La digitalisation de la formation en entreprise

La digitalisation de la formation : une réalité désormais bien ancrée dans nombre d’entreprises, alors que d’autres sont en transition vers l’apprentissage en distanciel. Toutes recherchent à potentialiser leurs dispositifs pédagogiques en profitant des atouts du numérique : autonomie et flexibilité offertes aux apprenants, méthodes pédagogiques innovantes ou encore gain de temps dans la gestion des formations. 

Les chiffres du baromètre de la formation professionnelle 2023 réalisé par Lefebvre Dalloz confirme cette tendance : 74% des décideurs interrogés indiquent avoir mis en place des actions de formation à distance au cours des derniers mois et 41% citent la digitalisation comme l’un des principaux enjeux de la formation pour leur entreprise.

Le challenge n’est pas si simple à relever. Des freins existent face à la place grandissante du numérique dans l’apprentissage, certains salariés étant peu habitués à manier les outils digitaux. Le manque de compétences en la matière reste manifeste chez une partie des collaborateurs. Autre difficulté : l’isolement de l’apprenant, qui n’est plus en salle face à un formateur avec qui il interagit. 

Comment bien digitaliser ses formations en entreprise ? Une question clé à laquelle Rise Up répond dans cet article !

Qu’est-ce que la digitalisation de la formation ?

La digitalisation de la formation correspond à l’intégration des outils numériques dans l’apprentissage. Ce passage vers l’utilisation des technologies digitales touche l’ensemble du processus de formation, ce qui inclut non seulement les supports et méthodes pédagogiques mais aussi l’administration. L’usage de plus en plus courant des LMS (Learning Management System), ces plateformes de gestion de la formation tout-en-un hébergées la plupart du temps sur le cloud, en est une parfaite illustration. 

Cette digitalisation constitue un mouvement de fond depuis plusieurs années et conduit à un profond bouleversement dans la mise en œuvre des dispositifs de formation ainsi que dans l’approche de l’apprentissage. Les collaborateurs ont désormais la possibilité de se former sur les appareils mobiles (smartphone, tablette). Cela entraîne un renouvellement des  ressources numériques et des formats pédagogiques. Webinaires, classes virtuelles, coaching, microlearning (brèves séquences d’apprentissage accessibles sur mobile), social learning (apprentissage entre pairs) font partie des nouvelles méthodes employées. Le digital learning englobe également l’e-learning traditionnel, basé sur des modules vidéo ponctués de quiz. Ces derniers évoluent toutefois en intégrant des technologies innovantes. Ainsi, les modules immersifs de mise en situation et d'entraînement aux gestes professionnels se développent.

La digitalisation de la formation suppose enfin l’utilisation d’outils collaboratifs, comme les applications de visioconférence et les solutions de partage de fichiers. Nous aborderons ce point plus en détail.

Quel est l’objectif principal de la digitalisation de la formation ?

La digitalisation de la formation vient contrecarrer la formation en présentiel (même si les deux sont compatibles). Elle assure un égal accès de tous à la formation puisqu’elle supprime les barrières géographiques (un collaborateur habitant en zone rurale pourra suivre exactement le même parcours d’apprentissage qu’un collègue situé dans une grande ville ou travaillant dans une filiale à l’étranger). 

Le digital learning, bien utilisé, offre une agilité et une personnalisation de la formation. Chaque apprenant avance à son rythme, bénéficie de contenus correspondant à ses besoins et à son niveau. En regard, la formation en présentiel mise elle sur un apprentissage de groupe, composé d’individus aux profils parfois hétérogènes. Il existe également des contraintes horaires et une obligation de se déplacer sur le lieu de formation (ce qui engendre également des coûts non négligeables pour l’entreprise). Cette rigidité implique de plus une rupture de l’activité : lorsqu’un collaborateur doit partir toute une journée, voire plus, pour se former, il interrompt de fait son travail sur toute cette période. La formation digitale se caractérise au contraire par sa flexibilité, ce qui permet d’assurer une continuité dans les tâches en cours.

Précisons que la digitalisation de la formation peut concerner l’ensemble du parcours pédagogique ou une partie seulement. Dans ce dernier cas, on parle d’hybridation de la formation (mix présentiel / distanciel) ou de blended learning.

