Comment trouver la meilleure plateforme LMS au regard de vos objectifs ?

Trouver le meilleur LMS pour faire fructifier la formation professionnelle au sein de son entreprise : une tâche ardue, tant le marché s’est élargi ces dernières années. Faire le bon choix revêt pourtant une importance grandissante, la formation digitale devenant la norme. Selon le baromètre du digital learning 2023 de l’ISTF, 87 % des professionnels de la formation souhaitent diminuer leur offre en présentiel au profit de parcours en distanciel ou en blended learning (mix présentiel / distanciel). Or, le LMS représente un support technique idéal pour le déploiement des dispositifs digitaux et mixtes. 

Mais comment être sûr de son choix ? Comment savoir quelle est la meilleure plateforme LMS au regard des problématiques et des attentes spécifiques de l’entreprise ? Comment s’y retrouver dans l’éventail des fonctionnalités et des coûts pratiqués ? Ces questions, Rise Up y répond dans cet article !

Déterminer les besoins en formation pour trouver le meilleur LMS

La première question à se poser, avant même de se mettre en quête du meilleur LMS, est la suivante : quels sont les besoins en formation de l’organisation ? Cette question en entraîne beaucoup d’autres, auxquelles il faut répondre scrupuleusement : à quels objectifs stratégiques et pédagogiques doit répondre la formation ? Existe-t-il un skill gap urgent à combler ? Quel est le bilan du plan de formation tel qu’il est déployé actuellement (autrement dit : qu’est-ce qui marche, et qu’est-ce qui ne marche pas ?) ? Quelles sont les attentes du public cible ? Quel est le niveau actuel des apprenants dans les compétences clés ?

À ce travail doit s’ajouter une évaluation des contraintes, qui sont de trois ordres : budgétaires (quelle enveloppe êtes-vous en mesure d’allouer à la plateforme LMS), temporelles (quand le LMS doit-il être fonctionnel ?) et techniques. Concernant ces dernières, il convient de :

• déterminer les aptitudes des futurs utilisateurs dans le maniement d’un outil LMS ;
• dresser un état des lieux des équipements informatiques, logiciels et serveurs présents dans l’entreprise ;
• définir les exigences de l’organisation en termes d’hébergement et de sauvegarde des données.

Vient ensuite une troisième étape : déterminer les critères de sélection, afin de se tourner plus rapidement vers la meilleure plateforme LMS. Il est judicieux d’établir une hiérarchie, des priorités claires : le plus important pour vous se joue-t-il sur la facilité d'utilisation de la plateforme, sur son prix, sur l’étendue de ses fonctionnalités ou encore sur les possibilités d’évolution de l'outil ?

Comparer les plateformes LMS pour faire votre choix

Une fois les besoins, les contraintes et les critères de sélection parfaitement identifiés, s’ouvre une deuxième phase : la recherche et l’analyse des différentes offres sur le marché des plateformes LMS. Le but est d’établir un comparatif des LMS.

La prise en main de l’outil, les éventuels pré-requis techniques, l’accompagnement de l’éditeur dans le déploiement du dispositif de formation, la qualité du support en cas de problème : autant d’aspects à étudier. Malgré tout, le cœur d’un Learning Management System reste ses fonctionnalités. La comparaison des LMS implique donc de porter une attention particulière à ces dernières. 

Comparatif des fonctionnalités principales

Dans un premier temps, comparez les fonctionnalités de base des plateformes LMS, en ciblant chaque partie prenante.

• Fonctionnalités de gestion de la formation : gestion des utilisateurs (création et organisation des utilisateurs en fonction de leur rôle), création de parcours de formation complets, suivi de la progression des apprenants, rapports statistiques, feedbacks des apprenants en ligne.
• Fonctionnalités de gestion de contenus pédagogiques : accès à un catalogue de formations sur étagère, présence d’un outil-auteur pour concevoir puis mettre à disposition des modules de formation, stockage du contenu.
• Fonctionnalités d’évaluation : quiz, tests et autres évaluations en ligne.
• Fonctionnalités d’apprentissage : interface conviviale, variété des modalités pédagogiques (modules e-learning, classes virtuelles, parcours en blended learning), possibilité pour l’apprenant de rechercher directement une formation via son espace personnel.

Comparatif des fonctionnalités avancées

Dans un second temps, la comparaison des LMS portera sur les fonctionnalités avancées. C’est ici que commenceront à apparaître des différences nettes entre chacune des plateformes étudiées. Il est évident que le meilleur LMS doit répondre à l'intégralité de vos souhaits. Vos besoins peuvent porter sur tout ou partie des fonctionnalités suivantes :

• Administration : automatisation de tâches (exemple : attribution automatique de nouvelles formations à des groupes d'employés définis), envoi de notifications aux apprenants, gestion de la conformité et génération de certifications.
• Contenus de formation : création de formations interactives, contenant des éléments multimédias enrichis (audios et vidéos en particulier) ; importation de modules au format SCORM ; compatibilité avec la norme LRS (qui rend possible l’implantation sur la plateformes de modules de formation répondant à la norme xAPI).
• Apprentissage : recommandations personnalisées automatiques, gamification (collecte de badges, points à gagner), social learning et outils collaboratifs (communautés d’apprenants, forums, messagerie, webinaires), coach virtuel de formation. 
• Accessibilité : application mobile permettant un accès à la formation depuis son smartphone même hors connexion. Une flexibilité exigée aujourd’hui par la plupart des apprenants ! 
• Plateforme LMS multilingue.  

