Comment devenir une organisation apprenante ? 5 étapes incontournables

Évolution rapide des métiers, pénurie de candidats : les entreprises ont plus que jamais conscience de la valeur des compétences de leurs collaborateurs. Pour 88 % des directeurs des ressources humaines, le développement des compétences fait ainsi figure de priorité dans la politique de gestion des talents. C’est ce que révèle le baromètre des DRH 2023 (réalisé par WTW en partenariat avec ABV Group et Groupe RH&M), qui souligne également l’importance de l’engagement et de la fidélisation des salariés. 

Du côté des employés, 86 % estiment nécessaire de se former pour évoluer professionnellement mais aussi pour répondre aux défis d’un monde du travail en pleine mutation (baromètre de la formation professionnelle 2023 de Centre Inffo et CSA). 

La formation professionnelle, incontournable pour monter en compétences, joue donc un rôle capital dans les performances individuelles et, plus généralement, dans le développement de l’entreprise. Le challenge consiste à ancrer l’apprentissage dans les réflexes des collaborateurs au quotidien. Pour cela, un nouveau cadre est nécessaire, celui de l’organisation apprenante.   

Organisation apprenante : définition

Une organisation apprenante est par définition en mouvement permanent. L’idée est d’évoluer constamment, d’apprendre en continu pour anticiper et s’adapter aux changements (mutation des pratiques et des modes de travail, montée en puissance de l’intelligence artificielle…).

Une organisation apprenante “embarque” l’ensemble des collaborateurs, fait vivre l’apprentissage collaboratif, incite à l’enrichissement constant des connaissances et des savoir-faire en interne. La circulation des savoirs sort de sa verticalité (de l’enseignant vers l’apprenant) et n’a désormais plus de limites : chaque salarié à une expertise, une expérience, des idées, une vision à partager et à valoriser. De plus, l’erreur n’est plus pointée du doigt mais au contraire considérée comme un levier d’apprentissage. 

D’une telle culture d’entreprise découle une capacité nouvelle à innover, à inventer. La créativité est décuplée ; la réactivité et la flexibilité face à des situations complexes ou imprévisibles sont quant à elles optimisées.

L’organisation apprenante repose sur des collaborateurs épanouis et engagés mais aussi sur un certain nombre de valeurs, telles que le partage, la collaboration, l’émulation ou encore la curiosité.

La formation professionnelle joue bien évidemment un rôle crucial dans le développement d’une culture apprenante. Sur le plan technique, l’adoption d’une plateforme LMS performante constitue une solution pertinente. 

Quels sont les avantages d’une organisation apprenante ?

Engagement des collaborateurs

Favoriser l’apprentissage fait partie des demandes fortes des collaborateurs à l’égard de leur employeur. Lorsque cette attente n’est pas comblée, ils sont une majorité à trouver des solutions par eux-mêmes. Ainsi, selon le baromètre de la formation 2023 établi par Edflex, 71 % des salariés des grandes entreprises ont déjà eu recours à des contenus d’apprentissage non fournis par l’entreprise (vidéos, podcasts, articles…), qu’ils ont donc cherchés et trouvés par eux-mêmes afin de se former en autonomie. Leur objectif : mieux exercer leur métier et se développer professionnellement. 

Travailler dans une organisation apprenante est en conséquence source d’un engagement constant des collaborateurs, ces derniers étant mis naturellement en situation de s’instruire et de renforcer leurs compétences. 

Facilitation de l’apprentissage

La facilitation de l’apprentissage est l’un des marqueurs forts de l’organisation apprenante. Il s’agit de décloisonner l’accès au savoir en cassant les méthodes traditionnelles. Les sessions définies à l’avance, sources de contraintes pour une (grande) partie des employés, sont remplacées par des temps de formation choisis par le collaborateur, en fonction de ses besoins immédiats et de ses disponibilités. 

En outre, l’apprentissage informel est valorisé et des formes d’enseignement diversifiées sont mises en place : mentorat, digital learning, conférences, séminaires, groupes de discussion…

Anticipation des évolutions du marché

La compétitivité d’une entreprise se joue sur sa capacité à répondre aux attentes du marché et à anticiper les évolutions de celui-ci. Les avantages d’une organisation apprenante interviennent dans ce cadre à deux niveaux. D’une part, la culture d’apprentissage développée par l’entreprise permet de maintenir à jour les compétences individuelles et collectives, gage d’une adaptation optimale aux enjeux présents et à venir. D’autre part, stimuler l’acquisition de savoirs et de savoir-faire, rendre possible l'expérimentation et valoriser le partage d’idées favorisent l’émergence de solutions nouvelles. 

