De uitdagingen van hybride werken voor organisaties en medewerkers?

De integratie van hybride werken in organisaties is niet langer een incidenteel fenomeen, voorbehouden aan bepaalde 'baanbrekende' organisaties. Vandaag de dag begint hybride werken de norm te worden. Volgens een onderzoek van Sapio Research en werkplekplatform Envoy, geven de meeste medewerkers in het Verenigd Koninkrijk er echter de voorkeur aan om enige tijd op kantoor door te brengen. 57% kiest voor een hybride werkmodel, terwijl 38% aangeeft liever fulltime op kantoor te werken en slechts 5% altijd op afstand wil werken.

Met andere woorden, we zien een mix van werken op kantoor en werken op afstand. Als gevolg daarvan experimenteren steeds meer medewerkers met flexkantoren, coworking en smart offices - concepten die Rise Up in dit artikel belicht. Een ander belangrijk thema met betrekking tot een hybride organisatie is de rol van de manager, die nu van cruciaal belang is. Breder gezien is het nu essentieel om de uitdagingen van hybride werken te identificeren en natuurlijk om ze te overwinnen. Rise Up geeft u alle instrumenten om dat te bereiken!

Wat is een hybride organisatie?

Hybride werk: definitie

Hybride werk, hybridisering van werk, hybride werkvorm: het zijn allemaal begrippen die steeds vaker voorkomen en die nauwkeurig moeten worden gedefinieerd.

Ze hebben allemaal betrekking op een bepaalde realiteit. Het gaat om de organisatie van een werkschema dat kantoorwerk en werk op afstand combineert. Werken op afstand, of telewerken, kan natuurlijk vanuit huis of vanaf elke andere locatie, zolang de digitale apparatuur geschikt is.

Het blijft aan organisaties om het juiste evenwicht te vinden. Hoeveel dagen per week, of per maand, moeten medewerkers op kantoor zijn? Moet de aanwezigheid in de gebouwen van de organisatie de basis blijven? Elke structuur behoort rekening te houden met de specifieke doelstellingen, cultuur en problemen.

Daarnaast is het natuurlijk essentieel om na te denken over de gevolgen van gemengde werkomstandigheden voor de motivatie en vooruitgang van de medewerkers.

Wat zijn de verschillende vormen van hybride werken?

Het flexkantoor

Hybride werken leidt soms tot het flexkantoor. In dit geval heeft de medewerker geen vaste werkplek. Afhankelijk van hun huidige taken kunnen ze kiezen voor een vrije ruimte binnen de gebouwen van hun organisatie, of uitwijken naar bijvoorbeeld een café of coworking-ruimte.

Laten we flex office niet verwarren met desk sharing. Het komt erop neer dat medewerkers zitten waar ze willen en toch binnen de muren van de organisatie blijven. Bij desk sharing is er niet noodzakelijkerwijs sprake van hybride werken.

Samenwerkingsruimte

De samenwerkingsruimte of coworking space maakt soms deel uit van hybride werken. Het gaat om een gedeelde, uitgeruste werkruimte die ook kan worden ingericht in een café of een gehuurde kantoorruimte.

Coworking leidt dus tot zelfstandig werken en tegelijkertijd uitwisselingen met andere ‘coworkers' (vergeet niet dat 'coworking', 'samenwerken' betekent). Het resultaat is een interactie waar iedereen baat bij heeft. Naast de medewerkers van de organisatie trekt de samenwerkingsruimte ook freelancers, consultants en start-ups aan en biedt op haar beurt netwerkmogelijkheden. Bovendien bevorderen samenwerkingsruimten uiteraard een gezamenlijke werkstijl.

Deze organisatorische methode biedt aantrekkelijke voordelen op het gebied van hybride werken.

Smart office

Een smart office is gebaseerd op digitale en technologische innovaties en betreft steeds meer organisaties die voor een hybride werkmethode kiezen. Een smart office is een intelligente, verbonden en flexibele werkomgeving met diensten die voldoen aan de behoeften van medewerkers en optimaal werkcomfort bieden.

Dit type organisatie neemt de starheid van traditionele werkplekken weg en stelt de mens weer centraal. Het doel: creativiteit bevorderen, de ontwikkeling van medewerkers stimuleren en hun werk flexibeler maken. Een smart office hoort dus thuis in de context van hybride werken.

Met welke investeringen moet rekening worden gehouden bij het opzetten van een hybride organisatie?