Quels sont les outils de la digitalisation de la formation ?

L’e-learning est la voie choisie le plus communément lors de la digitalisation de son programme de formation. Il s’agit de se former à distance et en ligne, via un procédé souvent asynchrone. L’apprenant suit un parcours constitué de modules en se connectant aux moments où il le souhaite ; il valide sa progression par le biais de tests intermédiaires et d’une évaluation finale. Cette autonomie dans la montée en compétences peut mettre de côté le formateur, un écueil qu’il faut éviter. Son rôle d’accompagnement est essentiel dans la motivation de l’apprenant. 

Il convient donc d’adopter une approche plus globale lors du processus de digitalisation de la formation. Une pluralité d’outils existent et doivent être employés pour capitaliser sur les atouts du digital learning. Combinés entre eux, ils boostent l’engagement.  

LMS ou Learning Management System

La plateforme LMS : outil incontournable de la digitalisation de la formation ! Le Learning Management System regroupe toutes les informations en lien avec la formation et dispose d’une palette de fonctionnalités destinées aux administrateurs, aux formateurs et aux apprenants. Un LMS est un logiciel, tout se passe donc en ligne. Inscription et suivi des apprenants, création des parcours de formation, centralisation des contenus, génération de données statistiques, envoi de rappels et de notifications aux apprenants, etc. : les utilisateurs pilotent leurs tâches directement depuis un LMS. Côté apprenant, il suffit de se connecter à la plateforme pour avoir accès à l’ensemble du catalogue de formations, suivre ses cours, visualiser sa progression ou encore échanger avec son formateur ou ses pairs. 

Attention à ne pas confondre LMS et LCMS (Learning Content Management System) ! Ce dernier est dédié plus particulièrement à la gestion des contenus (conception, stockage et mise à disposition des formations).

LXP ou Learning Experience Platform

La LXP : une solution logicielle plébiscitée également par les entreprises et acteurs de la formation lors de la digitalisation des dispositifs d’apprentissage. Une Learning Experience Platform se rapproche du LMS dans son fonctionnement, tout en s’orientant nettement du côté apprenant. L’idée est de personnaliser au maximum l’approche pédagogique et les contenus de formation, afin d’améliorer l’expérience d’apprentissage et d’optimiser la montée en compétences. 

La LXP s’appuie notamment sur l’intelligence artificielle et les données “captées” par le système au fil de la progression des utilisateurs dans leur parcours. Il en résulte des propositions de formation individualisées, au plus près des besoins, du niveau et du profil de chacun. Certaines LXP vont plus loin en permettant aux apprenants de participer à la diffusion des savoirs. La solution Rise Up par exemple propose une fonctionnalité de peer-to-peer learning : les collaborateurs disposent d’un outil dédié, directement sur la plateforme, pour créer eux-mêmes du contenu de formation à partir de leur expertise.

La réalité virtuelle

La digitalisation de la formation peut également passer par l’utilisation de la réalité virtuelle. Grâce à cette technologie, l’apprenant s’immerge dans un univers en 3D ; des capteurs de mouvement détectent son comportement. La force de la réalité virtuelle est de recréer des situations rencontrées dans la vie professionnelle, autrement dit, de replacer le collaborateur sur le terrain, dans son univers de travail. 

L’apport pédagogique est évident. Cette immersion conduit l’apprenant à mettre en pratique ses nouvelles connaissances dans des conditions proches de son quotidien, et ce via un outil vu comme attractif et ludique. 

Les Serious Games

Aborder l’apprentissage sous un angle ludique constitue d’ailleurs un axe de développement important du digital learning. Cette gamification prend souvent la forme du serious game, ou “jeu sérieux”. Il s’agit de transmettre des connaissances ou un savoir-faire en utilisant une pédagogie fondée sur le jeu. Simulation en réalité augmentée, jeux vidéos, challenges : l’apprenant est stimulé, poussé à agir, même lorsqu’il est physiquement seul.

De plus, il a la possibilité de refaire les séquences qu’il n’a pas réussies, jusqu’à l'assimilation totale de la compétence visée. Autre avantage des serious games : l’environnement créé et les cas concrets mis en scène reprennent les problématiques de l’entreprise.  

