Les applications et outils LMS, des services qui répondent à vos besoins

Les plateformes d'apprentissage et de formation en ligne constituent désormais le pilier technique et pédagogique de la formation professionnelle dans nombre d’organisations. L’expertise se joue à plusieurs niveaux, en particulier dans la capacité à offrir des services personnalisés fiables et évolutifs. La montée en compétences doit être bien évidemment en harmonie avec l’évolution de l’activité de l’entreprise, ses spécificités et ses problématiques propres. La plateforme LMS, dès lors qu’elle se cale sur les besoins de l’organisation, se révèle être un atout considérable pour faire progresser le personnel, améliorer la performance et la compétitivité.

Dans cet article, Rise Up vous présente l’éventail des applications et outils LMS directement utiles pour votre structure. 

Installation, hébergement et intégration du LMS dans l’écosystème digital : des services flexibles et personnalisés

Logiciel LMS

Les services proposés par un logiciel LMS vont au-delà de fonctionnalités classiques, telles que la gestion administrative des formations et la mise à disposition de contenus pour les apprenants. Dès avant le déploiement du dispositif de formation, la technologie embarquée par la plateforme, de même que les choix concernant son installation et son hébergement, influent grandement sur l’étendue et la diversité des prestations.

LMS Open source ou propriétaire,, Application LMS, logiciel de bureau, LMS en mode Saas hébergé sur le cloud, intégration à la digital workplace, interconnexion entre les outils LMS et d’autres programmes phares de l’entreprise (système d’information, logiciel CRM notamment) : autant d’axes qu’il convient d’explorer pour bien connaître les possibilités offertes par un Learning Management System.  

LMS en mode SaaS hébergé sur le cloud

Formule largement plébiscitée : le LMS en mode SaaS hébergé sur le cloud. De quoi parle-t-on exactement et quels sont les avantages de ce type de solution ?

Le Software as a Service (SaaS) ou, en français, logiciel en tant que service, désigne un service basé directement sur le web. L’application logicielle, en l'occurrence ici le LMS, est hébergée sur le cloud par l’éditeur et l’utilisateur y accède via un navigateur internet. Conséquence : il n’est plus nécessaire de télécharger le programme sur l’ordinateur de bureau ou le réseau professionnel. 

Les bénéfices d’un LMS en SaaS sont nombreux. Citons en particulier :

• la personnalisation et l’évolution de la plateforme au gré des besoins du client ;
• les mises à jour et améliorations régulières ;
• la sauvegarde et la sécurisation des données ;
• l'accessibilité puisqu’il est possible d’utiliser le LMS depuis n'importe quel appareil connecté ;
• le nombre illimité d’utilisateurs ;
• la suppression de coûts conséquents (acquisition d’équipements informatiques, frais de maintenance et d’hébergement) au profit d’une offre SaaS sous forme d’abonnement mensuel. 

Logiciel de bureau LMS

Malgré ce qui vient d’être dit, certains logiciels LMS peuvent encore être directement installés sur le bureau de l’ordinateur. Une solution en apparence simple mais qui exige de réaliser des mises à jour fréquentes et qui n’offre bien évidemment pas la souplesse et la sécurité d’une solution SaaS. L’installation d’une plateforme LMS en local tend d’ailleurs à se raréfier. 

Application LMS sur smartphone

Rendre la formation accessible sur mobile, à tout moment et même sans connexion internet : tel est le but d’une app LMS. Les collaborateurs sont dès lors en mesure d’accéder à l’ensemble de leurs contenus de formation et de reprendre leur parcours directement depuis leur smartphone. 

L’application LMS répond à une demande forte des apprenants, qui évoluent de plus en plus dans un contexte de travail hybride. La flexibilité et l’autonomie sont particulièrement recherchées, aussi bien dans l’exécution des tâches professionnelles que dans la formation. 

