Onboarding des collaborateurs grâce à une plateforme LMS !

Votre entreprise tient à faciliter l’intégration des salariés et déploie pour cela un parcours d’onboarding ? Savez-vous que votre plateforme LMS dispose de fonctionnalités destinées à optimiser l’onboarding RH ? Dans cet article, Rise Up vous explique comment structurer un parcours d’onboarding sur une plateforme d'apprentissage. À la clé : un plan d’intégration efficace et de nouveaux collaborateurs prêts à donner le meilleur d’eux-mêmes au sein de votre structure !   

Qu’est-ce que l’onboarding ?

Définition de l’onboarding

L’onboarding est le processus d’intégration d’un nouveau salarié, depuis l’annonce de son embauche jusqu’à sa prise de fonction. Un bon parcours d’onboarding permet à l’employé d’être efficace rapidement. Cela passe notamment par :

• la familiarisation avec le poste et l’équipe de travail ;
• la transmission de la culture d’entreprise. 
  
  

L’organisation a tout intérêt à ce que cet “embarquement” (pour reprendre la traduction littérale d’onboarding en français) se passe du mieux possible. Les services RH sont en première ligne pour assurer un onboarding optimal. 

Pourquoi un onboarding de qualité est essentiel pour l’entreprise ?

Imaginons un salarié “débarquant” au sein de son équipe, seul, à 9h, le jour de sa prise de poste. Il se sent d’autant plus délaissé que le recruteur ne lui a fourni aucune information sur certains éléments clés de l’entreprise comme l’organisation interne ou les outils utilisés. Livré à lui-même ou presque, cet employé aura automatiquement une première impression de l’entreprise négative. Et cela n’augure rien de bon pour son futur parcours au sein de la structure. Motivation en berne, questionnements sur les valeurs de l’entreprise, anxiété : voilà qui signe un (très) mauvais départ !

Au contraire, un parcours d’onboarding pertinent, comprenant par exemple des modules de formation interactifs et une disponibilité sans faille du manager et des membres de l’équipe, permettra au nouveau salarié :

• d’avoir d’emblée une opinion favorable de l’entreprise, ce qui va stimuler sa volonté d’engagement et de performance ;
• d’être rassuré, en se sentant accompagné, voire même valorisé ;
• de se sentir à l’aise dès son arrivée, ce qui conduira à une adaptation, donc à une efficacité plus rapide ;
• de créer plus vite un sentiment d’appartenance, avec en ligne de mire une fidélisation de l’employé. 

Le défi des recruteurs : trouver la perle rare, c’est-à-dire le candidat qui collera parfaitement au profil recherché. Pas toujours facile dans un marché du travail concurrentiel… D’autant plus si les compétences recherchées sont ultra-spécialisées. Lorsqu’un employeur déniche le bon candidat, il sait qu’il devra dès le départ soigner l’image de l’entreprise et mettre “les petits plats dans les grands” pour assurer la parfaite intégration de l’arrivant.

Le pré-onboarding : préparer l’intégration d’un nouveau collaborateur

On l’a dit, l’onboarding commence avant même l’arrivée du nouvel employé. On parle alors de pré-onboarding. Le but est d’amorcer la collaboration avec le futur salarié. Le recruteur s’attache à vérifier que ce dernier “colle” parfaitement à la culture d’entreprise, à sa philosophie, à ses valeurs. Dans ce cadre, l’entretien “culture fit” (que l’on peut traduire par “adéquation à la culture”) constitue l’un des outils d’onboarding privilégié. Il s’agit d’un vrai test pour les arrivants, qui revêt parfois autant d’importance que les compétences. 

Un plan de pré-onboarding consiste également à :

• informer l’ensemble du personnel de l’intégration d’un nouveau collaborateur ;
• mobiliser les futurs collègues et le manager, qui doivent se rendre disponibles le jour J ;
• affecter un “buddy”, c’est-à-dire un parrain, au nouvel employé. Celui-ci sera chargé de faciliter l'intégration d’un point de vue professionnel et, surtout, d’un point de vue social, en favorisant la création de liens ;
• régler les questions techniques (messagerie électronique et ordinateur fonctionnels, éventuellement mise à disposition d’un smartphone, etc.) ;
• préparer le parcours d’onboarding sur le LMS. Un programme efficace et engageant doit être soigné à la fois sur le fond et la forme. Concernant le fond, il s’agit de mettre à disposition du collaborateur toutes les informations utiles sur l’entreprise. Concernant la forme, il convient d’utiliser tout le potentiel technique du LMS pour proposer un contenu riche et rythmé, multipliant les formats (vidéos, infographies, fichiers audio, quiz interactifs, etc.). 

Voyons maintenant plus en détail comment un LMS peut vous aider à optimiser un programme d’onboarding.

Un formidable outil d’onboarding

Convertir votre plateforme de gestion de la formation en plateforme d’onboarding ? Rien de plus simple ! La plateforme LMS facilite le parcours d’onboarding aussi bien pour l’arrivant que pour son manager et le service des ressources humaines. 

Construire des parcours d’onboarding adaptés à chaque employé

Lorsque le Learning Management System est connecté au SIRH de l’entreprise, les données que possède le service des ressources humaines sont disponibles et centralisées sur le LMS. Avec la solution Rise up, il est ainsi possible d’attribuer automatiquement la formation d’onboarding aux bons salariés. Le LMS stocke également toutes les ressources utiles au nouvel arrivant, qui a la possibilité de les consulter à tout moment : organigramme, présentation détaillée de l’entreprise (produits, services, clientèle, stratégie), processus d’affaires, tutoriels, documents administratifs, etc. Autant d’informations qui peuvent en plus être mises à jour en quelques clics. 

Le LMS permet ainsi une diffusion de l’information cohérente : dès le départ, tous les employés disposent du même niveau de connaissance sur l’entreprise. Dans le même temps, il est possible de construire sur un LMS des parcours d’onboarding individualisés. On s’en doute, un comptable et un community manager auront besoin de ressources supplémentaires spécifiques à leur domaine.

Accompagner le salarié dans son processus d’intégration

L’un des intérêts du LMS pour votre entreprise est de collecter de la data. Conséquence : les managers et le service des ressources humaines suivent l’évolution du nouvel employé dans son parcours d’onboarding. Pourcentage de la formation complétée, temps passé sur la formation, réponses aux quiz : autant d’éléments précieux pour comprendre où l’arrivant se situe dans son processus d’intégration et pour, éventuellement, trouver des solutions si les résultats ne sont pas satisfaisants.

Autre avantage d’un parcours d'onboarding sur un LMS : l’intégration du nouveau salarié dans la "learning culture” de l’entreprise. Au cours de sa carrière au sein de la société, le collaborateur sera en effet amené à utiliser la plateforme régulièrement pour se former.

Enfin, un Learning Management System couvre également le volet social. Grâce aux forums et à la messagerie instantanée, les opportunités de communiquer avec les collègues se multiplient et sont idéales pour créer du lien. Générant un substantiel gain de temps et d’argent pour une efficacité maximum.