Voordat de organisatie voor hybride werken kiest, moet ze de kosten afwegen. Er zijn verschillende kosten en daaruit blijkt hoe complex hybride werken kan zijn (het is niet alleen een kwestie van in-person en remote werken combineren!).

Op technisch en technologisch vlak is financiering nodig voor digitale apparatuur (laptops, smartphones, enz.), software en samenwerkingstools, evenals voor het onderhoud van systemen en netwerken. Er wordt ook geïnvesteerd in werkplekken, vaak in de reorganisatie van kantoren en financiële steun voor medewerkers, zodat zij zich thuis voelen (bijvoorbeeld met ergonomische bureaustoelen).

Daarnaast vereist een hybride organisatie vaak het organiseren van trainingen. Deze zijn gericht op medewerkers, zodat zij de hybride werkorganisatie in goede banen kunnen leiden, maar ook op managers, die hun begeleidingsmethoden moeten aanpassen. Verderop in het artikel gaan we hier uitgebreid op in...

Ten slotte brengt hybride werken meer dan ooit tevoren data beveiliging en data bescherming met zich mee, en ook daar hangt een prijskaartje aan. 

Medewerkers aanpassen aan hybride werken

Hybride werken brengt een hele reeks uitdagingen met zich mee voor medewerkers. Ze zien hun arbeidsorganisatie verstoord en de grens tussen werk en privé vervaagt. Hier komt het belang van vaardigheden om de hoek kijken.

Medewerkers moeten zich kunnen aanpassen, onafhankelijk en flexibel zijn. Bovendien moeten ze goed overweg kunnen met digitale hulpmiddelen, met name oplossingen voor collaboratieve communicatie. Er is nog steeds een kloof tussen medewerkers die vertrouwd zijn met hybride werken en zij voor wie werken op afstand moeilijker is. Natuurlijk zijn er trainingsprogramma's om in deze behoeften te voorzien. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de meeste HR-managers hybride werken niet als vanzelfsprekend beschouwen.

Hoe kunnen managers hybride werken in goede banen leiden?

De manager speelt een sleutelrol in het hybride werkmodel. Individueel toezicht, evenals het creëren en behouden van teamcohesie, kan niet meer op dezelfde manier worden uitgevoerd wanneer werken op afstand wordt ingevoerd.

Volgens de Harvard Business Review: "Als leiders en managers deze overgang succesvol willen maken, zullen ze echter iets moeten doen wat ze niet gewend zijn: hybride werkregelingen ontwerpen met individuele menselijke belangen in gedachten, niet alleen institutionele".  De belangrijkste redenen: medewerkers zijn onafhankelijker en werken met meer autonomie.

Terwijl hybride werken de norm gaat worden (volgens een studie van de Adecco Group gebaseerd op de mening van bijna 80% van de managers wereldwijd), hoe kunnen we de hybride manager definiëren? Welke vaardigheden zijn vereist voor effectief hybride management? Daar komen we zo achter! 

Hybride management: definitie

Hybride management ontstond tijdens de pandemie – bijna van de ene op de andere dag – toen medewerkers minstens een deel van de tijd thuis moesten werken. De manager moest een 'hybride manager' worden, die moest jongleren tussen management ter plaatse en op afstand, zonder enige echte voorbereiding vooraf. Hybride management is dus een geheel nieuwe manier van leidinggeven, die nieuwe praktijken en organisatie met zich meebrengt en tot nieuwe gewoonten leidt.

De noodzaak om de vaardigheden van de hybride manager te ontwikkelen

Dit is een veranderende rol waarbij nieuwe vaardigheden en bekwaamheden moeten worden verworven. De reeks essentiële managementvaardigheden breidt zich nu uit om te kunnen inspelen op de uitdagingen van hybride werk. Het doel van de managers: zorgen voor de ontwikkeling van de medewerkers, een gezonde en stimulerende omgeving en teamprestaties, terwijl de medewerkers zich op verschillende geografische locaties bevinden.

In deze context spelen soft skills een essentiële rol. Werken op afstand vergt bijvoorbeeld een zeker vertrouwen van de medewerkers. Uit het bovengenoemde onderzoek van Adecco blijkt ook dat voor 75% van de medewerkers interpersoonlijke vaardigheden het belangrijkst zijn voor de hybride manager. Dit wordt gevolgd door wendbaarheid, het vermogen om op afstand te communiceren, het vermogen om voor teamcohesie te zorgen en empathie.

