Comment former ses salariés ? Méthode en 7 étapes

Comment former ses salariés ? Une question à laquelle doit absolument répondre l'employeur. Ce dernier a en effet des obligations en matière de formation professionnelle. Au-delà, c'est à lui de bâtir des programmes favorisant la montée en compétences des collaborateurs. Et ce, pour trois raisons essentielles : assurer la pérennité de l'activité de l'entreprise, optimiser la performance et l'efficacité individuelles, favoriser l'épanouissement professionnel et la fidélisation des talents. Reste à savoir comment s'y prendre... Cet article répond justement à ce questionnement. Rise Up a préparé pour vous un guide complet afin de vous aider dans la mise en place de formations pour vos collaborateurs. L'idée est de suivre une méthodologie simple en 7 étapes. 

1. Distinguer formations obligatoires et formations non obligatoires

Pour bien former ses salariés, l’employeur doit dans un premier temps être au clair avec ses obligations. 

Les actions de formation obligatoires

L'article L6321-1 du Code du travail indique : “L'employeur assure l'adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations.” En conséquence, l’entreprise est amenée à planifier des actions de formation tout au long de l'exécution du contrat de travail du collaborateur. En outre, en cas de reclassement, l'employé sera formé afin de s'adapter à son nouveau poste. La mise en place d'une formation est également obligatoire dans le cadre d'un contrat en alternance.

Par ailleurs, l’entreprise prend en charge les formations qui conditionnent l’exercice d’une activité ou d’une fonction. Ces obligations font l’objet d’une réglementation précise (loi, décret, convention internationale). Dans son article L6321-2, le Code du travail précise que ce type d’action de formation “constitue un temps de travail effectif et donne lieu pendant sa réalisation au maintien par l'entreprise de la rémunération.” Par exemple, un conducteur routier professionnel de véhicules poids lourds est tenu d'effectuer une formation continue obligatoire d'une durée de 35 heures tous les cinq ans. Celle-ci lui permet de renouveler sa carte de qualification de conducteur. 

Ajoutons que la convention collective applicable à l'entreprise ou le contrat de travail peuvent tout à fait prévoir des actions de formation. L'employeur n'aura dès lors aucune possibilité de s'y soustraire.

Enfin, l’organisation a une obligation de formation générale à la sécurité. Le Code du travail (article L4121-1) stipule : “L'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.” Ces mesures comprennent, entre autres, “des actions d'information et de formation”. 

Les actions de formation facultatives

En parallèle, l’employeur a l'opportunité de planifier des actions de formation facultatives, ou non obligatoires. Objectif principal : conduire les collaborateurs à développer leurs compétences. Ces formations sont également considérées comme du temps de travail et impliquent à ce titre le maintien de la rémunération. Ce n’est en revanche pas le cas si les sessions se déroulent en dehors des horaires de travail.

Rappelons que, de son côté, le salarié dispose d'un droit à la formation. À ce titre, il a accès à plusieurs types de dispositifs, en particulier le compte personnel de formation. Ce dernier lui permet de se former en toute autonomie, sur les thématiques de son choix et, en principe, sans avoir besoin de l'accord de son employeur.

2. Réaliser un plan de développement des compétences, outil capital pour bien former ses collaborateurs 

La meilleure manière d’organiser des actions de formation à destination des salariés : élaborer un plan de développement des compétences. Ce document traduit la politique de formation que l’employeur souhaite impulser. Il s’agit d’un support stratégique, qui pose un cadre et structure les actions de formation. Le plan de développement des compétences rassemble à la fois les formations obligatoires et les formations facultatives. Il inclut également les bilans de compétences et les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE). En outre, il concerne l’ensemble des salariés, y compris ceux en contrat d’apprentissage et en contrat de professionnalisation. 

C’est donc un texte complet, qui repose sur une analyse fine des besoins en compétences de l’entreprise. Ce besoin est défini à l’aune : 

• De la stratégie de l’entreprise, de ses objectifs opérationnels, de son skill gap (déficit de compétences au regard des besoins du marché).
• Des attentes des collaborateurs, avec en creux une perspective de performance mais aussi de bien-être au travail.

La réalisation d’un plan de développement des compétences peut concerner toutes les entreprises, indépendamment de leur taille. La décision de mettre en place ou non un tel plan relève entièrement de l’employeur, qui est tenu de consulter les représentants du personnel au préalable.

3. Choisir entre formation interne et formation externe

La formation interne : des parcours pédagogiques conçus par l’organisation elle-même

Les formations internes sont créées et déployées directement par l'entreprise. Elle utilise pour cela ses propres ressources (formateurs salariés, locaux, contenus, matériel et supports pédagogiques). Le but : former les salariés dans une optique de diffusion de la culture d’entreprise et de montée en compétences sur des métiers spécifiques. 

L’intérêt principal de la formation interne réside dans l’adaptation des programmes aux besoins de l’organisation. Les contenus sont conçus pour répondre précisément aux objectifs et aux problématiques de la société (processus internes, outils spécifiques, évolution des métiers et du secteur d’activité).

