à faire passer un message fluide et clair semble plus difficile en cas de distanciation physique. Par ailleurs, cette dernière favorise un appauvrissement du lien à autrui. 

Le management hybride exige donc de réelles capacités de communication. En plus de soigner ses propos, le manager a tout intérêt à multiplier les contacts avec ses collaborateurs et à se montrer disponible. Son engagement doit toutefois servir l’équipe dans son ensemble. En effet, le risque est de multiplier les échanges bilatéraux, c’est-à-dire les échanges avec chaque collaborateur pris isolément. La cohésion de groupe et la culture d’entreprise s’en trouveraient alors affectées. 

On le voit, les compétences interpersonnelles sont primordiales dans le management à l’ère du travail hybride.

Montrer le bon exemple

Convaincre ses collaborateurs de la pertinence du télétravail et les pousser à s’y adapter quand on se trouve soi-même au bureau 7 jours/7, cela n’a pas grand sens et, pire encore, conduit à perdre sa légitimité de manager. 

Le manager hybride se doit de montrer l’exemple pour mieux “embarquer” son équipe dans une dynamique commune et montrer que le travail en présentiel n’est pas une condition sine qua non pour être performant.

En parallèle, le management hybride ne peut s’affranchir de la question du droit à la déconnexion. Travailler chez soi ne signifie pas se connecter à toute heure du jour et de la nuit. C’est au manager d'être vigilant et de respecter les horaires de ses collaborateurs. 

Les avantages du travail hybride

Une optimisation des coûts

Premier avantage qui semble évident lorsque l’on parle de travail hybride et de télétravail : la réduction des dépenses immobilières. En effet, les entreprises peuvent dès lors viser des locaux plus petits, donc payer un loyer inférieur et réduire le nombre de bureaux. 

Toutefois, plus que d’économies, il faudrait parler d’optimisation des coûts, car une partie du budget peut être réorienté vers du coworking ou encore des aménagements du type flex office et smart office, comme nous l’avons vu.

Une productivité en télétravail aussi élevée qu’en présentiel

Malgré une certaine crainte lors de la mise en place du travail hybride, bien souvent contrainte et forcée en raison de la pandémie, les dirigeants ont pu constater que travailler en télétravail ne conduit pas à une baisse de la productivité. Mieux : l’efficacité des salariés aurait même tendance à augmenter. 

Un rapport du Conseil national de la productivité (CNP) fait écho à ce constat, en révélant que les télétravailleurs engendreraient à long terme un gain de productivité de 5 à 9 % dans les entreprises françaises.

L’excellente productivité en télétravail est donc l’un des avantages clés du travail mixte ! 

Un plus grand rayonnement de l’entreprise

Autre atout du travail hybride : l’image positive de l’entreprise qui en découle. L’hybridation du travail est un mode d’organisation recherché par les candidats tout autant que par les salariés déjà en poste. Le rayonnement et l’attractivité d’une entreprise reposent donc de plus en plus sur sa “conversion” au travail mixte. 

Aujourd’hui, intégrer cette dimension à sa marque employeur est tout simplement incontournable. En jeu : l’embauche des meilleurs talents et leur fidélisation.

Les inconvénients du travail hybride

La question de l’équité entre les collaborateurs

Premier écueil lié à la mise en place du travail hybride : un sentiment d’inégalité, de manque d’équité, vécu parfois par certains salariés. Pourquoi ? Tout simplement parce que ces derniers ne sont pas toujours impliqués dans les choix de l’entreprise.

Se voir imposer de travailler en télétravail lorsque certains des collègues continuent à venir 5 jours par semaine au bureau peut faire grincer des dents. Inversement, un salarié qui souhaiterait faire du home office mais n’y est pas autorisé crée de la frustration et génère un sentiment d’exclusion.

En un mot, l’hybridation du travail nuit potentiellement à l’expérience collaborateur. Les entreprises doivent donc être vigilantes.