Om effectief hybride management te bevorderen, biedt Rise Up trainingsoplossingen voor managers. Het doel is de snelle verwerving van vaardigheden te bevorderen, met name door 'Learning in the flow of work'. Het idee: leren terwijl men doorwerkt. De training onderbreekt de lopende taken niet en past op natuurlijke wijze in het gebruikelijke werkschema van de cursist. Learning in the flow of work maakt het mogelijk om obstakels onderweg te overwinnen, maar ook om bijvoorbeeld tijdens een pauze een langlopende training voort te zetten.

Daarom is het Rise Up LMS geïntegreerd in Microsoft Teams.  Wat hebben managers eraan? De informatie vinden die ze nodig hebben en trainingen volgen terwijl ze in hun dagelijkse ecosysteem blijven; in hun 'natuurlijke' werkomgeving.

Profiteren van communicatie

Zoals we al zeiden, is interpersoonlijke communicatie een van de belangrijkste vaardigheden van de hybride manager. Het vermogen om een vlotte en duidelijke boodschap over te brengen lijkt moeilijker wanneer er een grotere fysieke afstand is. Bovendien lijken de relaties met anderen eronder te lijden.

Daarom vereist hybride management doeltreffende communicatievaardigheden. Naast zorgvuldigheid in wat ze zeggen, is het in het belang van de managers om meer contact met hun personeel te hebben en beschikbaar te zijn. Hun inzet moet het gehele team ondersteunen. Er bestaat een reëel risico dat de communicatie in twee richtingen, d.w.z. met elke medewerker afzonderlijk, toeneemt. De groepscohesie en de bedrijfscultuur worden daardoor aangetast.

Zoals we zien zijn interpersoonlijke vaardigheden van het grootste belang in het tijdperk van hybride werken. 

Het goede voorbeeld geven

Als managers hun personeel overtuigen van de relevantie van werken op afstand en hen aansporen zich daaraan aan te passen, terwijl ze zelf zeven dagen per week op kantoor zijn, heeft dat weinig zin en, erger nog, leidt het tot een verlies van legitimiteit als manager.

Hybride managers moeten het goede voorbeeld geven om hun team het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van een gedeelde dynamiek en aantonen dat persoonlijk werk geen voorwaarde is om te presteren.

Tegelijkertijd kan hybride management niet om de kwestie van het recht op disconnectie heen. Thuiswerken betekent niet dat men op elk moment van de dag of nacht online kan zijn. Managers moeten er rekening mee houden en de werktijden van hun personeel respecteren.

Voordelen van hybride werken

Optimalisering van de kosten

Als het gaat om hybride werken en werken op afstand, is het eerste voordeel een verlaging van de onkosten. Dit komt omdat organisaties nu kunnen streven naar kleinere panden, waardoor ze minder huur betalen en minder kantoren nodig hebben.

In plaats van besparingen moeten we het echter hebben over kostenoptimalisatie, omdat een deel van het budget kan worden omgebogen naar coworking of zelfs flex- en smart office arrangementen, zoals we eerder hebben gezien.

Werken op afstand is net zo productief als werken in persoon

Ondanks een zekere mate van angst bij de invoering van hybride werken, vaak veroorzaakt door de pandemie, hebben managers ontdekt dat thuiswerken niet leidt tot een lagere productiviteit. Sterker nog: de efficiëntie van het personeel kan ook toenemen.

Uit een onderzoek van PWC bleek dat 57% van de respondenten aangaf dat hun organisatie de afgelopen 12 maanden beter presteerde op het gebied van prestaties en productiviteit, terwijl slechts 4% aangaf dat hun organisatie in dezelfde periode aanzienlijk slechter presteerde. De hoge productiviteit is dan ook een van de belangrijkste voordelen van hybride werken.

Een boost voor de reputatie van de organisatie

Een ander voordeel van hybride werken is dat de organisatie een positief imago krijgt. Zowel kandidaten als bestaande personeelsleden willen hybride werken. De invloed en aantrekkingskracht van een organisatie is dus steeds meer gebaseerd op de ‘omschakeling' naar hybride werk.

Vandaag de dag is de integratie van deze dimensie in een werkgeversimago gewoonweg essentieel. Het gaat erom de beste talenten aan te trekken en te behouden.

De nadelen van hybride werk

De gelijkheid tussen medewerkers 

De eerste valkuil in verband met de invoering van hybride werk is dat sommige medewerkers gevoelens van ongelijkheid en oneerlijkheid kunnen ervaren. Waarom? Simpelweg omdat ze niet altijd betrokken zijn bij de beslissingen van de organisatie. Thuiswerken terwijl sommige collega's nog steeds vijf dagen per week naar kantoor komen, kan vervelend zijn. Aan de andere kant kan het frustrerend zijn voor medewerkers die graag thuis willen werken maar dat niet mogen, omdat ze zich dan buitengesloten kunnen voelen. Simpel gezegd kan hybride werken de ervaring van de medewerker negatief beïnvloeden. Organisaties moeten zich hiervan bewust zijn. 