Les piliers de l’organisation apprenante

Instaurer une culture d’apprentissage au sein de l'entreprise, autrement dit devenir une organisation apprenante, impose de changer de paradigme. Standardisation des processus, management directif, méthodes de travail normées, tâches parfois routinières : ces caractéristiques assez classiques du travail en entreprise cèdent la place à un fonctionnement plus souple, basé sur une dynamique d’apprentissage permanent. Les salariés jouissent d’une autonomie nouvelle dans les méthodes et le rythme de travail, ont une vision plus globale de l’activité en collaborant avec des collègues de différents services.

De plus, une organisation apprenante offre des possibilités d’exploration et conduit à prendre des initiatives. À la clé : un sens de l’innovation aiguisé, nous l’avons dit, une plus grande capacité à effectuer des tâches complexes et à s'adapter au changement, mais aussi un renforcement du bien-être des salariés grâce à la reconnaissance de leur valeur et de leurs idées. Bien entendu, une organisation apprenante repose sur des piliers solides, garants de son harmonie. 

Management, leadership et vision

Devenir une organisation apprenante implique un profond changement organisationnel. Pour y parvenir, plusieurs critères doivent être réunis :

• une volonté assumée de la direction ; 
• une vision claire des objectifs à atteindre, transmise par des encadrants au leadership incontesté ;
• un renouvellement des pratiques managériales, avec notamment une décentralisation des décisions et la mise en avant d’une philosophie basée sur l’équité et la confiance.

L’envie d’apprendre est impulsée d’”en haut” puis embarque l’ensemble du personnel. Cette évolution culturelle impose à la hiérarchie d’encourager les collaborateurs à gagner en compétences. Il incombe également aux managers de donner à ces derniers les moyens d’apprendre.

Promouvoir, communiquer en interne autour des valeurs de l’entreprise et du désir de voir les employés s’épanouir à travers le développement de leurs savoirs est également essentiel pour créer une cohésion à l’échelle de l’organisation.

Apprentissage individuel et apprentissage social

La formation professionnelle est dans l’ADN de l’organisation apprenante. Elle doit évoluer au gré des attentes des collaborateurs (flexibilité, autonomie) et des innovations pédagogiques et technologiques (social learning, microlearning, learning in the flow of work, etc.). Au-delà de la formation, les situations de travail sont également exploitées à des fins d’apprentissage. L’organisation apprenante s’appuie sur l'activité professionnelle quotidienne, le travail en réseau, les échanges et la communication pour progresser. 

Apprentissage individuel et apprentissage social s’imbriquent pour former une culture d’apprentissage originale et impactante. Le principe de co-construction du savoir devient la norme et engage l’ensemble des collaborateurs vers un renforcement des compétences. 

Partage de connaissances et esprit collaboratif

Le partage de connaissances et l’esprit collaboratif apparaissent donc comme naturels dans une organisation apprenante. Des projets multidisciplinaires se mettent en place. Le management directif s’efface au profit d’un management de proximité, marqué par le soutien, des feedbacks enrichissants et laissant libre cours aux initiatives de chacun. 

Autre point important à mentionner : la transformation digitale des entreprises favorise l’implantation d’une culture d’apprentissage en stimulant le travail collaboratif. Sur le plan technique en effet, le développement et l’optimisation des outils collaboratifs sont d’une aide précieuse pour renforcer les échanges et valoriser les compétences. Les outils de gestion de projet en ligne comme Trello et les plateformes de communication collaborative telles que Slack accélèrent la transition vers l’organisation apprenante. 

Système d’évaluation

À l’apprentissage en continu fait écho une évaluation en continu. L’organisation apprenante évolue sans cesse en capitalisant sur ses points forts et en corrigeant ses points faibles. 

Dans ce cadre, le système d'évaluation repose sur une nouvelle méthodologie et la mise en relation d’une diversité de sources d’information, en particulier : feedbacks et suggestions des apprenants, échanges réguliers avec les managers (entretiens individuels, discussions informelles), bilan détaillé des formations. 

L’évaluation ne doit plus être vue comme un moyen de contrôle, voire de sanctions, mais comme un axe d’amélioration utile individuellement et collectivement. L’ouverture d’esprit et la confiance mutuelle sous-tendent la valorisation de l’apprentissage.  

5 étapes pour devenir une organisation apprenante

Devenir une organisation apprenante, c’est développer ses ressources humaines au maximum de leur potentiel et faire de l’apprentissage un levier de performance. Un vrai challenge pour les entreprises. Développer et enraciner une culture d’apprentissage demandent du temps ainsi qu’un engagement sur plusieurs axes de travail. 

Il est nécessaire de s’investir dans un programme concret avec une approche participative et évolutive. Les projets doivent bien entendu se “caler” sur les besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs. 

Voici cinq grandes étapes incontournables pour réussir sa transition vers une organisation apprenante. 