Une organisation challengeante

Adopter le travail mixte n’est pas une mince affaire pour les entreprises, notamment en termes d’organisation. Travailler en télétravail une partie du temps, travailler en présentiel le reste de la semaine, et ce selon des modalités qui peuvent varier d’un salarié à l’autre : voilà qui impose une gestion des plannings et des équipements sans faille ! Il est en effet vite possible de se retrouver sans suffisamment de bureaux ou sans possibilité de trouver une salle de réunion. 

Par ailleurs, le manager doit “jongler” avec les temps de présence de chacun, ce qui complique les échanges et, plus généralement, la communication verbale et non verbale. Bref, le travail hybride est un vrai challenge en termes d’organisation !

Le défi de la cybersécurité et de la protection des données 

Le travail hybride a renforcé certaines failles de sécurité informatique ; de plus, les cyberattaques semblent augmenter depuis l’essor du travail mixte. En 2020, 9 entreprises sur 10 ont subi des attaques informatiques. 

Travailler en télétravail favoriserait ces risques. En cause : l’utilisation croissante de solutions cloud et de programmes non protégés, voire non autorisés par l’employeur. Or, les intrusions dans les systèmes d’information mettent en danger la protection des données des entreprises.

Qu’est-ce qu’une organisation hybride réussie ?

L’alliance entre la technologie et l’humain

Rappelons qu’une organisation hybride réussie conduit à une plus grande attractivité ainsi qu’à une meilleure rétention des talents. Deux enjeux clés pour toutes les entreprises ! Les dirigeants l’ont bien compris et multiplient les efforts pour faire évoluer la culture interne. Après la mise en place accélérée du télétravail pendant la crise sanitaire, ils se focalisent maintenant sur un mode de travail mixte pérenne.

Une organisation hybride qui fonctionne sans accroc repose sur deux piliers : la technologie ainsi que la place centrale accordée à l’humain. 

Concrètement, les entreprises doivent s’assurer de la qualité de l’infrastructure numérique :

• solidité du réseau informatique ;
• sécurisation des données ; 
• accès à des outils de collaboration en ligne pertinents et fonctionnels ;
• recours au cloud ;
• mise à disposition d’un équipement de qualité, par exemple des ordinateurs portables suffisamment performants.

Concernant le volet “humain”, il s’agit de répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs et de leur procurer d’excellentes conditions de travail. Cela passe en particulier par :

• trouver le bon mix entre travail en présentiel et travail en distanciel ;
• repenser les espaces de travail, en allant vers le smart office par exemple ;
• offrir de la flexibilité via le flex office ou le coworking. 

D’autres demandes peuvent apparaître. Par exemple, travailler en télétravail signifie pour certains déménager loin des grandes villes et profiter d’un meilleur cadre de vie. Cela suppose une présence au bureau bien moindre qu’auparavant. De plus en plus d’entreprises s’adaptent à cette exigence. 

La formation : levier indispensable pour une organisation hybride efficace

Replacer le salarié au centre implique que ce dernier soit à l’aise avec les outils digitaux d’une part et, d’autre part, avec le travail à distance et ses corollaires : un éventuel sentiment de solitude et une difficulté à mener ses tâches en autonomie. Pour s’assurer de l’épanouissement de chacun, la formation constitue le levier le plus pertinent. 

Cela est encore plus vrai pour les managers, qui se sont bien souvent sentis démunis face à l’hybridation accélérée du travail. Or, ce sont eux les chefs de file en matière de déploiement opérationnel du travail hybride. L’apprentissage “sur le tas” doit laisser place à des formations ciblées, adaptées aux nouveaux besoins du manager hybride. 

Quelle que soit la problématique qu’ils rencontrent, collaborateurs et managers attendent de la formation qu’elle soit facilement accessible et permette de trouver des solutions rapidement. Le learning in the flow of work s’avère être l’une des réponses les plus pertinentes. D’où le choix de Rise Up, une fois de plus, d’intégrer son LMS directement dans Teams !