Een uitdagende opzet

Als het gaat om planning, is de invoering van een hybride werkwijze geen gemakkelijke opgave voor organisaties. Een deel van de tijd thuis werken en de rest van de week op kantoor, en rekening houden met een aanpak die per medewerker kan verschillen, vereisen een naadloos beheer van roosters en apparatuur. Het kan zijn dat er niet genoeg kantoorruimte of vergaderzalen zijn.

Bovendien moet de manager 'jongleren' met ieders tijd, wat interacties en algemene communicatie bemoeilijkt. Kortom, hybride werken is een echte organisatorische uitdaging.

De uitdaging van cyberbeveiliging en gegevensbescherming

Hybride werken heeft geleid tot meer inbreuken op de IT-beveiliging; en cyberaanvallen lijken toe te nemen sinds het begin van hybride werken. In 2020 waren 9 van de 10 organisaties het slachtoffer van cyberaanvallen.

Werken op afstand vergroot deze risico's. Dit komt door het toenemende gebruik van cloudoplossingen en programma's die niet door de werkgever worden beschermd of zelfs geautoriseerd. Inbraken in informatiesystemen brengen de bescherming van organisatiegegevens in gevaar.

Working remotely increases these risks. This is due to the increasing use of cloud solutions and programs that are not protected or even authorised by the employer. However, intrusions into information systems endanger the protection of company data.

Wat is een succesvolle hybride organisatie?

De combinatie van technologie en mensen

We mogen niet vergeten dat een succesvolle hybride organisatie een grotere aantrekkingskracht en een beter behoud van talent betekent. Dit zijn kernpunten voor organisaties! Managers hebben dit begrepen en voeren hun inspanningen op om de interne cultuur te veranderen. Na de snelle invoering van werken op afstand tijdens de gezondheidscrisis, richten zij zich nu op een duurzaam gemengd werkpatroon.

Een soepel lopende hybride organisatie is gebaseerd op twee pijlers: technologie en prioriteit voor de menselijke factor.

Organisaties moeten met name de kwaliteit van hun digitale infrastructuur waarborgen:

• Een krachtig IT-netwerk
• Veiligheid van gegevens
• Toegang tot relevante en functionele online samenwerkingstools
• Toegang tot de cloud
• Beschikbaarheid van kwaliteitsapparatuur, bijvoorbeeld voldoende krachtige laptops

Wat betreft de 'menselijke' factor, het voldoen aan nieuwe verwachtingen en het bieden van uitstekende werkomstandigheden, is het belangrijk om:

• Het juiste evenwicht te vinden tussen werk thuis en op kantoor
• Werkplekken opnieuw te bekijken, met het oog op een smart office
• Flexibiliteit te bieden door middel van flexkantoren of coworking

Er kunnen andere eisen ontstaan. Zo kan werken op afstand sommigen inspireren om weg te trekken uit de grote steden ten gunste van een betere levenskwaliteit. Dit impliceert een veel geringere aanwezigheid op kantoor dan voorheen. Steeds meer organisaties passen zich aan deze eis aan.

Trainen: een cruciaal element in een effectieve hybride organisatie

Door medewerkers weer centraal te stellen, moeten ze niet alleen vertrouwd zijn met digitale hulpmiddelen, maar ook met werken op afstand en de gevolgen daarvan, zoals mogelijke gevoelens van eenzaamheid en problemen bij het zelfstandig uitvoeren van taken. Training is het belangrijkste instrument om ervoor te zorgen dat elk individu zich adequaat kan ontwikkelen.

Dit geldt des te meer voor managers, die zich vaak machteloos voelden bij de snelle opkomst van hybride werken. Zij bepalen hoe hybride werk wordt uitgerold. On-the-job learning moet plaats maken voor gerichte training, aangepast aan de nieuwe behoeften van de hybride manager.

Welk probleem ze ook tegenkomen, medewerkers en managers verwachten dat trainingen gemakkelijk toegankelijk zijn, zodat ze snel oplossingen kunnen vinden.  Learning in the flow of work blijkt een van de meest relevante antwoorden te zijn. Vandaar de keuze van Rise Up om het LMS opnieuw rechtstreeks in Teams te integreren.