Gains de productivité : comment les projets collaboratifs assurent l’efficacité

Les projets collaboratifs, au sein des entreprises ou entre entreprises, deviennent de plus en plus courants avec le développement du travail hybride, même s’il existe encore une forte marge de progression. L’enquête OpinionWay pour Slack “Les actifs et les conditions de travail flexibles” révèle que 43% des collaborateurs utilisent un outil collaboratif de gestion de projet, tels que Monday.com, Asana ou Trello, qui comptent parmi les applications leaders en la matière. 

Le travail collaboratif en distanciel constitue une réalité bien ancrée pour une majorité de salariés : 70% d’entre eux se servent d’outils de visioconférence, comme Zoom, et 56% d’outils de gestion de documents collaboratifs (SharePoint, Notion, Dropbox…). Un contexte qui, sans aucun doute, favorisera à court et moyen termes le développement des projets collaboratifs. Ces derniers possèdent en effet des atouts (performance accrue, meilleure cohésion d’équipe…) qui leur confèrent une vraie valeur ajoutée par rapport aux projets plus classiques.

Rise Up vous éclaire sur la notion de projet collaboratif et vous donne toutes les clés pour l’expérimenter efficacement au sein de votre organisation.  

Qu’est-ce qu’un projet collaboratif ?

Le terme projet collaboratif se réfère à plusieurs types de projet. Il définit en général un projet commun à plusieurs entreprises dans le but de créer un effet de synergie. Sur une période définie, les organisations en présence travaillent sur un projet qui aboutit à la création d’un produit, d’un service ou d’un procédé innovant. L’idée est de mutualiser les ressources et les dépenses, de booster la coopération entre partenaires complémentaires et de capitaliser sur les expériences et savoir-faire des différentes entités.

Dans le cadre de l’activité professionnelle quotidienne, il est fréquent de parler de projet collaboratif pour se référer à la gestion collaborative d’un projet, en opposition à la gestion de projet classique. 

Projet collaboratif inter-entreprises, projet collaboratif innovant ou gestion collaborative de projet : ces concepts possèdent des caractéristiques communes. On note :

• l’échange de connaissances et/ou de technologies ;
• la mise en commun des efforts pour atteindre un objectif commun ;
• une division du travail claire ;
• un partage des responsabilités, des risques et des résultats.

En toute logique, mener à bien un projet collaboratif exige de maîtriser le travail collaboratif. 

Quel est le principe du travail collaboratif ?

La généralisation du travail collaboratif est liée à la digitalisation des entreprises, avec notamment la montée en puissance du télétravail. Il y a un besoin de “reconnecter” les collaborateurs dispersés géographiquement ; il existe aussi de fortes attentes en matière de flexibilité, d’agilité et de pratiques managériales. 

Le principe du travail collaboratif est simple : il s’agit de transcender les rapports hiérarchiques, de décloisonner les échanges, afin d’instaurer un mode de travail fondé sur le partage des expertises et la mise en commun des compétences. Les contributions de chaque collaborateur nourrissent celles des autres. Un projet collaboratif s’appuie ainsi sur une structure ouverte, où tous les membres ont un rôle déterminant à jouer. 

“Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite”, disait Henry Ford, le fondateur du groupe automobile Ford. Cette réussite est conditionnée par un certain nombre de facteurs :

• la capacité à bâtir un esprit d’équipe ;
• l’aptitude à trouver ensemble des solutions pour surmonter des situations complexes ;
• des valeurs communes : la confiance, une communication transparente, l’écoute et l’équité, entre autres.

Pourquoi choisir un projet collaboratif plutôt qu’un projet classique ?

Un projet classique se base sur une hiérarchie clairement définie. Le chef de projet pilote l’ensemble du processus : il définit, assigne et répartit les tâches puis vérifie le bon déroulement de l’activité et s’assure que chaque collaborateur termine sa mission dans les délais impartis. Le rôle de chacun est identifié et délimité. Les échanges sont donc quasi-exclusivement verticaux : les membres de l’équipe rendent compte individuellement au chef de projet et communiquent peu entre eux. Le projet prend forme dans la phase finale du processus, lorsque les apports des membres de l’équipe sont ajoutés les uns aux autres. 