La digitalisation de la formation a ainsi tout à gagner de la gamification, cette dernière amenant une interactivité capitale dans l'engagement apprenant.

Les outils collaboratifs

Autre pilier de l’interactivité dans le cadre de la digitalisation de la formation : l’usage des outils collaboratifs. Apprenants et formateurs ont de multiples solutions numériques à leur disposition pour faciliter les échanges et amener de la valeur ajoutée à leur apprentissage via le digital. 

Nous avons cité les applications de visioconférence, outils collaboratifs devenus quasi-indispensables dans la formation à distance, Zoom étant le plus connu d’entre eux. Il existe également des murs collaboratifs, comme Mural, pour faciliter le travail de groupe à distance (brainstorming, exercices). Autres services destinés à renforcer l’efficacité de la formation digitale : les outils de partage de fichiers, comme Dropbox ou Google Drive. Formateurs et apprenants y déposent des documents, les modifient et les commentent au fil de la progression dans le parcours de formation. Ce type d’outils se rapproche d’une plateforme d’apprentissage en ligne, dans laquelle chacun contribue à enrichir les savoirs. 

Enfin, les espaces de travail numériques utilisés au quotidien par les collaborateurs, telles que Microsoft Teams, peuvent de plus être couplées avec certains LMS (Rise Up en fait partie) pour améliorer l’expérience d’apprentissage.

Comment digitaliser la formation en entreprise ?

Choisir les outils adaptés aux besoins en formation

Le processus de digitalisation de la formation s’appuie toujours sur une étude des besoins en formation. Quelles sont les compétences urgentes à développer ? Quel est le public cible ? Des questions auxquelles il convient de répondre d’emblée, avant d’entrer dans la phase plus concrète de la digitalisation de l’apprentissage. Cette étape d’analyse conduit en effet à déterminer les objectifs pédagogiques et à élaborer son programme de formation. Autant d’éléments qui faciliteront le choix des plateformes de formation et des outils collaboratifs. 

Créer un contenu pédagogique engageant

Phase capitale de la digitalisation de la formation : la conception de contenus pédagogiques adaptés à l’apprentissage en distanciel, synchrone et/ou asynchrone. Un enseignement non pertinent mènera à une démotivation, voire à un décrochage des apprenants. Garder en tête le besoin de capter et de maintenir l’attention du collaborateur, alors qu’il se trouve bien souvent seul, chez lui, est capital dans la réussite d’un dispositif de formation. 

On trouve en particulier au cœur d’un parcours de formation engageant :

• l’interactivité (à ce titre, nous avons vu l’apport de la gamification et des outils collaboratifs) ;
• le social learning (apprentissage entre pairs) et, plus généralement, le renforcement des liens grâce au partage d’informations et à l’entraide, via la mise en place d’une communauté d’apprenants en ligne ;
• la variété des ressources utilisées (animations, vidéos…), pour insuffler du dynamisme et mettre du rythme ; 
• l'utilisation de supports et de formats pédagogiques diversifiés : classe virtuelle, apprentissage dans le flux de travail avec le microlearning, modules e-learning classique… ; 
• la possibilité d’apprendre sur smartphone (mobile learning), en ligne et hors ligne.

Bien former les formateurs et les apprenants

Le passage du présentiel à la formation digitale implique une adaptation de toutes les parties prenantes. Les formateurs voient leur métier changer. S’approprier de nouvelles méthodes pédagogiques, continuer à accompagner les apprenants malgré la distance, savoir exploiter la data issue des plateformes de formations LMS ou LXP, bref, mettre à profit le potentiel du digital learning constitue un vrai challenge. Cette transition du présentiel vers le distanciel prend du temps. 

Du côté des apprenants, la clé réside dans la maîtrise du digital. Chez certains, leur utilisation est déjà bien ancrée car présente au quotidien dans leur vie professionnelle. Pour d’autres, plus éloignés de l’outil informatique dans le cadre de leur activité, il faudra prévoir une formation dédiée ainsi qu’un accompagnement renforcé.

En conséquence, l’idéal est de prévoir une digitalisation de la formation par phases. Une mise en œuvre progressive garantit une meilleure appropriation du digital learning.