Identifier les objectifs d’apprentissage de l’entreprise

Que souhaite accomplir l’entreprise grâce à l’apprentissage continu de ses salariés ? Où veut-elle aller, quelle vision adopter ? Dans quelle mesure le développement des savoirs est-il capable de soutenir la croissance et la compétitivité ? Quels points faibles ou lacunes cette dynamique doit-elle corriger ? Ces questions constituent le point de départ de tout processus de transformation vers une organisation apprenante. 

Les objectifs peuvent être de différents ordres : combler un skill gap important, faire face à un changement majeur touchant le secteur d’activités de l’entreprise, faire évoluer un produit, améliorer la qualité du service client, etc. 

Une bonne pratique consiste à s’appuyer sur un diagnostic organisationnel et managérial, et ce afin d’identifier les forces et les faiblesses de l’apprentissage individuel et collectif. 

Concevoir des supports de formation adaptés

La formation professionnelle : une voie à privilégier pour devenir une organisation apprenante. Une fois les objectifs déterminés, il faut donc explorer les possibilités en matière de dispositifs de formation. L’idée est de sortir d’un cadre classique, avec des horaires fixes et des sessions souvent longues, notamment en présentiel. Insuffler une culture de l’apprentissage, c’est favoriser une appropriation par le collaborateur de ses temps de formation et lui fournir les moyens de s’informer quand il le souhaite. 

Pour obtenir l’adhésion des salariés, il convient :

• de créer des contenus répondant à leurs besoins ;
• de s’adapter à une demande de flexibilité et d’autonomie, en particulier en développant la formation en ligne ;
• d’améliorer les formations à partir des commentaires, idées et feedbacks des apprenants ;
• de faciliter l’accès aux ressources, l’idéal étant de se doter d’une plateforme LMS évolutive et simple d’utilisation ;
• de varier les formats d’apprentissage ;
• de mettre en avant le microlearning et le learning in the flow of work (apprentissage dans le flux de travail) : par le biais de séquences de formation de quelques minutes, accessibles à tout moment depuis son environnement de travail, le salarié fait entrer l’apprentissage dans son quotidien. 

Miser sur la formation interactive et collaborative

Axes porteurs d’un fort engagement collaborateur et d’une véritable culture de l’apprentissage : la formation interactive et collaborative. Le premier intérêt est de passer d’un apprentissage passif (l’apprenant écoute un “sachant” et n’intervient que pour poser des questions) à un apprentissage actif. Le deuxième intérêt est d’assurer un investissement maximal des salariés : plus impliqués dans leur formation, en lien constant avec leurs pairs et stimulés par différentes activités (mises en situation, simulations, challenges à relever, travaux de groupe…), ils intègrent plus naturellement des temps de formation à leur journée de travail.

Le social learning et le travail collaboratif occupent une place centrale dans une organisation apprenante, car chacun apprend de l’autre. Il est possible de structurer cet échange de compétences en développant le peer coaching (chaque collaborateur devient le coach d’un de ses collègues), le peer-to-peer learning (les salariés créent eux-mêmes des contenus de formation) ou encore le mentorat (relation privilégiée entre un mentor, généralement un collaborateur expérimenté, et un mentoré).  

Étendre la formation à toute l’entreprise

Une erreur à éviter à tout prix : ne “convertir” qu’une partie de l’entreprise à la philosophie d’une organisation apprenante. C’est bien l’ensemble de la structure, ses fondements même, qui sont concernés. Il est bien sûr possible que certains services aient besoin de plus de temps pour adopter ce nouveau modèle, il convient dès lors d’adapter son approche, d’avancer pas à pas pour faire de l’apprentissage une réalité au quotidien. 

Voici quelques actions à mener :

• déterminer les points bloquants à la montée en compétences. Les indicateurs clés fournis par un LMS tel que Rise Up sont à ce titre d’une grande aide ;
• comprendre pourquoi la formation a moins de prise auprès de certaines équipes. Mener des enquêtes d’engagement s'avère dans ce cadre très utile ;
• adopter un discours convaincant auprès des managers.

Favoriser la mobilité professionnelle interne 

Se voir offrir des perspectives d’évolution professionnelle : l’un des atouts d’une organisation apprenante aux yeux des collaborateurs. Grandir au sein de l’entreprise grâce au savoir acquis, pouvoir concrétiser sa montée en compétences par un poste convoité ou une réorientation tout en restant auprès de son employeur sont bien sûr source de motivation.

Une organisation apprenante s’aligne naturellement avec les objectifs de carrière des employés et favorise en conséquence la mobilité professionnelle. Promouvoir et valoriser l’apprentissage continu, c’est montrer un vrai engagement en faveur de l’épanouissement professionnel des salariés.