Un projet collaboratif suppose une approche différente. D’un système hiérarchique cadré, on passe à une organisation horizontale, avec un pouvoir décisionnel et une responsabilité partagés. De tâches individuelles cloisonnées, on passe à des actions interdépendantes et à la co-construction. L’apport de chaque individu se répercute sur le travail des autres. Tests et essais sont réalisés en temps réel et mobilisent tous les acteurs du projet. L’équipe forme donc un tout, elle avance en continu en “embarquant” l’ensemble des membres, qui communiquent et se coordonnent en permanence. Cette dynamique de groupe accélère le projet, stimule l’innovation et renforce les liens. Des bénéfices clés pour les entreprises.

Comment impliquer les collaborateurs dans un projet ?

Un projet bien mené exige évidemment un engagement collaborateur sans faille. Chacun doit jouer le jeu et se mettre au service du groupe. Un salarié peut être reconnu comme extrêmement compétent dans son domaine mais ne pas savoir travailler avec les autres, une situation qui viendra perturber la bonne entente du collectif et la dynamique du projet. 

Pour assurer un travail collaboratif efficace et un investissement constant des salariés, il convient de suivre plusieurs bonnes pratiques :

• communiquer non seulement sur le volet opérationnel, mais aussi sur la vision et l’ambition motivant le projet à mener en commun ;
• impliquer les membres de l’équipe dès la phase de définition du projet et de ses objectifs ;
• motiver les collaborateurs individuellement par la reconnaissance et la valorisation de leurs efforts ;
• stimuler les échanges en multipliant les activités de type brainstorming ;
• favoriser un climat de travail bienveillant, dans lequel chacun se sent suffisamment à l’aise pour partager ses idées, mais aussi ses critiques (constructives !) et ses objections ;
• veiller à ce que les individus apprennent de l’autre et montent en compétence. Un projet collaboratif doit être un jalon dans une perspective de développement professionnel ;
• suivre l’avancement du projet en réalisant des points d’étape réguliers.

Les avantages d’un projet collaboratif : performance, créativité, cohésion

Renforcer la performance au travail

Premier avantage d’un projet collaboratif : une productivité et une efficacité accrues. En premier lieu, une répartition des tâches pertinente permet aux membres de l’équipe d’exprimer pleinement leur potentiel. L’idée est d’optimiser les ressources humaines allouées au projet en conférant à chacun un rôle centré sur son expertise.

En second lieu, la mutualisation des compétences professionnelles aboutit à une complémentarité et à un enrichissement commun, au service de la qualité du projet et de sa performance. En troisième lieu, une collaboration fluide est source d’émulation et conduit à une montée en puissance du travail : la contribution de chacun stimule l’activité des autres. Enfin, une équipe projet soudée, dans laquelle la communication et l’entraide sont valorisées, se révèle bien plus réactive et agile qu’une équipe composée d'individualités peu habituées à échanger. En cas de difficultés ou d’obstacles imprévus, les collaborateurs travaillant en mode collaboratif parviendront plus vite à trouver des solutions.

Stimuler la créativité et l’innovation

Exécuter une tâche sans disposer d’une vision globale du projet et/ou sans avoir l’opportunité de participer à une réflexion collective annihile toute possibilité d’innovation. Au contraire, les échanges entre collaborateurs aux personnalités et aux profils différents font naître des idées et stimulent la créativité. En effet, un point de vue, une approche partagés avec le groupe ont la capacité de provoquer instantanément des réactions. En d’autres termes, une idée émerge à partir d’une autre. La mise en commun de réflexions et d’opinions originales apporte de nouvelles perspectives et ouvre un champ d’exploration propice à l’innovation. En outre, fusionner des compétences diversifiées permet d’explorer de nouvelles voies et de dépasser ses limites.

Améliorer la cohésion d'équipe

Autre avantage d’un projet collaboratif : une cohésion d’équipe consolidée. Plusieurs raisons à cela :

• les barrières hiérarchiques tombent et les frontières entre les tâches s’effacent. Il n’y a donc plus de facteurs limitant la communication et les échanges. Le travail sort de son cloisonnement. De plus, tous les membres du groupe sont mis sur un pied d’égalité, le niveau de responsabilité étant le même d’un individu à l’autre ;
• l’équité conduit mécaniquement à laisser de côté la notion de compétition et la confrontation des egos. De plus, le partage et l’exploitation des expertises de tous sont encouragés ;
• la communication, moteur d’un projet collaboratif, renforce les liens unissant les membres de l’équipe.