En toute logique, le mobile learning (apprentissage en mobilité) est une modalité pédagogique devenue indispensable. Les plateformes optimisées uniquement pour une utilisation sur ordinateur sont toujours présentes sur le marché des LMS. Lors de l’acquisition d’une plateforme, vérifiez donc bien qu’il existe une application dédiée permettant aux apprenants de suivre leur formation quand ils le souhaitent et depuis n’importe quel lieu.  

Intégration du LMS dans vos solutions RH, commerciales et collaboratives

Si un LMS utilisé isolément fournit une aide précieuse dans le déploiement de la stratégie de formation, il convient de capitaliser sur ses possibilités d’intégration et d’interconnexion pour tirer pleinement profit de son potentiel.

Interconnecter le LMS et le système d'information des ressources humaines (SIRH) constitue une première étape clé. Relier les deux logiciels, c’est regrouper automatiquement les données qui concernent les salariés. Les applications dans le champ de la formation sont nombreuses. Par exemple, lors du départ d’un collaborateur, le compte de celui-ci sur la plateforme LMS sera désactivé sans besoin de manipulation manuelle.

L’intégration du LMS dans la digital workplace apporte également plusieurs bénéfices. Le but est d’ancrer la formation dans le quotidien du salarié, en rendant le LMS accessible au sein même de son espace de travail numérique. La solution Rise Up par exemple intègre son LMS dans l’application Microsoft Teams  ainsi que son LMS dans le logiciel CRM Salesforce. 

Les principales fonctionnalités que vous pouvez utiliser avec un outil LMS

Véritable couteau suisse, un logiciel LMS déploie une série de fonctionnalités propres à combler les attentes de toutes les parties prenantes. Les administrateurs ont à leur disposition plusieurs types d’outils LMS destinés à la gestion des plans de formation, au suivi des apprenants ainsi qu’à l’analyse des dispositifs. Les formateurs, de leur côté, se voient offrir plusieurs solutions simples pour créer et mettre en ligne des contenus pédagogiques engageants et adaptés aux collaborateurs. Quant aux salariés, ils profitent d’un accès unique à l’ensemble de leur parcours de formation, se connectent quand ils le souhaitent via l’app LMS et bénéficient de recommandations personnalisées. 

Ces outils LMS fournissent des solutions concrètes aux problématiques actuelles de la formation professionnelle, sans qu’un lourd bagage technique ne soit requis (tant pour les équipes RH que pour les formateurs, collaborateurs et managers).

Outils de gestion de contenu

L’expertise LMS, c’est en premier lieu la capacité de l’éditeur à proposer une solution complète de gestion des contenus pédagogiques. Importation de formations existantes, création de modules interactifs directement sur le LMS, stockage sécurisé des contenus, mise à disposition d’un large choix de formations sur étagère répondant aux dernières innovation en matière de pédagogie : autant de solutions offertes aux formateurs et chefs de projet par les LMS les plus performants.

Au-delà de la conception de modules en e-learning, il est possible d’organiser des classes virtuelles et d’intégrer la gamification à l’apprentissage en ligne. Finalement, l’enseignant a accès à tous les outils nécessaires pour concevoir l’ensemble d’un parcours pédagogique digital.

Autre élément capital : la mise à disposition de ces contenus. Là encore, le logiciel LMS répond présent. Les apprenants bénéficient d’un espace personnalisé sur la plateforme, auquel ils se connectent en quelques secondes. Ensuite, ils reprennent en toute aisance une formation déjà commencée ou choisissent parmi les recommandations de contenus émises automatiquement par le LMS. 

Outils d’évaluation

Les outils d’évaluation prolongent les outils de gestion de contenus. La vérification des connaissances et de la compréhension des notions s’insère naturellement dans le déroulé des formations, entre deux sessions d’apprentissage. Qu’il s’agisse de quiz, de tests ou d’une évaluation finale plus poussée, le logiciel LMS s’adapte facilement aux besoins des formateurs. 

Création du contenu de l’évaluation, structuration de questionnaires, paramétrage d’éléments clés (type de questions, nombre de tentatives autorisées, délai de réponse à chaque question), présence d’un espace de révision personnalisé : l’expertise LMS se mesure également à l’aune des possibilités offertes en matière d’évaluation.