Exemples de fonctionnalités qui font la différence

Les meilleures plateformes LMS vont encore plus loin. Leur objectif : renouveler l’approche des LMS classiques en développant des fonctionnalités tournées vers la performance et l’optimisation de l’engagement collaborateur. Rise Up adopte cette démarche, avec comme ambition d’accompagner la transformation des entreprises en organisations apprenantes. Voici les fonctionnalités en lien avec ce positionnement :

• Possibilité pour les apprenants de créer et de partager eux-mêmes des contenus, afin de renforcer l’apprentissage entre pairs et de valoriser les expertises internes.
• Interconnexion du LMS et du SIRH, pour une gestion des utilisateurs plus rapide et fiable.
• Intégration de la plateforme dans les outils numériques utilisés au quotidien par les collaborateurs : digital workplace (comme Microsoft Teams) et CRM.
• Fonctionnalités de microlearning, pour un apprentissage flexible, favorisant l’ancrage mémoriel.

Estimer les tarifs des plateformes LMS

Après l’étude des fonctionnalités, place à l’analyse des tarifs. Le meilleur LMS n’est en effet pas forcément le plus cher… En outre, le mode de tarification de ce type de plateformes de formation varie d’une solution à l’autre. Il faudra veiller à prendre en compte l’ensemble des coûts directs (acquisition, installation, maintenance, sécurisation des données…) et indirects (temps passé à concevoir les formations) inhérents à l’utilisation d’un LMS. 

Pensez à analyser les différentes plateformes en vous focalisant sur le ROI (retour sur investissement). En d’autres termes, étudiez les coûts en fonction des avantages potentiels offerts par chaque LMS. Le but reste bien d’atteindre vos objectifs pédagogiques. Le coût d’un LMS est en réalité très variable et dépend de plusieurs facteurs clés, qu’il faut anticiper. Voyons les formules existant sur le marché.

Les LMS open source, des plateformes (pas tout à fait) gratuites

Les LMS open source disposent d’un sérieux atout : ils sont gratuits. Le code source est en effet laissé en libre accès, ouvert (d’où le terme “open”). N’importe quelle structure peut donc l’acquérir et l’utiliser à ses propres fins. On le devine : manipuler du code informatique pour construire un LMS personnalisé, en assurer la configuration, les paramétrages, les mises à jour, ainsi que la maintenance et la sécurité, demandent non seulement du temps mais des compétences pointues. Afin d’assurer ces missions, l’entreprise mobilise du personnel en interne et, dans la plupart des cas, fait appel à un prestataire technique. On a donc un LMS gratuit à l’acquisition mais dont les coûts induits se révèlent importants. 

Pour éviter une telle lourdeur dans l’administration du LMS, il est possible d’opter pour une autre formule : le LMS propriétaire. Cette solution logicielle séduit de plus en plus d’organisations.

Les LMS propriétaires

Une plateforme LMS propriétaire est développée par un éditeur puis fournie clé en main à ses clients. L'approche est donc totalement inversée : ici, l’entreprise n’a aucun travail technique à mener. Les meilleurs LMS sont personnalisés et mis à jour régulièrement ; grâce à un accompagnement global de l’éditeur, l’entreprise voit son LMS évoluer au gré de ses besoins. Autres aspects pris en compte : l’ergonomie et l’utilisation aisée de la plateforme pour toutes les parties prenantes, même sans connaissances informatiques poussées. En outre, l’éditeur forme les utilisateurs au fonctionnement du LMS afin d’en accélérer la prise en main. 

Le coût du LMS est donc bien réel au départ, mais se voit rentabilisé au fil de son usage. Deux types de tarification sont proposées : 

• à la licence, c’est-à-dire au nombre d’utilisateurs ;
• au jeton, c’est-à-dire au nombre d'utilisations (un jeton = une inscription à une formation ou à un parcours de formation). 

Les contenus de formation : un coût à ne pas négliger

La production des contenus de formation constitue un poste budgétaire à part entière. Concevoir des modules e-learning de A à Z prend du temps et exige des formateurs une parfaite maîtrise du digital learning. Ces derniers devront donc peut-être se former pour acquérir la bonne méthodologie et se sentir à l’aise avec l’outil. Il convient d’anticiper ces délais et coûts indirects. Pour optimiser vos dépenses, ciblez un LMS disposant d’un outil-auteur à la fois performant et simple d’utilisation. Objectif : créer rapidement des modules de formation interactifs, aux contenus riches et engageants.

Deuxième option, qui impacte elle aussi le tarif du LMS : l’acquisition de contenus sur étagère. Il s’agit d’activer une offre de formations prêtes à l’emploi. Les catalogues sont plus ou moins riches d’une plateforme à l’autre. Le catalogue Rise Up Content par exemple contient plusieurs milliers de contenus, à jour et accessibles en quelques clics. 

À noter, il est tout à fait possible d’associer les deux services : outil-auteur et formations sur étagère. De nombreux LMS proposent les deux fonctionnalités.

Une fois de plus, la meilleure plateforme LMS est celle qui répond à vos attentes. À ce titre, il est essentiel de bien analyser en amont vos besoins en termes de contenus pédagogiques, ces derniers constituant la première richesse de votre dispositif de formation.