Les clés d’un projet collaboratif réussi

Une communication claire

La communication, justement, constitue un facteur de réussite clé d’un projet collaboratif. Il convient pour cela de cadrer les échanges, en établissant des canaux de discussion. Objectif : faire circuler l’information facilement auprès de tous les membres de l’équipe projet. Bien communiquer, c’est également respecter certains principes : la transparence, la confiance, l’ouverture d’esprit, la capacité à se mettre à la place de l’autre pour s’assurer qu’il comprenne parfaitement le message. En face à face, il faut prendre en compte à la fois la communication verbale et non verbale. En distanciel, il est indispensable de s’appuyer sur les outils collaboratifs : applications de communication, solutions de vidéoconférence… 

Des objectifs communs

Lors du développement d’un projet collaboratif, les membres de l’équipe sont liés par une volonté d’atteindre un objectif commun. Pour garantir cet état d’esprit tout au long du processus, il est important d’aligner les objectifs individuels sur l’objectif final. Les collaborateurs doivent visualiser en permanence leur apport concret au groupe, avec en perspective le succès du projet. Dans cette optique, établir des critères de réussite mesurables se révèle très utile : l’équipe a toujours en tête un résultat précis à atteindre. Autre élément sur lequel fixer son attention : la création d’un sentiment d’appartenance à l’équipe et au projet que porte celle-ci. Comment ? En cultivant la reconnaissance envers les salariés, en valorisant leurs idées et en insufflant une culture de groupe dominée par la solidarité et l’entraide.

Une gestion efficace des ressources

Optimiser la conduite d’un projet collaboratif passe par une gestion efficace des ressources. Comment exploiter le potentiel de chaque membre de l’équipe pour maximiser la performance ? La réponse tient en quatre points principaux : 

• distribuer les rôles et les tâches de manière équitable, en veillant à leur cohérence avec les profils des collaborateurs ;
• détecter la valeur ajoutée que peut apporter chacun à l’équipe ;
• assurer une coordination parfaite entre les différentes compétences et expertises présentes au sein du groupe ;
• faire preuve de rigueur dans le suivi du projet afin de résoudre rapidement d’éventuels problèmes.

Les outils adaptés à la gestion de projets collaboratifs

Les plateformes de gestion de projet collaboratif

La raison d'être des outils collaboratifs de gestion de projet : faciliter et accélérer les projets. Dans un mode de travail hybride, il est impossible de s’en passer. 

Un outil de gestion de projet collaboratif assure plusieurs fonctions, en particulier : la planification de l’activité, l’assignation des rôles, le suivi de la progression des tâches, la coordination du travail. Trello, l’une des applications les plus connues, offre une interface simple et ergonomique. Elle s’appuie sur la méthode agile Kaban, dont l’objectif est d’optimiser l’activité en équipe grâce à une modélisation visuelle des flux de travail. Son concurrent Asana, d’approche un peu plus complexe, dispose de fonctionnalités visant à renforcer la collaboration interne et externe. L’outil collaboratif de gestion de projet Jira Software est de son côté spécialisé dans les projets de développement de logiciel en mode agile. 

Il ne s’agit ici que de quelques exemples de solutions dédiées à la gestion de projets collaboratifs. L’offre s’est largement étoffée ces dernières années. 

Les outils de communication collaboratifs

On l’a vu, une bonne collaboration exige une communication efficace. Les applications de communication sont à ce titre indispensables et complètent parfaitement les outils dédiés à la gestion de projet. Ces deux types de solutions peuvent d’ailleurs être connectés afin de fluidifier la progression du travail. Par exemple, il est possible d’intégrer Trello aux outils de communication collaborative les plus répandus dans les entreprises : Microsoft Teams et Slack. Dotés entre autres d’une messagerie instantanée, de fonctionnalités d’appels audio et vidéo, ces derniers fournissent un support idéal aux communications en temps réel. 

La conduite de projets collaboratifs s’appuie également sur des services de visioconférence tels que Zoom. Ils permettent d’organiser des réunions en ligne, de proposer des webinaires en vidéo ou encore de créer des salles de conférence.

Les espaces de travail collaboratif

En réalité, l’ensemble des outils collaboratifs, agrégés les uns aux autres, forment un véritable espace de travail numérique, ou digital workplace. Les membres de l’équipe projet y assurent l’intégralité (ou presque) de leur activité, échangent en temps réel, collaborent et coordonnent leur travail. Dans ce cadre, les programmes de partage de fichiers (Dropbox, Google Drive, etc.) sont très prisés. La plupart d’entre eux ont une double fonction : d’une part, travailler à plusieurs sur un même fichier et, d’autre part, stocker l’ensemble des ressources liées au projet collaboratif.