Outils de collaboration

Utiliser une plateforme LMS avec succès, c’est aussi exploiter ses fonctionnalités de collaboration. L’acquisition des compétences passe par des travaux de groupe, des échanges, un partage d’expertises, une émulation collective. Plus largement, la création de liens avec les pairs est indispensable pour maintenir un niveau d’engagement apprenant élevé. Les outils collaboratifs permettent justement la création de communautés dynamiques, favorisent l’entraide et l’investissement de chacun.

Outils de communication

Dans le même esprit de discussions et de développement des relations interpersonnelles, le LMS embarque plusieurs solutions centrées sur la communication. Communication entre apprenants mais aussi communication entre apprenants et formateurs. Particulièrement pertinents dans le cadre des formations digitales, suivies bien souvent en “solo” par les collaborateurs depuis chez eux, ces moyens sont d’une aide précieuse pour le maintien de la motivation. En outre, en cas de difficulté ou de blocage, l’utilisateur peut aisément trouver les réponses dont il a besoin. Il lui suffit de contacter son formateur et/ou ses pairs via les forums de discussion et la messagerie privée notamment. 

Ajoutons que les outils LMS en lien avec la communication concernent également les échanges entre les apprenants et l’équipe administrative en charge de leur suivi. Le collaborateur reçoit ainsi régulièrement des informations directement utiles, des notifications et des rappels automatiques (nous en reparlerons…). 

Outils de social learning

La création de contenus n’est plus l’apanage des formateurs. Dans une organisation apprenante, l’expertise des collaborateurs est mise en avant et considérée comme une richesse utile à tous. C’est pourquoi, parmi les services proposés par un LMS, le contenu généré par les utilisateurs, ou user-generated content, prend une place de plus en plus importante.

À ce titre, Rise Up a développé un outil-auteur dédié aux collaborateurs. Ces derniers, comme les formateurs, sont désormais en capacité de créer une formation directement sur la plateforme. Pour s’assurer de la qualité des contenus avant publication, les administrateurs activent une option de vérification. Ils peuvent ainsi visionner la formation avant sa mise à disposition sur le LMS.   

L’user-generated content se présente comme l’outil de social learning par excellence puisqu’il booste l’apprentissage entre pairs.   

Outils de gestion des utilisateurs 

Pour les administrateurs des parcours de formation, les services d’un LMS se révèlent vite indispensables. Il est en effet aisé d’automatiser certaines tâches (par exemple : envoi d’alertes aux apprenants, inscriptions automatiques des nouveaux salariés à une formation spécifique à l’onboarding). De plus, les équipes RH gèrent les inscrits en toute facilité : mise à jour de leurs données, répartition en groupes pour former des communautés d’intérêt, visualisation rapide de la progression des utilisateurs dans leur formation, etc. 

Un logiciel LMS réunit toute une palette de fonctionnalités conçues spécifiquement pour simplifier le pilotage du parcours de formation de chaque apprenant, de son entrée dans l’entreprise à son départ. À la clé : un gain de temps évident et une gestion des utilisateurs plus fiable. 

Outils de suivi et de reporting

Une plateforme LMS constitue enfin un support puissant pour améliorer la qualité et la pertinence des formations. Administrateurs et managers ont accès à la progression de chaque salarié ainsi qu’à des rapports synthétiques mettant en avant des KPIs clés, comme le taux de réussite, le taux de complétion (pourcentage d’apprenants inscrits qui ont terminé la formation), le taux de remplissage des sessions de formation ou encore le taux de satisfaction. À partir de ces chiffres, il devient possible d’effectuer un bilan des parcours de formation et de détecter des axes d’amélioration. 

Rise Up va cependant plus loin, en associant les KPIs de la formation aux KPIs business. L’analyse de la performance des formations est donc étroitement liée aux résultats concrets obtenus par les collaborateurs à leur poste de travail.