La formation interne mobilise des moyens humains et techniques. Elle exige également du temps. L'entreprise doit en effet impliquer des formateurs compétents (en général des experts métiers), capables de préparer et d’animer les sessions. La conception des supports pédagogiques, la construction et le séquençage des programmes d’apprentissage imposent en outre à l’employeur de se doter d’outils spécifiques. Enfin, il convient d’adapter les locaux et d’acquérir éventuellement du matériel si une ou plusieurs sessions ont lieu en présentiel.

La formation externe : le recours aux organismes de formation

Les formations externes émanent d’organismes de formation. Les salariés participent aux cours dans des centres de formation (formation en présentiel), via des plateformes en ligne (digital learning), ou directement dans les locaux de l'entreprise. Le prestataire de formation prend en charge la conception pédagogique, l’organisation et l’animation des sessions, le suivi et l’évaluation des apprenants.

Par organisme de formation, la réglementation entend : "toute personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle". Pour être considérée comme organisme de formation, la structure doit déclarer son activité dans les trois mois qui suivent le premier contrat de formation conclu puis fournir tous les ans un bilan pédagogique et financier. 

Ajoutons que l’organisme de formation se voit obligé d’obtenir la certification Qualiopi pour recevoir les fonds des financeurs de la formation : 

• Opérateurs de compétences (Opco).
• État.
• Régions.
• Caisse des dépôts et consignations,
• France Travail.
• Agefiph (Association pour la gestion des fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées).
• Transitions Pro, financeur de la reconversion des salariés du secteur privé.

Ces mesures ont pour but de garantir la qualité des formations dispensées aux entreprises clientes.

Comparatif entre formation interne et formation externe

L’employeur veillera à comparer les deux formules avant d’établir un choix définitif. Voici les quatre principaux points d’attention : 

• Flexibilité : les formations internes sont plus souples en termes de calendrier. De leur côté, les formations externes suivent souvent un planning fixe, parfois contraignant pour les collaborateurs.
• Expertise : les formations internes sont étroitement liées à l’identité et aux spécialités de l'entreprise, tandis que les formations externes apportent le plus souvent des compétences généralistes ou courantes.
• Praticité : les formations externes libèrent l’entreprise d’un travail chronophage et permettent d’assigner les salariés sur d’autres tâches à forte valeur ajoutée.
• Coût : les formations internes s’avèrent moins onéreuses sur le long terme dès lors que l'entreprise possède les ressources nécessaires dès le départ. Les formations externes nécessitent un investissement financier régulier.

Ces deux types de formation sont souvent vus comme complémentaires. L’entreprise statuera sur la solution à privilégier en fonction des moyens dont elle dispose, de son budget, des souhaits des collaborateurs en matière de formation et des objectifs stratégiques de l’entreprise.

4. Proposer des programmes personnalisés

Mettre en place des programmes de formation personnalisés : une condition sine qua non pour bien former ses collaborateurs. En effet, par essence, ceux-ci répondent aux besoins spécifiques des salariés. Les formations individualisées ciblent précisément les domaines où le collaborateur a besoin de progresser. De plus, elles prennent en compte son profil, ses contraintes (par exemple, l’impossibilité de se libérer pour une formation en présentiel). Concevoir des parcours de formation sur mesure apporte de nombreux bénéfices à l'entreprise, en particulier :

• Un engagement apprenant supérieur.
• Un processus de formation fluide.
• Un temps d’apprentissage optimisé.
• Une adaptation plus rapide aux exigences du poste de travail et aux évolutions du marché.

5. Sélectionner le bon modèle de formation : présentiel, distanciel ou mixte

Définitions

La formation des salariés en entreprise se décline en trois formats : la formation en présentiel, la formation en distanciel et le blended learning.

La formation en présentiel se déroule sur site, avec formateurs et participants en face à face. Les échanges sont directs, ce qui enrichit les discussions et permet une approche plus pratique. Ce modèle favorise l’engagement des participants et renforce la cohésion d’équipe. En revanche, il impose des horaires fixes, des coûts liés à la logistique et implique une organisation rigide.

La formation en distanciel, ou formation en ligne, fait intervenir des plateformes e-learning et des outils de visioconférence. Elle combine des sessions synchrones, comme les classes virtuelles, et des séquences de formation asynchrones, comme l’e-learning (apprentissage via des modules de formation digitaux). Les collaborateurs suivent leur programme à leur propre rythme, où qu’ils se trouvent.

Le blended learning combine les deux approches. Les salariés suivent des modules en ligne et/ou des classes virtuelles ; ils participent également à des sessions en présentiel. Ce format équilibre la flexibilité du distanciel et la richesse des interactions en salle.

Comparatif

La formation en présentiel convient pour des sujets nécessitant beaucoup d’interactions, des échanges immédiats et/ou des sessions axées sur le brainstorming ou l’expérimentation. Ses principaux handicaps : un coût élevé et une logistique parfois lourde.

La formation en distanciel répond de son côté aux besoins de flexibilité des collaborateurs et s'adapte aux entreprises cherchant à former des salariés dispersés géographiquement. Le digital learning dispose d’un atout incontestable : il rend possible la personnalisation des parcours pédagogiques. Ce mode de formation exige en revanche une discipline de la part de l’apprenant. Seul derrière son écran, il peut vite se laisser distraire. La formation en ligne doit donc s’appuyer sur une dynamique d’apprentissage, un scénario pédagogique attractif, des contenus “digestes” et des modalités engageantes, fondées sur l’interactivité.

Le blended learning représente un compromis intéressant pour combiner la souplesse du distanciel et la richesse des interactions en présentiel. Il s’adresse particulièrement aux organisations qui souhaitent offrir une formation approfondie et personnalisée tout en optimisant les coûts et le temps de formation.

6. Investir dans un LMS pour former ses collaborateurs au sein de l'entreprise

Une plateforme LMS (Learning Management System) fait référence à une plateforme de gestion de la formation. C’est une solution logicielle toute-en-un, évolutive et intuitive, ce qui fait sa force. Les équipes RH y centralisent toutes les informations en lien avec la formation et gèrent la partie administrative. Les professionnels de la formation créent directement les programmes et les contenus pédagogiques ; ils suivent la progression des apprenants et analysent les résultats des sessions. Les collaborateurs, pour leur part, se forment directement sur le logiciel. En toute logique, le LMS fait figure d’outil presque incontournable pour former ses salariés. Voyons plus en détail comment l'entreprise peut (et doit !) l'utiliser.

Tout d’abord, le LMS constitue un support idéal pour créer et mettre à disposition des parcours de formation personnalisés, dont nous avons souligné l’importance. Les ingénieurs et concepteurs pédagogiques conçoivent directement sur la plateforme des dispositifs 100 % distanciels ou en blended learning. Ils assemblent les “unités” d’apprentissage en fonction du besoin de l’apprenant (module e-learning, atelier de groupe en présentiel, classe virtuelle…). Ils créent également les contenus des cours sur le LMS, via un outil auteur dédié. Sur la solution Rise Up, l’intelligence artificielle les assiste dans leur travail. Objectif : réaliser en un minimum de temps des modules captivants, variés, au contenu à la fois riche et parfaitement digeste.

Par ailleurs, l’apprenant peut accéder lui-même, en autonomie, à des formations individualisées. Grâce à l’IA, il obtient des recommandations personnalisées en temps réel, selon son besoin immédiat. Le collaborateur bénéficie en outre d’un coach virtuel, présent à tout moment sur la plateforme. 

Autre atout d’un LMS : une excellente expérience d’apprentissage. Les salariés profitent de parcours de formation sans friction. L’accessibilité est totale :

• Ils apprennent sur tous les écrans (ordinateur, tablette, smartphone). En outre, le LMS est doté d'une application qui leur permet de poursuivre leur formation même hors connexion.
• Ils accèdent à leur interface de formation et consultent les contenus de leur choix sans sortir de leur espace de travail digital. En effet, un LMS tel que Rise Up s’intègre dans Microsoft Teams et Salesforce.

Ajoutons qu’un LMS embarque un outil statistique puissant. Il est possible de créer des tableaux de bord personnalisés et de mesurer ainsi facilement le succès (ou l’échec) d’une formation. Les données remontent en temps réel, ce qui permet d’améliorer les cours en continu.

7. Utiliser des formations sur étagère

Une formation sur étagère, c’est une solution de formation déjà conçue et prête à l'emploi. Elle propose des contenus standardisés, adaptés à des besoins courants comme la bureautique, la gestion de projet, ou la communication. L’employeur gagne du temps en optant pour ce type de formation, car il n’a pas besoin de créer de programme spécifique.

Ces formations offrent généralement une garantie de qualité : créées par des experts de la compétence visée, elles s’appuient sur des méthodes pédagogiques engageantes, comme l’interactive learning ou le vidéo learning.

Les catalogues de formation sur étagère sont édités par des sociétés spécialisées. L’entreprise cliente fait son choix parmi les thématiques disponibles puis reçoit les formations au format Scorm, compatible avec de nombreuses plateformes e-learning, en particulier les LMS (Learning Management System).

Certains LMS embarquent d’ailleurs leur propre catalogue de formations sur étagère. C’est par exemple le cas de Rise Up, avec son offre Rise Up Content, qui contient des milliers de contenus e-learning sur étagère. Objectif : déployer très rapidement des dispositifs de formation portant sur des hard skills (compétences techniques), des soft skills (compétences en lien avec le savoir-être) ou des formations réglementaires.

À noter : si la plupart des contenus sur étagère prennent la forme de modules e-learning, il existe également des formations sur étagère déployables en présentiel. Dans ce dernier cas, les sessions ont lieu directement dans les locaux de l’entreprise ou dans un centre de formation.

Ce guide se termine ! Au terme de ces 7 étapes, vous devez savoir quelles actions entreprendre pour former vos salariés dans les meilleures conditions.